Dotyczy wersji: 2025 R2 i powyżej; autor: Tomasz Błach
Wprowadzenie
AI Process Builder w narzędziu WEBCON Designer Desk pozwala na generowanie wstępnych prototypów procesów biznesowych na podstawie interpretacji opisu użytkownika w języku naturalnym. Umożliwia szybkie przełożenie koncepcji lub wymagań na wstępną strukturę obiegu obejmującą kroki, ścieżki i logikę działania. Dzięki temu znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie pierwszej wersji procesu i wspiera analityków oraz projektantów w doskonaleniu modelu.
Przypadek biznesowy: Rejestracja faktury kosztowej
Na potrzeby przykładu zaprojektowano proces rejestracji i akceptacji faktury kosztowej z obiegiem warunkowym uzależnionym od kwoty faktury. Docelowo ma on usprawnić i częściowo zautomatyzować przepływ faktury przez obieg.
Proces składa się z sześciu kroków: wprowadzenia danych faktury przez osobę rejestrującą, następnie weryfikacji przez Dział Księgowości i – w przypadku przekroczenia kwoty 5000 PLN – przełożonego osoby zatwierdzającej, prowadząc do archiwizacji faktury. Faktura na każdym kroku weryfikacji może zostać też odrzucona.
Tego typu model logiki często opracowywany jest w formie szybkiego szkicu lub rysunku roboczego w toku rozmów ze środowiskiem biznesowym. AI Process Builder potrafi wykorzystać takie nieformalne materiały jako punkt wyjścia, interpretując je i przekładając na strukturę procesu gotową do dalszej obróbki w Designer Desku.
Zdjęcie odręcznie narysowanego schematu procesu
Opis w AI Process Builder
Funkcjonalność jest widoczna na stronie głównej narzędzia WEBCON Designer Desk. Warto wspomnieć, że dostępność funkcjonalności jest uzależniona od posiadania dodatkowych licencji AI Token.
Po naciśnięciu przycisku Rozpocznij z AI w otwartym polu tekstowym należy wprowadzić polecenie, w oparciu o które wygenerowany zostanie prototyp – jego długość nie może przekraczać 5000 znaków. Struktura polecenia może być dowolna, zważywszy jednak, że może ona wpływać na rezultat wygenerowany przez moduł AI Process Builder, warto skorzystać z jednego z opisywanych w internecie schematów (w opisywanym przypadku jest to schemat KONTEKST/ZADANIE). Samo polecenie powinno być zwięzłe i treściwe, a opis zadania najlepiej zawrzeć w jednym zdaniu.
KONTEKST: Proces rejestracji i akceptacji faktury kosztowej. ZADANIE: Stwórz prototyp procesu na podstawie załączonego schematu.
Treść polecenia użytego w omawianym przykładzie
Po utworzeniu polecenia w omawianym przykładzie jako załącznik dodany został zaprezentowany w sekcji powyżej odręczny schemat procesu. Aby dodać załącznik, należy kliknąć przycisk Dołącz plik i wskazać odpowiedni dokument. Moduł AI Process Builder jest w stanie nie tylko odczytywać i interpretować informacje z plików graficznych, zrzutów ekranu, czy PDF, ale także z dokumentacji biznesowej lub jej wycinku. AI Process Builder obsługuje najpopularniejsze formaty plików tekstowych i graficznych, w tym DOCX, TXT, PDF, JPG oraz PNG. W tym przypadku wspomniany schemat zostanie odtworzony jako schemat obiegu w narzędziu Designer Desk.
Aby moduł AI rozpoczął generowanie prototypu, po wpisaniu polecenia i dołączeniu wspomnianego pliku wystarczy nacisnąć przycisk Generuj. Sam proces generowania zwykle zajmuje klika sekund, przy czym czas ten jest w dużej mierze uzależniony od konkretnego polecenia i liczby zadań, jakie należy wykonać.
Dodatkowe wskazówki dotyczące tworzenia poleceń można znaleźć w następującej sekcji pomocy WEBCON BPS: Projektowanie instrukcji.
Wygenerowany prototyp
Po wygenerowaniu prototypu otwierana jest strona z projektem obiegu. Asystent AI jest widoczny w postaci paska po prawej stronie, pozwalającego na kontynuowanie rozmowy poprzez wpisywanie dalszych poleceń.
Odręcznie narysowany obieg został odtworzony przez AI, także pod kątem doboru odpowiednich typów kroków. W oknie chatu po prawej stronie można zobaczyć szczegółowy opis zmian i ustawień, które zostały wprowadzone.
UWAGA: modyfikacja wygenerowanego prototypu możliwa jest na każdym etapie projektowania, zarówno edycja ręczna jak i modyfikacja z użyciem Asystenta AI. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie nowego polecenia do Asystenta AI spowoduje ponowne wygenerowanie całego procesu. Oznacza to, że aby wycofać zmiany wprowadzone przez Asystenta AI należy skorzystać z przycisku Cofnij, który działa deterministycznie i powoduje przywrócenie wcześniejszej wersji procesu. Cofanie zmian za pomocą polecenia może prowadzić do niepożądanych rezultatów.
Utworzony obieg zawiera krótkie opisy kroków i ścieżek. Asystent AI tworzy je na podstawie treści polecenia oraz dostarczonych materiałów kontekstowych, interpretując opis celu procesu, warunków przejścia i oczekiwanych rezultatów.
Oprócz obiegu Asystent AI utworzył także projekt formularza zawierający proponowane atrybuty, których typ został dobrany odpowiednio do przewidywanego przez moduł AI przeznaczenia. Podobnie jak w przypadku obiegu, tak i tutaj każdy atrybut został stosownie opisany (dotyczy to także pola Chcę, by użytkownicy widzieli taki tooltip, którego treść prezentowana jest następnie w formie podpowiedzi na formularzu). Dla większości atrybutów wyboru Asystent AI tworzy także źródła danych. Przykładowo, w opisywanym przypadku Asystent AI utworzył źródła danych „Dostawcy”, „Konta księgowe”, „Oddziały”, „Status faktury” i „Typ faktury” dla odpowiednich atrybutów typu Lista rozwijana.
Warto jednak zaznaczyć, że Asystent AI nie tworzy zaawansowanych elementów, takich jak akcje czy konfiguracje List pozycji.
Dalsza modyfikacja aplikacji
Istnieje możliwość kontynuowania konwersacji z Asystentem AI, podając kolejne polecenia dotyczące modyfikacji utworzonego prototypu aplikacji. Asystent AI podaje też sugestie, w jaki sposób postępować dalej z daną aplikacją.
Okno Asystenta AI można także otwierać, klikając na ikonę AI w menu górnym lub wybierając dedykowany przycisk na stronie głównej prototypu. Opcja jest dostępna również dla już istniejących prototypów i można ją wykorzystywać do automatycznego wprowadzania zmian w ich konfiguracji.
Po otwarciu Asystenta AI, polecenie należy wstawić do pola tekstowego. W opisywanym przypadku użyto następującego polecenia:
Dodaj możliwość cofnięcia wniosku do kroku „Rejestracja faktury” z każdego kroku akceptacji.
W efekcie Asystent AI utworzył dwie nowe ścieżki prowadzące z kroków Akceptacja księgowości i Akceptacja przełożonego do początkowego kroku Rejestracja faktury. Ścieżki otrzymały także odpowiednie nazwy.
Podsumowanie
Przedstawiony przypadek biznesowy pokazuje, że AI Process Builder to narzędzie wspierające przede wszystkim etap analizy i projektowania koncepcyjnego procesu. Generowany przez niego model ma jednak charakter szkicowy – nie obejmuje zaawansowanych elementów, takich jak np. akcje czy konfiguracja List pozycji. W praktyce najlepiej sprawdza się jako punkt wyjścia do dalszej pracy w narzędziu WEBCON Designer Desk: porządkuje wymagania, proponuje strukturę procesu i ułatwia komunikację między środowiskiem biznesowym a zespołem wdrożeniowym.