Dotyczy wersji 2020.1.3.x autor: Konrad Wojtycza
Wprowadzenie
W WEBCON BPS możliwe jest dodawanie załączników do instancji obiegu za pomocą standardowej akcji. Akcja dodawania załączników posiada tryby działania, które umożliwiają:
- Dodawanie załączników z innych obiegów aktualnej bazy contentu WEBCON BPS, wybranych na podstawie identyfikatora elementu obiegu – tryb „Based on instance ID”.
- Dodawanie załączników z innych obiegów z zewnętrznych baz contentu WEBCON BPS albo z zewnętrznych baz załączników, wybranych na podstawie zapytania SQL – tryb „Based on SQL query”.
Artykuł przedstawia konfigurację i działania tej akcji.
Obieg testowy
Na potrzeby artykułu został utworzony obieg Invoice (Rys. 1). Na ścieżce „Copy PO to attachments”, na kroku „Prepare invoice” skonfigurowana została akcja dodawania załącznika.
Rys. 1 Schemat obiegu Invoice
Formularz Invoice umożliwia wybranie dokumentu PO z obiegu Purchase order w polu „Select PO” (Rys. 2). W przypadku konfiguracji akcji dodawania załączników, wybierającej załącznik na podstawie identyfikatora elementu, pobrany zostanie załącznik ze wskazanego w polu „Select PO” dokumentu.
Rys. 2 Fragment formularza obiegu Invoice
Konfiguracja akcji dodawania załączników
Widok okna konfiguracji akcji dodawania załączników przedstawiony jest na Rys. 3.
Rys. 3 Konfiguracja akcji dodania załącznika
Poniżej została opisana konfiguracja obydwu trybów działania akcji.
A. Tryb „Based on instance ID”
W przypadku wyboru opcji „Based on instance ID” w polu „Choice mode” do edycji będzie możliwa tylko sekcja „Source files choice based on instance ID” albo „Source files choice based on SQL query”. W sekcji „Source files choice based on instance ID” w polu Instance ID powinien zostać wskazany identyfikator elementu, z którego maja być skopiowane/ pobrane załączniki. BPS będzie poszukiwał załączników w obrębie bazy contentu, do której należy aktualnie edytowany formularz.
W przedstawionym przykładzie, w polu tym znajduje się identyfikator wybranego w polu wyboru „Select PO” dokumentu PO z obiegu Purchase order, który jest równocześnie systemowym identyfikatorem tego elementu.
Rys. 4 Konfiguracja wyboru załącznika na podstawie ID elementu istniejącego w WEBCON BPS
W sekcji „Source file selection” określić powinniśmy czy załączniki przypisane do wskazanego elementu powinny być filtrowane. Jeśli wybrana zostanie opcja „Category” – All, załączniki nie będą filtrowane na podstawie kategorii (Rys. 4). Po wybraniu opcji „Category” – Custom, w polu Custom możemy wskazać kategorię, z której załączniki będą brane pod uwagę. Wartość w tym polu powinna zawierać kategorię sformatowana jako ID#NazwaKategorii (formatowanie zgodne z formatowaniem wartości pochodzących ze źródeł danych (Rys. 5), bądź samo ID kategorii). Wartość ta może zostać ustawiona przy pomocy Edytora.
Rys. 5 Stała lista pozycji będąca źródłem danych dla listy kategorii załączników
W polu „Select”, które może zostać ustawione niezależnie od pola „Category” określić możemy, czy wybierany ma być najstarszy – „The oldest attachment”, najmłodszy – „The newest attachment” czy wszystkie załączniki „All attachments” przypisane do wskazanego elementu (Rys. 4).
Rys. 6 Konfiguracja wyboru załączników na podstawie wyrażenia regularnego
Jeśli zostanie wybrana opcja „Regular expression”, wybierane załączniki będą filtrowane na podstawie wyrażenia regularnego – w przedstawionym przypadku wybierane będą wszystkie załączniki, których nazwy zaczynają się od PO oraz Purchase_Order (Rys. 6).
B. Tryb „Based on SQL query”
W przypadku wyboru opcji „Based on SQL query” w polu „Choice mode” do edycji będzie możliwa tylko sekcja „Source files choice based on SQL query” (Rys. 7).
Rys. 7 Konfiguracja wyboru załącznika na podstawie zapytania SQL
W razie wyboru tej opcji, wybieranie załączników określone jest za pomocą zapytania SQL zapisanego w polu „SQL query”. Zapytanie SQL ma dwa tryby pracy:
- Jeśli źródłami załączników są istniejące załączniki należące do elementów obiegu, z zewnętrznej bazy contentu WEBCON BPS zapytanie powinno zwracać ID załącznika (ATT_ID) z tabeli WFDataAttachments ( 8).
Rys. 8 Zapytane zwracające ID załącznika z tabeli WFDataAttachmets, ID jest wybierane na podstawie identyfikatora elementu – Select PO [ID]
- Jeśli załączniki powinny być tworzone w trakcie wykonania, zapytanie musi zwracać kolumny FileName wraz z rozszerzeniem pliku oraz kolumnę Content, zawierająca zawartość pliku binarnego ( 9). Dodatkowo, zapytanie może zwracać również kolumny „Description” oraz „Category”.
Rys. 9 Zapytanie pozwalające na dodanie załącznika z zewnętrznej bazy danych
Załącznik SQL może zostać utworzony również bezpośrednio z zawartości pliku binarnego, za pomocą zapytania utworzonego na podstawie zapytania przedstawionego na W razie potrzeby, zawartość pliku binarnego powinna być przekonwertowana do typu danych image, który jest używany do przechowywania zawartości załączników w postaci binarnej w WEBCON BPS (Tab. 1).
Rys. 10 Zapytanie, które może zostać użyte do dodania załącznika z zawartości pliku binarnego
Dalsza konfiguracja
Po skonfigurowania sposobu wybierania załączników, w sekcji „Source files settings”, w polu Source files możemy zdecydować, czy załączniki z wybranego na podstawie ID elementu z obiegu powinny zostać skopiowane do obecnie edytowanego elementu – „Copy attachments”, czy przesunięte do obecnego elementu (usunięte z elementu źródłowego) – „Move attachments to the current instance”.
Rys. 11 Konfiguracja trybu kopiowania / przesuwania załączników oraz nadawania kategorii załącznikom
W sekcji „Destination files settings” możemy zdecydować o nadaniu kategorii załącznikom skopiowanym / przesuniętym (Rys. 11). Zaznaczając checkbox „Overwrite if attachment with this name already exists” sprawimy, że w momencie wystąpienia w elemencie docelowym załącznika o tej samej nazwie co wybrany poprzez akcję, załącznik w elemencie docelowym zostanie nadpisany załącznikiem wybranym przez akcję. Jeśli checkbox „Overwrite if attachment with this name already exists” będzie nie zaznaczony, za każdym razem zostanie dodany nowy załącznik wybrany poprzez akcję.
Widok formularza
Widok formularza po przejściu ścieżka „Copy PO to attachments” został przedstawiony na poniższych ilustracjach. W przypadku Rys. 12 załączniki z kategorii Final dodane zostały na podstawie ID elementu wybranego w polu „Select PO”.
Rys. 12 Widok formularza z załącznikiem dodanym na podstawie ID elementu wybranego w polu 'Select PO'. Skopiowane zostały jedynie załączniki z kategorii „Final”
W przypadku Rys. 13 załącznik został dodany z zawartości pliku binarnego wybranej na podstawie zapytania utworzonego na podstawie zapytania z Rys. 10.
Rys. 13 Widok formularza z załącznikiem utworzonym z zawartości pliku binarnego
Podsumowanie
Akcja dodawania załączników umożliwia dodanie skopiowanie / przesuniecie załączników z dowolnego elementu workflow obecnego w WEBCON BPS. Załączniki mogą zostać także utworzone na podstawie danych wybranych z zewnętrznej bazy danych lub na podstawie zawartości pliku binarnego.
