Dotyczy wersji 8.2.x; autor: Martyna Krzyżak
Opis funkcjonalności
Program WEBCON BPS daje możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików do obiegu na podstawie wiadomości e-mail przesyłanych na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:
- „Startuj jeden obieg dla wiadomości e-mail”;
- „Startuj po jednym obiegu dla wybranych załączników”;
- „Dołącz do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach”;
- „Dołącz do elementu na podstawie zawartości wiadomości e-mail”.
Przykład zastosowania: dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach
Utworzono obieg „Umowa”, w którym generowany jest dokument .pdf z umową. Dokument zawiera kod kreskowy elementu obiegu, w którym został utworzony. Po przesłaniu do klienta wiadomości e-mail zawierającej taką umowę, skan tej umowy wraz z podpisami klienta jest dołączany do elementu obiegu danej umowy. Każdy załącznik .pdf dołączony do wiadomości e-mail jest przeszukiwany pod kątem kodu kreskowego elementu obiegu. W przypadku znalezienia kodu system odczyta ID dokumentu umowy w obiegu i doda do niego załącznik.
Schemat obiegu „Umowa” przedstawiono poniżej.
Rys. 1. Schemat obiegu „Umowa”
- Rejestracja – krok startowy obiegu „Umowa”. Osoba rejestrująca uzupełnia wszystkie wymagane pola i przechodzi ścieżką „Zarejestruj” do kroku, w którym z uzupełnionych przez nią pól zostanie wygenerowany plik z umową.
- Generowanie umowy – krok zawierający akcję „Generuj plik PDF” uruchamianą przez przycisk w menu. Szablon wykorzystywany do utworzenia pliku z umową zawiera kod kreskowy z ID dokumentu obiegu „Umowa”, na którym zostanie wykonana akcja „Generuj plik PDF”. Osoba mająca zadanie w tym kroku tworzy plik .pdf z umową, a następnie przesyła ją do klienta wiadomością e-mail i przechodzi ścieżką „Wysłana do klienta”.
- Archiwum – krok końcowy pozytywny. W tym kroku do dokumentów obiegu dołączane są zeskanowane pliki podpisanych umów odesłanych przez klienta.
- Anulowane – krok końcowy negatywny.
Konfiguracja HotMailBoxa
Pierwszym krokiem konfiguracji jest utworzenie HotMailBoxa. W tym celu w programie WEBCON BPS Designer Studio przejdź do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewie wyboru po lewej stronie kliknij pozycję „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawi się przycisk „Nowy HotMailBox” – kliknij go, aby rozpocząć konfigurację nowego HotMailBoxa.
Rys. 2. Tworzenie nowego HotMailBoxa
Zakładka „Ogólne”
W zakładce „Ogólne” nowego HotMailBoxa dostępnych jest pięć pól do uzupełnienia:
- „Hotmailbox” – w tej sekcji należy podać nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Uzupełnienie pola „Opis” jest opcjonalne. Aby aktywować HotMailBoxa, zaznacz pole „Aktywny”.
- „Ustawienia połączenia” – sekcja służy do uzupełniania parametrów połącznia ze skrzynką pocztową. Po zaznaczeniu opcji „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” wybierz typ serwera oraz wpisz jego adres. Następnie uzupełnij dane użytkownika, którego konto będzie wykorzystywane do łączenia się ze skrzynką pocztową. Przy konfiguracji połączenia ze skrzynką pocztową pomocne może okazać się narzędzie „Testuj parametry połączenia”, które sprawdza status połączenia ze skrzynką.
Rys. 3. Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”
- „Ustawienia folderów (exchange)” – w sekcji definiuje się, z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić wiadomości e-mail przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz niepoprawnie („Folder błędów”). Foldery te należy uprzednio utworzyć w skrzynce pocztowej, a następnie wybrać je z drzewa wyboru pojawiającego się po naciśnięciu przycisku wielokropka znajdującego się obok pól folderów źródłowego i archiwum.
- „Tryb działania” – w omawianym przypadku w sekcji tej w polu „Tryb podstawowy” wybierz opcję „Dołącz do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach”. Następnie w polu „Załączniki, które będą przetwarzane” wybierz, jakie pliki mają być dołączane do obiegu, zaś w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” zdefiniuj format nazwy tych plików. W pomocy kontekstowej można podglądnąć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy.
Rys. 4. Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”
W opisywanym przypadku przeszukiwane są wyłącznie pliki .pdf zawierające podpisany skan umowy, dlatego w polu „Załączniki, które będą przetwarzane” wybierz opcję „Tylko pliki PDF”. Ponadto w tym miejscu istnieje możliwość określenia operacji wykonywanej w przypadku nadejścia wiadomości z załącznikiem .pdf bez kodu bądź z błędnym kodem.
- „Dodatkowo dołączane załączniki” – sekcja pozwala zdefiniować dodatkowe pliki, które zostaną dołączone do uruchamianego obiegu. W tym miejscu istnieje możliwość dołączenia do obiegu treści wiadomości e-mail w postaci pliku „.eml”. Możliwe jest również zdefiniowanie szablonu określającego, jakie pliki są dodatkowo pobierane. Dostępne zmienne można podglądnąć w pomocy kontekstowej.
Rys. 5. Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”
W omawianym przykładzie nie są pobierane żadne dodatkowe pliki.
Rys. 6. Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”
Zakładka „Ustawienia zaawansowane”
Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przejdź do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Zakładka ta dzieli się na dwie sekcje:
- „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych wiadomości e-mail” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości e-mail tylko od nadawców zdefiniowanych w źródle danych.
- „Limity przetwarzanych wiadomości e-mail” – sekcja umożliwia określenie maksymalnej liczby wiadomości e-mail przetwarzanych w ciągu dnia oraz w jednej iteracji, a także liczby dni wstecz, z których wiadomości są pobierane.
Przykładowo skonfigurowaną zakładkę „Ustawienia zaawansowane” przedstawiono na rys. 7.
Rys. 7. Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”
Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”
Zakładka „Ustawienia kodów kreskowych” składa się z następujących sekcji:
- „Ogólne” – sekcja pozwala na określenie elementów znajdujących się w kodzie kreskowym, którego ma szukać system. Zważywszy, że w omawianym przykładzie kod dodawany do szablonu umowy ma standardową zawartość, wybierz opcję „Standardowe kody kreskowe”.
- „Algorytm wyszukiwania kodów kreskowych” – sekcja umożliwiająca dostosowanie sposobu, w jaki system wyszukuje kodów kreskowych, tak aby możliwe najbardziej zmniejszyć odsetek nierozpoznanych kodów. System pozawala na określenie liczby prób (maksymalnie trzech) podejmowanych przed odrzuceniem kodu oraz trybu, w jakim system ma pracować w każdej z nich. Opcje wyszukiwania dostępne w polu wyboru to: „Nie wykonuj”, „Standardowy”, „Wyostrzanie”, „Wyostrzony obraz”, „Rozszerzanie”, „Duża separacja kodu” i „Traktuj jako obraz”. W sekcji tej ustalana jest także kolejność odczytu kodów kreskowych w pliku (jeśli jest ich więcej i są różnych typów) oraz rozdzielczość wejściowa przeszukiwanych plików. Po ustawieniu wszystkich parametrów istnieje możliwość przetestowania konfiguracji, klikając przycisk „Weryfikacja konfiguracji” i wybierając opcję testu podstawowego lub pełnego.
Rys. 8. Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia kodów kreskowych”
Zakładka „Ustawienia dołączania załączników”
Zakładka „Ustawienia dołączania załączników” jest podzielona na dwie sekcje:
- „Tworzenie elementów dla nierozpoznanych załączników” – pole umożliwia zdefiniowanie, jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki zostanie wystartowany, jeśli system nie znajdzie prawidłowego kodu kreskowego w załączniku .pdf. W omawianym przykładzie jest to dokument obiegu „Umowa”. W sekcji tej należy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
- „Dodatkowe wartości atrybutów” – sekcja pozwala na przypisywanie danych wiadomości e-mail do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych zmiennych znajduje się w pomocy kontekstowej (rys. 9).
Rys. 9. Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”
Konfigurację zakładki dla przedstawionego przykładu przedstawiono na rys. 10.
Rys. 10. Przykładowo skonfigurowana zakładka “Ustawienia dołączania załączników”
Zapisywanie HotMailBoxa
Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane” i „Ustawienia kodów kreskowych” i „Ustawienia dołączania załączników” HotMailBox można zapisać, klikając przycisk „Zapisz” znajdujący się na górnej belce.
Po poprawnym zapisie pojawia się komunikat informujący o czynnościach, jakie należy wykonać, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany weszły w życie.
Konfiguracja serwisu
Po zapisaniu HotMailBoxa w serwisie włącz rolę „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu kliknij przycisk „Konfiguracja systemu” w prawym dolnym rogu, w drzewie wyboru po lewej stronie wybierz węzeł „Konfiguracja serwisów”, a następnie zaznacz pozycję „Serwisy” i wybierz odpowiedni serwis.
Rys. 11. Wybór serwisu
Po wybraniu serwisu zaznacz rolę „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”, a następnie zapisz zmiany w konfiguracji serwisu. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu.
Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfigurację” system wyświetla pytanie, czy na pewno ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane operacje zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfigurację.
Rys. 12. Konfiguracja serwisu
HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail w wybranym folderze system sprawdzi, czy zawiera ona załączniki w formacie .pdf. Każdy z takich plików .pdf zostanie następnie przeszukany pod kątem zawartości kodów kreskowych z ID dokumentu. Jeżeli system znajdzie taki kod kreskowy, plik taki zostanie dodany jako złącznik do obiegu „Umowa”.
