dotyczy wersji 8.3.1.x; autor: Mariusz Burek
Podczas pracy z WorkFlow scenariuszem jaki może się przytrafić jest to, że nie wszyscy pracownicy firmy posiadają dostępu do intranetu a istnieją procesy, w których muszą być rejestrowane informacje dotyczące wszystkich pracowników, np. urlopy. Zazwyczaj w takich sytuacjach użytkownicy nieposiadający uprawnień do sieci Intranet składają wnioski urlopowe w innej formie np. pliku Excel, który zawiera wszystkie niezbędne informacje. Dla takiego przypadku bardzo wygodnym rozwiązaniem jest wykorzystanie akcji „Odczytaj dane z pliku Excel”. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za rejestrowanie dokumentów zaoszczędzi sporo czasu, który musiałaby poświęcić na przepisywanie danych z pliku.
1. Konfiguracja akcji
Akcja znajduje się w grupie „Excel, Word i PDF”.
Rysunek 1. Wybór akcji z drzewka w konfiguracji na kroku
W konfiguracji akcji użytkownik posiada 2 sekcje, w których musi zdefiniować kolejno:
– sposób wybierania załącznika, z którego mają zostać pobrane dane
– mapowanie komórek z pliku Excel na atrybuty formularza.
Rysunek 2. Konfiguracja akcji
W sekcji określania metody wyboru załącznika użytkownik posiada do wyboru 3 różne sposoby zdefiniowania, który załącznik ma zostać wykorzystany podczas wykonania akcji. Pierwsza, najprostsza polega na wybraniu kategorii załącznika z listy rozwijanej oraz określeniu, czy ma zostać wybierany najnowszy, czy też może najstarszy załącznik w wybranej kategorii.
Drugim sposobem jest wpisanie wyrażenia regularnego, w którym użytkownik określa jakie parametry musi spełnić nazwa załącznika, żeby został on wybrany do wykorzystania w trakcie wykonania akcji np. wyrażenie regularne ^Wniosek_urlopowy spowoduje, że zostanie pobrany plik, którego nazwa zaczyna się od sformułowania „Wniosek_urlopowy”
Rysunek 3. Konfiguracja wyrażenia regularnego
Trzecim sposobem określenia pliku jest napisanie zapytania, które zwraca ATT_ID załącznika, z którego dane mają zostać pobrane.
Rysunek 4. Konfiguracja zapytania zwracającego ID załącznika
W drugiej sekcji użytkownik przypisuje komórki arkusza odpowiadającym im atrybutom formularza. W pierwszej kolumnie wybierany jest atrybut, do jakiego ma zostać wpisana wartość. W drugiej adres komórki pliku Excel, z której dane mają zostać pobrane. Adres komórki musi być sformułowany według reguły NazwaArkusza!AdresKomórki, np. Arkusz1!A1
Rysunek 5. Mapowanie atrybutów na komórki arkusza
2. Użycie akcji
W poniższym przykładzie akcja jest używana do pobierania danych dotyczących urlopu złożonych przez użytkownika w formie pliku Excel.
Pierwszym krokiem jest dodanie załącznika do obiegu.
Rysunek 6. Dodawanie załącznika do obiegu
Następnie użytkownik musi przejść ścieżką, na której została skonfigurowana akcja. Po przejściu ścieżką dane zostają pobrane na formularz.
Rysunek 7. Formularz po pobraniu danych
3. Plik użyty w przykładzie konfiguracji
Konfiguracja pliku, który został użyty w przykładzie wykorzystania akcji wyglądała następująco:
Rysunek 8. Konfiguracja pliku Excel
4. Animacja przedstawiająca działanie akcji
Kliknij w rysunek, aby oglądnąć animację
