Dotyczy wersji: 2025 R2 i powyżej; autor: Adrian Baszak, Lily Adamowicz
Dokumentacja powiązana
Szczegółowy opis funkcjonalności wymienionych w niniejszym artykule oraz ich konfiguracji można znaleźć w następujących sekcjach Pomocy WEBCON BPS:
Wprowadzenie
W WEBCON BPS Designer Studio dostępne są funkcje AI, które pozwalają zautomatyzować wiele czynności i znacząco usprawnić pracę z formularzami. Wśród nich jedną z bardziej uniwersalnych jest AI PROMPT – funkcja umożliwiająca zadawanie precyzyjnych zapytań do modelu AI. Otrzymane w ten sposób odpowiedzi tekstowe mogą być od razu wykorzystane w obiegach, wzbogacając je o inteligentnie generowane treści.
W dalszej części artykułu przeanalizowano trzy przypadki biznesowe, w których zastosowanie AI PROMPT wnosi realną wartość: podczas rejestracji faktur, w procesie recenzowania artykułów oraz w obsłudze procesu zakupowego. Przykłady te pokazują, jak elastycznie można wykorzystać tę funkcję w praktyce.
Proces Faktury
Proces "Faktury" w WEBCON BPS został zaprojektowany w celu automatyzacji rozpoznawania danych z faktur i wyeliminowania konieczności ręcznego przepisywania informacji z załączników. Użytkownik dołącza fakturę do formularza, a system dzięki odpowiednim regułom automatycznie identyfikuje i przetwarza zawarte w niej dane.
Kluczowym elementem tego rozwiązania jest wykorzystanie funkcji AI PROMPT, która pozwala modelowi AI na odczytanie treści załącznika oraz rozpoznanie kluczowych informacji. Następnie można przypisać je do odpowiednich pól w formularzu. System rozpoznaje nie tylko dane nagłówkowe faktury (numer, data, dane kontrahenta, kwota), lecz również poszczególne linie (pozycje) towarów i usług, które znajdują się w tabeli na fakturze. Dzięki temu proces nie tylko przyspiesza rejestrację faktur, ale również eliminuje ryzyko błędów ręcznego przepisywania danych i otwiera drogę do dalszej automatyzacji, np. integracji z procesami księgowymi czy zakupowymi.
Schemat graficzny procesu przedstawiono na poniższym zrzucie ekranu:
Po dodaniu do formularza faktury jako załącznika użytkownik przechodzi ścieżką "Rozpoznaj dane z faktury", na której uruchamiana jest automatyzacja złożona z kilku akcji:
Kluczowym etapem jest akcja "Rozpoznaj dane faktury" (typ akcji: Zmień wartość pola). W jej konfiguracji wykorzystano funkcję STRING REPLACE, która zamienia wskazaną frazę na inną. W tym przypadku wewnątrz funkcji umieszczono regułę AI PROMPT, w której za pomocą funkcji GET ATTACHMENTS wskazano fakturę przeznaczoną do analizy. Właściwą treść zapytania umieszczono w polu TEXT. Dzięki temu model AI otrzymuje treść faktury, analizuje ją zgodnie z instrukcjami, a następnie zwraca wynik w postaci obiektu JSON.
Otrzymany JSON jest następnie zapisywany w atrybucie technicznym "_dane faktury", gdzie stanowi bazę danych do dalszego przetwarzania.
Zapytanie wstawione w funkcji AI PROMPT w polu TEXT pokazano na poniższym zrzucie ekranu:
Na tym etapie dane nie są jeszcze widoczne w formularzu. Ich mapowanie odbywa się dopiero w kolejnych akcjach: "Ustaw pola z nagłówka" oraz "Ustaw pozycje", które pobierają obiekt JSON z atrybutu technicznego i na jego podstawie uzupełniają odpowiednie pola nagłówkowe oraz Listę pozycji dokumentu. Akcje umieszczone są na ścieżce, więc mapowanie odbędzie się po przejściu ścieżką.
Na poniższym zrzucie ekranu widać formularz wypełniony automatycznie danymi z faktury – wszystkie kluczowe informacje, takie jak numer faktury, NIP, daty czy pozycje faktury, zostały pobrane z załącznika i poprawnie przypisane do odpowiednich pól:
Proces Treści marketingowe
Proces recenzji artykułów marketingowych został zaprojektowany w celu przyspieszenia i automatyzacji weryfikacji materiałów marketingowych, a także zapewnienia spójności i wysokiej jakości publikowanych treści. Dzięki temu organizacje mogą szybciej wprowadzać artykuły na rynek, minimalizować ryzyko błędów i jednocześnie zmniejszać nakład pracy manualnej zespołów marketingowych.
W ramach procesu utworzono dedykowany obieg, który prowadzi użytkownika przez kolejne etapy tworzenia i recenzji artykułów marketingowych:
Po uruchomieniu obiegu użytkownik widzi formularz przedstawiony na poniższym zrzucie ekranu. Może do niego ręcznie wprowadzić treść artykułu lub skorzystać z funkcji generowania tekstu przy użyciu AI poprzez przycisk "Generuj treść":
Treść artykułu jest generowana na podstawie wartości wprowadzonych w atrybutach "Styl" i "Temat". Do tego celu wykorzystano funkcję AI PROMPT, w której sformułowano zapytanie umożliwiające przygotowanie treści zgodnie z określonym tematem i stylem.
Poniżej wklejono zapytanie wprowadzone w polu TEXT, które zostało wykorzystane w regule AI PROMPT do wygenerowania treści artykułu:
W efekcie otrzymano przykładowo następujący wynik:
Reguła AI PROMPT została również wykorzystana do generowania recenzji artykułu w kroku Recenzowanie. W tym kroku działa akcja "Ustaw recenzję" (typ: Zmień wartość pola), uruchamiana na Timer, która automatycznie inicjuje tworzenie recenzji przez AI.
W tym przypadku funkcja AI PROMPT przygotowuje wartość tekstową recenzji w oparciu o zawartość atrybutu "Treść". Następnie recenzja zostaje bezpośrednio przypisana do atrybutu "Recenzja" w formularzu.
Poniżej wklejono zapytanie wprowadzone w polu TEXT, które wykorzystano do wygenerowania recenzji artykułu:
Poniżej umieszczono przykładową recenzję:
Po wykonaniu recenzji przez AI PROMPT następuje przejście formularza ścieżką "Zakończ recenzję", na której utworzono zadanie przypisane do autora artykułu. Wynik działania reguły zapisany w atrybucie "Recenzja" może więc zostać przez niego zweryfikowany. Następnie autor decyduje, czy zakończyć proces recenzowania, czy przesłać artykuł do ponownej analizy. Dzięki temu proces pozostaje szybki i zautomatyzowany, a jednocześnie autor zachowuje pełną kontrolę nad końcową wersją publikowanej treści.
Proces Wnioski zakupowe
Proces "Wniosków zakupowych" został zaprojektowany w celu przyspieszenia i automatyzacji akceptacji wniosków o zakup sprzętu i innych zapotrzebowań dla pracowników firmy, przy jednoczesnym zapewnieniu przejrzystości i kontroli na każdym etapie obiegu. Dzięki zastosowaniu funkcji AI PROMPT system może wspomagać rejestrację wniosku, automatycznie wypełniając pola formularza na podstawie opisu wprowadzonego przez użytkownika.
Schemat procesu wniosków zakupowych przedstawiono na poniższym zrzucie ekranu:
Po uruchomieniu procesu użytkownik widzi formularz przedstawiony na poniższym zrzucie ekranu.
Dla atrybutu "Opis" zdefiniowano regułę formularza wykorzystującą funkcję AI PROMPT, która w oparciu o treść wprowadzonego opisu automatycznie uzupełnia pozostałe pola formularza.
W argumencie TEXT reguły sformułowano zapytanie do AI, które inicjuje wypełnienie poszczególnych pól formularza:
Poniżej zaprezentowano przykład formularza uzupełnionego przez system:
Po zarejestrowaniu wniosku formularz trafia do kroku "Akceptacja przełożonego", w którym przełożony może wniosek zaakceptować lub odrzucić. Na dalszych etapach system, na podstawie zdefiniowanych reguł i warunków, kieruje formularz do akceptacji zarządu lub bezpośrednio do kroku końcowego. Dzięki temu proces pozwala na szybkie podejmowanie decyzji, minimalizuje ryzyko błędów i dodatkowo na końcu automatycznie informuje wnioskodawcę o statusie jego zgłoszenia.
Funkcja AI PROMPT odgrywa w tym procesie kluczową rolę, umożliwiając systemowi inteligentną analizę opisu wniosku i wspierając pracę zarówno rejestrującego, jak i osób decyzyjnych w całym obiegu.
Podsumowanie
Dzięki zastosowaniu funkcji AI PROMPT wszystkie trzy procesy w WEBCON BPS – "Faktury", "Treści marketingowe" i "Wnioski zakupowe" – zyskują nowy wymiar automatyzacji. W procesie "Faktury" AI przyspiesza rozpoznawanie i mapowanie danych z załączników, w procesie "Treści marketingowe" wspiera tworzenie i recenzję artykułów, a w procesie "Wnioski zakupowe" inteligentnie analizuje zgłoszenia i wspomaga decyzje akceptacyjne. W efekcie organizacje mogą znacznie skrócić czas realizacji procesów, zminimalizować ryzyko błędów i zachować pełną kontrolę nad wynikami pracy.