Akcja „Dodaj/Usuń zastępstwo”

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Dawid Golonka

 

Wprowadzenie

Mechanizm zastępstw w systemie Webcon BPS umożliwia taką organizację obsługi zadań w procesach, by te zachowały ciągłość mimo absencji użytkowników realizujących zadania. Dla użytkownika, który nie może aktualnie wykonywać swoich zadań w procesie można przypisać zastępstwo, czyli osobę, która wykona czynności za niego.

Webcon BPS umożliwia skorzystanie z tej funkcjonalności w wielu miejscach, szerzej zostało to opisane w poniższych artykułach:

Jedną z możliwości ustawienia zastępstwa użytkownika jest skorzystanie z akcji znajdujących się w kategorii „Zastępstwa” w BPS Studio.

Konfiguracja

Użytkownik systemu może skorzystać z dwóch predefiniowanych akcji dotyczących zastępstw, są to „Dodaj zastępstwo” i „Usuń zastępstwo”.

Rys. 1. Akcje w kategorii „Zastępstwa”

 

Okna konfiguracji obu akcji są jednakowe. Różnią się one jedynie funkcjonalnością – tak jak wskazują ich nazwy.

Rys. 2. Okno konfiguracji akcji Dodaj/Usuń zastępstwo

 

Powyższy zrzut ekranu przedstawia okno konfiguracji akcji „Dodaj zastępstwo”. Po lewej stronie znajdują się sekcje związane z ustawianiem parametrów zastępstwa, po prawej widnieje okno Edytora zmiennych.

Panel „Utwórz zastępstwo” można umownie podzielić na cztery podsekcje, w których konfigurowane są:

  1. Wybór osób – pozwala wskazać osobę (lub grupę) zastępowaną oraz zastępującą. Wartości można wpisać w pole „Zawsze do”, bądź ustawić wybór dynamiczny na podstawie atrybutu lub kolumny listy pozycji (akcja wykonywana tylko na pierwszym loginie, pozostałe są pomijane)
  2. Data zastępstwa – należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa. Datę można wybrać z kalendarza, bądź wprowadzić ręcznie, w formacie zgodnym z informacją pod polem
  3. Wybór zaawansowany – konfigurację akcji można przeprowadzić poprzez napisanie zapytania SQL. Zapytanie powinno zwracać następujące informacje:
  • Osoba zastępowana,
  • Osoba zastępująca,
  • Daty rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa,
  • ID procesu, którego ma dotyczyć zastępstwo (opcjonalnie)
  • Spółkę, której ma dotyczyć zastępstwo (opcjonalnie)

Szczegóły wraz z wymaganym formatem zwracanych danych dostępne są po wybraniu ikony niebieskiego „i” obok okna. Pod polem do wpisywania zapytania znajduje się lista, z której wybrać należy źródło na którym zapytanie ma się wykonać.

  1. Zapisywanie ID definicji zastępstwa – Przy rejestrowaniu zastępstwa jest tworzony wpis w bazie danych. Jeżeli ten checkbox jest zaznaczony, ID wpisu zostanie przechowane we wskazanym atrybucie.

Aby dany proces obsługiwał zastępstwa należy w jego ustawieniach zaznaczyć opcję „Używaj zastępstw”.

Rys. 3. Włączanie obsługi zastępstw w procesie

 

Przykład

Jako przykład posłuży obieg służący do rejestrowania wniosku urlopowego. Przy zgłoszeniu urlopu dla danego użytkownika będzie istniała możliwość ustawienia mu zastępcy na czas nieobecności w pracy.

Rys. 4. Schemat obiegu rejestracji wniosku urlopowego

 

Kroki w obiegu:

  • Rejestracja – podanie podstawowych danych
  • Akceptacja – akceptacja przełożonego. W tym kroku możliwe zaakceptowanie i odrzucenie wniosku. Po zaakceptowaniu wykona się akcja utworzenia zastępstwa
  • Wpis do systemu HR – ręczne przeniesienie danych wniosku do zewnętrznego systemu HR
  • Archiwum – tutaj przechowywane są zarchiwizowane wnioski urlopowe
  • Anulowany – gdy zajdzie konieczność anulowania urlopu pracownika, wniosek trafi do tego kroku. Ścieżka „Anuluj” z kroku Archiwum będzie wywoływała akcję usunięcia zastępstwa

Konfiguracja akcji „Dodaj zastępstwo”

Akcja utworzona została na ścieżce „Zaakceptuj” wychodzącej z kroku „Akceptacja”

Rys. 5. Konfiguracja akcji „Dodaj zastępstwo”

 

Akcja wykona się jedynie wtedy, kiedy w formularzu na kroku rejestracja będzie podany zastępca pracownika.

Rys. 6. Konfiguracja akcji „Dodaj zastępstwo”

 

Jak widać na powyższym zrzucie – osoba zastępowana jak i osoba zastępująca przypisują się dynamicznie na podstawie wartości z atrybutów formularza. Daty rozpoczęcia i zakończenia również pochodzą z formularza. W klamrach wprowadzono ID atrybutów (jest to jeden ze sposobów uzupełniania tych pól).

Konfiguracja akcji „Usuń zastępstwo” na ścieżce „Anuluj” z kroku „Archiwum” przebiega analogicznie.

Wykonanie akcji „Dodaj zastępstwo”

Rys. 7. Rejestracja nowego wniosku urlopowego

 

Na kroku rejestracja podać należy dane potrzebne do wniosku urlopowego oraz zastępcę pracownika. Po zarejestrowaniu wniosku i zaakceptowaniu go w kolejnym kroku przez osobę akceptującą, wykonuje się akcja dodawania zastępstwa (Rysunek 8).

Rys. 8. Akcja dodawania zastępstwa wykonuje się na ścieżce wychodzącej z kroku „Akceptuj”

 

Weryfikacja wykonania akcji „Dodaj zastępstwo”

W celu sprawdzenia czy akcja wykonała się prawidłowo sprawdzone zostanie przypisanie zadań w innym procesie.

Uruchomiono rejestrację nowego zapotrzebowania w przykładowym procesie „Zakup artykułów”. Osobą akceptującą zakup jest użytkownik dla którego właśnie zatwierdzono wniosek urlopowy. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, ma on już przypisanego zastępcę.

Rys. 9. Sprawdzenie przypisania osoby zastępującej w przykładowym procesie

 

Wykonanie akcji „Usuń zastępstwo”

W obiegu urlopowym przechodząc dalej aż do kroku „Anulowany” wycofany zostaje wniosek urlopowy. Wykona się również akcja usuwania zastępstwa – umiejscowiona na ścieżce prowadzącej do tego kroku.

 

Rys. 10. Anulowanie wniosku urlopowego. Usunięcie zastępstwa

 

Weryfikacja wykonania akcji „Usuń zastępstwo”

Rejestrując teraz nowe zapotrzebowanie w procesie zakupów, osoba zatwierdzająca – dla której anulowany został urlop – nie ma już przypisanego zastępcy.

Rys. 11. Sprawdzenie, czy użytkownik z anulowanym urlopem nadal ma przypisywanego zastępcę. Przypisanie nie wykonało się.

2 thoughts to “Akcja „Dodaj/Usuń zastępstwo””

  1. „[…] ustawić wybór dynamiczny na podstawie atrybutu lub kolumny listy pozycji (akcja wykonywana tylko na pierwszym loginie, pozostałe są pomijane)” – a czy da się zrobić tak, żeby akcją przypisać więcej niż jedną osobę do zastępstwa? Mam formularz, w którym w atrybucie „zastępcy” wybieram kilka osób (pole wyboru wielokrotnego) i chciałbym, żeby te osoby (wszystkie, a nie tylko pierwsza) zostały przypisane w danym okresie jako zastępcy autora danej instancji obiegu. Czy da się to jakoś zrobić w Webconie na dziś?

    1. Doszedłem jak to działa. Jeśli skorzystamy z opcji zaawansowanej i zwrócimy zapytaniem SQL więcej wierszy, to wszystkie zostaną dodane do zastępstw. Ważne, żeby pamiętać o konwersji dat. Może komuś sie przyda moje zapytanie.

      SELECT
      ‚{I:1435}’ as ‚Person’,
      dbo.ClearWFElemID(item) as ‚Acting’,
      CONVERT(datetime, ‚{L:1437}’, 121) as ‚DateFrom’,
      CONVERT(datetime, ‚{L:1438}’, 121) as ‚DateTo’,
      NULL as ‚ProcessId’,
      NULL as ‚CompanyId’
      FROM dbo.SplitToTable(‚{1465}’, ‚;’)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *