Dotyczy wersji 2021.1.x i powyżej, autor: Konrad Wojtycza
Wprowadzenie
Niniejszy artykuł porusza temat akcji WEBCON BPS, umożliwiającej importowanie wartości z arkusza kalkulacyjnego Excel na formularz. Akcja ta jest przydatna, w następujących scenariuszach:
- Kiedy część z informacji wprowadzanych do WEBCON BPS uzupełniana jest przez osoby, które tymczasowo lub trwale nie posiadają dostępu do wewnętrznej sieci firmy. W takiej sytuacji możliwe jest przygotowanie arkusza Excel, wskazującego dane do wypełnienia i skonfigurowania akcji „Odczytaj dane z pliku Excel”.
- Kiedy zaistnieje potrzeba umożliwienia importowania szablonów dokumentów o powtarzających się wartościach właśnie z plików arkusza kalkulacyjnego Excel.
- Importowanie do WEBCON BPS arkuszy kalkulacyjnych, zawierających wartości obliczane przy pomocy arkusza kalkulacyjnego.
W niniejszym artykule opisany został obieg wniosków urlopowych (Rys. 1), w którym akcja „Odczytaj dane z pliku Excel” pozwala na wypełnienie wniosku o urlop przez pracownika mającego tymczasowy brak dostępu do firmowego intranetu.
Zrzut ekranu 1. Obieg "Wniosek urlopowy"
Konfiguracja akcji
Akcja „Odczytaj dane z pliku Excel” została dodana na kroku Rejestracja wniosku, na ścieżce Importuj dane z pliku Excel.
Zrzut ekranu 2. Wybór akcji z drzewka w konfiguracji na kroku
Akcja „Odczytaj dane z pliku Excel” znajduje się w grupie „Excel, Word i PDF”.
W konfiguracji akcji widoczne są 2 sekcje, w których użytkownik musi zdefiniować kolejno:
- sposób wybierania załącznika, z którego mają zostać pobrane dane
- mapowanie komórek z pliku Excel na atrybuty formularza.
Zrzut ekranu 3. Konfiguracja akcji, sekcja wyboru załącznika
W sekcji Wyboru załącznika użytkownik definiuje sposób wyboru załącznika, który objęty będzie działaniem akcji „Odczytaj dane z pliku Excel”.
Kategoria – pozwala na wybór załącznika według kategorii załącznika. W polu konwersja użytkownik powinien wskazać, czy akcji podlegać ma najnowszy czy najstarszy załącznik.
Wyrażenie regularne – drugim sposobem jest wpisanie wyrażenia regularnego, w którym użytkownik określa jakie parametry musi spełnić nazwa załącznika, żeby został on wybrany do wykorzystania w trakcie wykonania akcji np. wyrażenie regularne ^Wniosek_urlopowy.* spowoduje, że zostanie pobrany plik, którego nazwa zaczyna się od sformułowania „Wniosek_urlopowy”.
Zrzut ekranu 4. Konfiguracja wyrażenia regularnego
Zapytanie SQL – kolejnym sposobem określenia pliku jest napisanie zapytania, które zwraca identyfikator ATT_ID załącznika, z którego dane mają zostać pobrane (Rys. 5).
Zrzut ekranu 5. Konfiguracja zapytania zwracającego ID załącznika
W sekcji Mapowanie (Rys. 6), użytkownik przypisuje komórki arkusza odpowiadającym im atrybutom formularza. W pierwszej kolumnie wybierany jest atrybut, do jakiego ma zostać wpisana wartość. W drugiej adres komórki pliku Excel, z której dane mają zostać pobrane. Adres komórki musi być sformułowany według reguły NazwaArkusza!AdresKomórki, np. Arkusz1!A1, dynamiczne wskazywanie komórek i arkuszy nie jest możliwe.
Zrzut ekranu 6. Mapowanie atrybutów na komórki arkusza
Zastosowanie akcji w obiegu Wnioski urlopowe
W zaprezentowanym przykładzie akcja jest używana do pobierania z pliku Excel danych dotyczących urlopu.
Plik Excel, który został użyty w przykładzie wykorzystania akcji został przedstawiony na Rys. 7. Komórki do uzupełnienia zostały oznaczone kolorem żółtym.
Zrzut ekranu 7. Szablon Excel wniosku urlopowego
Te same komórki, zostały zmapowane z atrybutami znajdującymi się na formularzu w konfiguracji akcji „Odczytaj dane z pliku Excel”. Pierwszym krokiem pozwalającym na skorzystanie z akcji, jest dodanie załącznika do obiegu (Rys. 8).
Zrzut ekranu 8. Załącznik dodany do obiegu Wniosek urlopowy
Następnie użytkownik musi przejść ścieżką, na której została skonfigurowana akcja. Na powyższym przykładzie jest to ścieżka „Zaimportuj dane z załącznika”. Po przejściu ścieżką dane zostaną pobrane na formularz.
Zrzut ekranu 9. Formularz po przejściu ścieżka „Importuj dane z załącznika” i pobraniu danych
Podsumowanie
„Odczytaj dane z pliku Excel” to prosta w użyciu akcja, która umożliwia zaimportowanie danych z przygotowanego uprzednio arkusza Excel. Może ona być szczególnie przydatna gdy w procesie zdarza się wprowadzanie wielu nieznacznie różniących się od siebie dokumentów. Wtedy skorzystanie z akcji importu z pliku Excel umożliwia szybkie uzupełnienie pól znajdujących się na formularzu WEBCON BPS.
Udostępnienie dokumentu do uzupełnienia przez osoby nie mające dostępu do WEBCON BPS w formie pliku Excel i późniejsze zaimportowanie zawartości pliku na formularz jest równie przydatną możliwością. W takich sytuacjach akcja jest wygodnym środkiem zaradczym, jeśli nie chcemy tworzyć kont organizacyjnych oraz nadawać dostępu do zasobów wewnętrznych firmy osobom z zewnątrz. Równocześnie, implementacja akcji „Odczytaj dane z pliku Excel” nie jest szczególnie czasochłonna.
