Dotyczy wersji: 2021 R1 i powyżej; autorzy: Konrad Wojtycza, Łukasz Maciaszkiewicz
Wprowadzenie
W niniejszym artykule postanowiono przyjrzeć się bliżej kwestii trybu administracyjnego w Portalu, a także możliwościom osoby o uprawnieniach Administratora biznesowego. Oprócz informacji na temat specyfiki wspomnianego trybu, omówiono, m.in. kwestię nadawania uprawnień Administratora biznesowego oraz konfiguracji reguł zawierających zmienną Czy jestem w trybie administratora?
Kim jest Administrator biznesowy?
Mówiąc najogólniej, Administrator biznesowy w platformie WEBCON BPS to osoba posiadająca najwyższe uprawnienia w ramach dostępu do elementu w Portalu. Oprócz wspomnianej już na początku możliwości korzystania z trybu administracyjnego w Portalu, ma on też dostęp do wszystkich elementów, a przy tym możliwość ich edytowania (w tym podglądania załączników) i usuwania. Co więcej może on też startować nowe elementy oraz wyświetlać te, które zostały już zarchiwizowane.
UWAGA: należy pamiętać, że rola Administratora biznesowego nie jest tożsama z rolą Administratora systemu – o ile pierwszy posiada dostęp do wszystkich wprowadzanych w Portalu danych, o tyle drugi ma możliwość wprowadzania zmian w konfiguracji na poziomie Designer Studio.
- Nadawanie uprawnień Administratora biznesowego
Uprawnienia Administratora biznesowego mogą zostać nadane w Designer Studio na trzy sposoby:
- globalnie, w odniesieniu do wszystkich aplikacji dostępnych w Portalu. W tym celu należy przejść do okna Uprawnienia globalne (Konfiguracja systemu → Parametry globalne) i w polu Administratorzy biznesowi wstawić dane odpowiedniego użytkownika;
- w ramach konkretnego procesu lub procesu i spółki. W tym wypadku dane użytkownika wstawiane są w polu Administrator biznesowy dostępnym w zakładce Uprawnienia okna konfiguracji procesu;
- na poziomie konkretnego formularza poprzez wybranie obiegu na drzewie wyboru i przejście do zakładki Powiązane typy formularzy (po wybraniu typu formularza dane użytkownika wstawiane są w polu Administrator biznesowy).
WSKAZÓWKA: każda aplikacja w systemie może posiadać odmiennego Administratora biznesowego. Aby ułatwić „szeregowym” użytkownikom aplikacji kontakt z taką osobą, warto rozważyć ustanowienie go także Opiekunem aplikacji.
Jak włączyć tryb administracyjny?
Aby włączyć (a także wyłączyć) tryb administracyjny, po otwarciu lub wystartowaniu elementu w Portalu należy kliknąć przycisk Admin (
) widoczny po prawej stronie menu formularza (przycisk ten jest widoczny wyłącznie dla Administratora biznesowego).
Pod względem wizualnym aktywowany tryb administracyjny nie różni się zasadniczo od standardowego trybu edycji. Niemniej warto zwrócić uwagę, że oprócz dodatkowych przycisków Poprzednia wersja (
) oraz Akcje administracyjne (
) widocznych obok przycisku Admin, użytkownik zyskuje możliwość edytowania wartości atrybutów, które dotychczas były skonfigurowane jako Tylko do odczytu. Ma on zatem możliwość wprowadzania zmian w wartościach atrybutów elementów, w odniesieniu do których nie tylko nie ma przypisanego zadania, ale też i których normalnie edytować nie może „szeregowy” użytkownik.
Jeden formularz, dwa tryby. Po lewej stronie widok formularza w standardowym trybie edycji, po prawej w trybie administracyjnym.
Wyświetlanie wersji elementu z poziomu formularza
Funkcjonalnością, która może okazać się szczególnie użyteczna dla każdego administratora jest możliwość wyświetlania wersji elementu z poziomu formularza (wersji formularza zapisanych w następstwie przejścia ścieżką, wykonania akcji, zapisu itd.). Dzięki niej administrator może zweryfikować, jakie zmiany były kolejno wprowadzane w formularzu, i ewentualnie dokonać własnych korekt.
Dostęp do tej funkcjonalności zapewnia wspomniany już wcześniej przycisk Poprzednia wersja. Jego naciśnięcie powoduje wyświetlenie poprzednio zapisanej wersji formularza. Co ważne po naciśnięciu tego przycisku z jego prawej strony pojawia się także przycisk Następna wersja o odwrotnym działaniu, tj. umożliwia on zaprezentowanie późniejszej wersji formularza niż aktualnie wyświetlana. Dodatkowo warto wspomnieć, że użytkownik ma możliwość powrotu do pierwotnego widoku elementu za pomocą przycisku Powrót do elementu.
Zarządzanie elementem w trybie administracyjnym
Oprócz możliwości szeroko pojętego zarządzania danymi (edytowania atrybutów skonfigurowanych jako Tylko do odczytu, czy też wyświetlania wersji formularza), tryb administracyjny oddaje administratorowi do dyspozycji szereg funkcjonalności ułatwiających zarządzanie elementem.
Aby z nich skorzystać, kliknij przycisk Akcje administracyjne w górnym menu formularza.
Przycisk Akcje administracyjne grupuje w ramach rozwijanego menu szereg użytecznych opcji
- Wyświetlanie i nadawanie dodatkowych uprawnień
Wybranie opcji Uprawnienia umożliwia wyświetlenie szczegółowych informacji na temat uprawnień do przeglądanego elementu. Zebrane tutaj dane są uporządkowane według miejsca w systemie, w którym nadano uprawnienia. Przykładowo, jeżeli w Designer Studio użytkownikowi nadano uprawnienia Administratora biznesowego na poziomie procesu, w przedmiotowym oknie odpowiednie informacje zostaną umieszczone pod nagłówkiem Na poziomie procesu.
Okno Uprawnienia do elementu obiegu wyświetlane po naciśnięciu przycisku Uprawnienia.
Oprócz przeglądania informacji na temat uprawnień, administrator ma też możliwość usuwania i dodawania uprawnień na poziomie elementu. W pierwszym wypadku, aby usunąć uprawnienia przypisane do danego użytkownika, należy przejść do nagłówka Na poziomie elementu i nacisnąć przycisk „X” widoczny z prawej strony odpowiedniego wiersza.
Przycisk „X” widoczny obok wierszy zgrupowanych pod nagłówkiem Na poziomie elementu umożliwia usuwanie uprawnień.
Z poziomu tego okna administrator może także dodawać uprawnienia do elementu. Służy do tego sekcja Dodawanie uprawnień. Po wyszukaniu odpowiedniego użytkownika lub grupy należy określić typ przypisywanych uprawnień, korzystając z listy rozwijanej widocznej po prawej stronie.
Mając wybranego użytkownika lub grupę oraz określony typ uprawnień, wystarczy nacisnąć przycisk Dodaj widoczny poniżej wspomnianej przed chwilą listy.
- Administracyjne kończenie zadań innych użytkowników
Ważną funkcjonalnością zarezerwowaną wyłącznie dla administratora jest możliwość kończenia zadań innych użytkowników. Jest ona szczególnie użyteczna w przypadku nieobecności jednego z użytkowników, którzy posiadają przypisane zadanie. Służy do tego opcja Zakończ zadania użytkowników, której użycie szczegółowo opisano w artykule Opcja kończenia zadań w trybie administracyjnym dostępnym na blogu technicznym KB.
W tym miejscu warto wspomnieć tylko, że po jej wybraniu kończone są wszystkie zadania powiązane z elementem na danym kroku i możliwe jest wykonanie przejścia ścieżką. Dodatkowo informacja o zakończeniu zadań przez administratora odnotowywana jest w Historii w postaci adnotacji „(Aktualizacja w trybie administracyjnym)” w wierszu Komentarze.
Zakończenie zadań przez administratora jest odnotowywane w Historii elementu.
UWAGA: począwszy od wersji 2021 R1 w konfiguracji parametrów ścieżki w Designer Studio domyślnie zaznaczana jest opcja Oznacz pozostałe zadania jako anulowane (okno edycji kroku → zakładka Ścieżki przejścia → zakładka Parametry → pole Operacja wykonana na zadaniach równoległych). W przypadku takiej konfiguracji zakończenie zadania przez jednego użytkownika powoduje anulowanie ewentualnych równoległych zadań przypisanych do innych użytkowników. Oznacza to, że pozostali użytkownicy nie muszą już wykonywać tego samego zadania, aby możliwe było wykonanie przejścia ścieżką, a administrator nie musi korzystać z opisywanej funkcjonalności administracyjnego kończenia zadań.
- Wyświetlanie statystyk dotyczących wykonywania akcji Na Timeout
Włączając tryb administracyjny, administrator może także uzyskać informacje na temat wykonywania akcji Na Timeout (o ile takowe zostały skonfigurowane w ramach procesu). W tym celu należy wybrać przycisk Statystyki wykonania timeoutów znajdujący się w opisywanym menu rozwijanym przycisku Akcje administracyjne. Po jego naciśnięciu otwiera się następujące okno:
Informacje zawarte w tym miejscu mają postać tabelaryczną, a w poszczególnych kolumnach użytkownik może dowiedzieć się, m.in. ile razy akcja została wykonana, kiedy ostatni raz została uruchomiona i ile razy zostanie wykonana.
- Generowanie szablonów na podstawie formularza elementu
Funkcjonalność generowania szablonów pozwala Administratorowi biznesowemu wyeksportować treść ze strony internetowej, jaką jest Portal, i zapisać ją lokalnie w postaci pliku Word lub HTML. Umożliwiają to trzy opcje zlokalizowane na dole menu rozwijanego Akcje administracyjne.
Korzystając z opcji Wydruk z szablonu Word, administrator może łatwo wygenerować dokument w formacie .docx. Dokument ten nie tylko będzie odzwierciedlał zawartość formularza, ale także zawierał wartości wprowadzone przez użytkowników w atrybutach w danym kroku obiegu. Istnieje także możliwość wygenerowania pustego szablonu za pomocą opcji Szablon Word. W tym przypadku w dokumencie zostaną uwzględnione nazwy atrybutów formularza wraz z towarzyszącymi im po prawej stronie zmiennymi zapisywanymi w nawiasach klamrowych.
Warto przy tym wspomnieć, że generowany szablon jest tożsamy z szablonem generowanym za pomocą dodatku WEBCON BPS, o którym mowa w artykule Dodatek WEBCON BPS do MS Word.
Porównanie szablonów: z prawej strony szablon z wartościami atrybutów wygenerowany za pomocą opcji Wydruk z szablonu Word, z lewej szablon zawierający zmienne w miejsce wartości (opcja Szablon Word).
Dodatkowo, korzystając z opcji Szablon HTML, możliwe jest też wygenerowanie szablonu HTML zawierającego znaczniki (tagi) poszczególnych atrybutów formularza i ich elementów. Znaczniki takie można następnie wykorzystać do tworzenia własnego szablonu HTML.
Historia elementu w trybie administracyjnym
Specjalne przywileje administratora nie kończą się na samym formularzu. Włączenie trybu administracyjnego na poziomie elementu powoduje, że także Historia takiego elementu wyświetlana jest w tym trybie. To z kolei oznacza, że administrator widzi więcej niż jego kolega przeglądający Historię w trybie standardowym… Prawdę powiedziawszy, widzi wszystko: Historia wyświetlana w trybie administracyjnym obejmuje informacje o wszystkich elementach, także tych, których widoczność została ograniczona w konfiguracji Designer Studio. Dysponuje on także kompletnymi informacjami na temat wszystkich wersji elementu, wprowadzanych zmian oraz użytkowników, którzy mają lub mieli przydzielone zadania w ramach obiegu.
Z lewej strony Historia wyświetlana w trybie standardowym, z prawej Historia w trybie administracyjnym. Zwróć uwagę na wyróżnione dwa atrybuty z regułą ograniczającą widoczność dla „szeregowego” użytkownika, które są widoczne dla administratora.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że administrator może wyświetlać Historię w trybie administracyjnym, nawet jeśli ten nie został włączony na poziomie formularza. W tym celu po przejściu do Historii elementu należy kliknąć przycisk Admin widoczny w prawym górnym rogu okna.
Przycisk Admin umożliwia niezależne włączenie trybu administracyjnego w Historii elementu
Szczegółowe informacje na temat Historii elementu oraz wyświetlania jej w trybie administracyjnym zawarto w artykule Historia elementu w WEBCON BPS Portal dostępnym na blogu technicznym KB.
Usuwanie elementu
Jedną z rzeczy, która w oczywisty sposób wyróżnia Administratora biznesowego na tle innych użytkowników jest też możliwość usuwania elementów obiegu. Umożliwia mu to przycisk Usuń widoczny w menu formularza.
Przycisk Usuń pozwala Administratorowi biznesowemu trwale usunąć element obiegu.
Przycisk ten jest widoczny dla Administratora biznesowego bez względu na to, czy formularz jest aktualnie wyświetlany w trybie administracyjnym (jego widoczność można skonfigurować na Matrycy atrybutów w Designer Studio). Należy pamiętać, że jego użycie skutkuje nieodwracalnym usunięciem elementu obiegu, dlatego należy z niego korzystać wyłącznie w stosownych wypadkach (np. usuwając zduplikowane wpisy w procesie słownikowym).
Bonus: zmienna Czy jestem w trybie administratora?
Na koniec warto wspomnieć o możliwości skonfigurowania w Designer Studio elementów formularza, takich jak przycisk ścieżki, przycisk menu, czy atrybut, tak aby były one widoczne, edytowalne lub wymagane wyłącznie w trybie administracyjnym. Służy do tego zmienna Czy jestem w trybie administratora? Wstawiając ją w odpowiednim polu (np. Ograniczenie widoczności na formularzu lub Ograniczenie edytowalności) konfiguracji danego elementu, projektant może zastrzec dany element, czy też możliwość jego edycji lub jego wymagalność, wyłącznie dla administratora. Ponieważ zmienna ta zwraca wartość „POSITIVE”, użytkownik taki uzyska odpowiednie możliwości bezpośrednio po włączeniu trybu administracyjnego.
Zmienna Czy jestem w trybie administratora? wstawiona w polu ograniczającym widoczność przycisku ścieżki na formularzu.
Podsumowanie
Posiadając uprawnienia Administratora biznesowego i włączony tryb administracyjny, użytkownik zyskuje pełnię możliwości w zakresie edytowania i zarządzania elementami Portalu. Mając to na uwadze, warto pamiętać o tym, aby uprawnienia takie nadawać wyłącznie osobom o zaawansowanej wiedzy na temat systemu oraz logiki procesu i obiegu.
