MailApproval – przejście ścieżką z wykorzystaniem e-maila

Dotyczy wersji: 8.0.x; autor: Paweł Jawień
Zaktualizowany: 11.03.2026; autor: Lily Adamowicz

Opis funkcjonalności

WEBCON BPS umożliwia delegowanie zadań w systemie do innych użytkowników oraz automatyczne zamykanie zadań i wybór ścieżki przejścia poprzez odpowiedź na standardowo wysyłane przez system wiadomości e-mail.

 

Przykład działania

W obiegu wniosku urlopowego na kroku Akceptacja umożliwiono zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku zarówno za pomocą przycisków na formularzu, jak i poprzez odpowiedź na standardową wiadomość e-mail wysyłaną po przydzieleniu zadania do akceptanta.

Rys. 1. Obieg wniosku urlopowego

 

Po zarejestrowaniu wniosku urlopowego do akceptanta trafia zadanie jego zatwierdzenia lub odrzucenia. W momencie przydzielenia zadania system wysyła standardową wiadomość e-mail z informacją o zadaniu, zgodną z obowiązującym szablonem.

Rys. 2. E-mail informujący o zadaniu

 

W treści wiadomości e-mail (umożliwiającej akcję MailApproval) znajduje się także informacja, jak poznać komendy dostępne dla danego kroku obiegu. Wystarczy odpowiedzieć na tę wiadomość, wpisując w treści słowo „pomoc”, aby system odesłał listę komend powiązanych z krokiem, na którym przydzielono zadanie.

Rys. 3. E-mail z listą komend MailApproval

 

Po wysłaniu odpowiedzi e-mail zawierającej jedno z ustalonych słów np. „OK”, „Zatwierdzam”, „Tak”, „Akceptuję” system zatwierdzi wniosek urlopowy i przeprowadzi go wybraną ścieżką do kolejnego kroku obiegu. Jednocześnie akceptant otrzyma wiadomość potwierdzającą wykonanie zadania wraz ze wskazaniem użytej ścieżki.

Rys. 4. Potwierdzenie wykonania zadania

 

Konfiguracja systemu 

Aby umożliwić przechodzenie pomiędzy krokami obiegu za pomocą wiadomości e-mail, należy wykonać odpowiednią konfigurację.

 

Konfiguracja globalna

Należy uruchomić WEBCON Designer Studio, przejść do zakładki Konfiguracja systemu i wybrać gałąź: MailApproval.

Rys 5. Ekran konfiguracji MailApproval

 

Ekran konfiguracji globalnej MailApproval składa się z dwóch zakładek:

• Ogólne
• Komendy

 

Zakładka: Ogólne

Do poprawnego działania mechanizmu wymagana jest skrzynka pocztowa na serwerze Microsoft Exchange. Można również wykorzystać skrzynkę MailApproval w Exchange Online za pośrednictwem Microsoft Graph.

Zaleca się utworzenie dedykowanej skrzynki przeznaczonej wyłącznie do obsługi MailApproval. Skrzynka powinna zawierać osobne foldery do przetwarzania wiadomości przychodzących, archiwizacji wiadomości obsłużonych oraz przechowywania wiadomości błędnych.

W przedstawionym przykładzie wykorzystano trzy foldery zdefiniowane w sekcji Ustawienia folderów (exchange):

• Folder źródłowy– do przetwarzania przychodzących wiadomości,
• Folder archiwum– do archiwizacji wiadomości przetworzonych,
• Folder błędów– do obsługi wiadomości błędnych.

W zakładce Ogólne należy także skonfigurować parametry skrzynki odbiorczej oraz nadawczej, połączenie z serwerem Exchange (wersję i adres serwera) oraz podać parametry użytkownika, w którego kontekście działa skrzynka obsługująca MailApproval.

Szczegółowe informacje dotyczące uzupełnienia poszczególnych pól znajdują się na stronie Pomocy.

 

Zakładka: Komendy

 

Rys. 6. Zakładka: Komendy

 

Druga część konfiguracji globalnej MailApproval znajduje się w zakładce Komendy. W sekcji Grupy komend można zdefiniować standardowe, najczęściej używane zestawy poleceń obsługiwane przez MailApproval. Następnie w sekcji Komendy dla każdej komendy należy wskazać listę słów i fraz, na które funkcja MailApproval będzie reagować.

 

Konfiguracja procesu

Po zapisaniu konfiguracji globalnej MailApproval należy skonfigurować tę funkcję w każdym procesie, którego obsługa ma być wspierana przez MailApproval.

Funkcja MailApproval jest powiązana ze ścieżkami przejścia na poszczególnych krokach obiegu. Odpowiednie ustawienia znajdują się dla każdego kroku obiegu w zakładce Ścieżki przejścia, w podzakładce MailApproval.

Rys. 7. Konfiguracja MailApproval dla ścieżki przejścia

 

W lewej części ekranu wyświetlana jest lista ścieżek przejścia dla wybranego kroku. Dla każdej ścieżki można włączyć obsługę MailApproval, zaznaczając po prawej stronie opcję Ścieżka dostępna poprzez MailApproval. Po jej aktywacji należy powiązać ścieżkę z jedną z grup komend zdefiniowanych w konfiguracji globalnej. Dodatkowo można wskazać własne, dedykowane dla tej ścieżki słowa kluczowe, które nie zostały ujęte w konfiguracji globalnej, a mają wyzwalać przejście daną ścieżką.

Po zapisaniu ustawień ścieżka będzie obsługiwana przez MailApproval.

UWAGA: Aby MailApproval działał, w zakładce Tworzenie zadania musi być włączona wysyłka standardowej wiadomości e-mail.

Rys. 8. Włączona opcja standardowej wysyłki e-mail