Dotyczy wersji 2021.1.x i powyżej, autor: Dawid Golonka
Wprowadzenie
Podczas procesowania elementu w danym obiegu, możliwa jest zmiana typu formularza na którym obecnie pracujemy, umożliwia to akcja „Zmień typ formularza”. Przykładowym zastosowaniem użycia takiej akcji jest zmiana dostępnych dla użytkownika pól, czy też sterowanie uprawnieniami do elementu. Wartą zaznaczenia cechą tej akcji jest to, że jest ona dostępna jedynie z poziomu dodawanego w górnym panelu przycisku w menu.
Przykładowy obieg
Utworzony został przykładowy obieg, w którym wykorzystana zostaną omawiania w artykule akcja. Będzie to obieg Archiwum Umów dotyczących przedsiębiorstwa. Dostęp do poszczególnych umów zależy od stopnia poufności, a stopień ten można zmieniać.
Rys. 1. Przykładowy obieg do rejestracji Umów
Osoba rejestrująca nowy dokument umowy, rejestruje ją dołączając załącznik z treścią. Obieg przechodzi do kroku „Archiwum”, gdzie znajdują się aktualne, wiążące umowy. Istnieje możliwość wycofania umowy, a w razie zaistnienia takiej konieczności – również jej przywrócenia.
Uprawnienia do odczytu dostają osoby w zdefiniowanych grupach, uprawnienia są zależne od typu formularza, na którym bazuje element. Zmiany typu formularza, a co za tym idzie poziomu uprawnień, można dokonać na krokach „Archiwum” i „Anulowane”, gdzie dodane będą przyciski menu z wykonującą się akcją opisywaną w tym artykule.
Konfiguracja procesu i akcji
W celu zarządzania uprawnieniami, w konfiguracji procesu dla każdego poziomu poufności tworzymy inny typ formularza.
Rys. 2. Utworzone trzy typy formularzy. Po jednym na każdy z poziomów poufności
- Ogólnodostępne – najniższy, odczyt dla osób w grupach C1, C2,C3 (wszyscy pracownicy)
- Poufne – średni, odczyt dla osób w grupie C2,C3 (Kadra kierownicza, Zarząd)
- Ściśle tajne – najwyższy, odczyt tylko dla osób z grupy C3 (Zarząd)
Dla poszczególnych typów formularza utworzone zostały grupy BPS, do których należeć będą pracownicy na stanowiskach zgodnych z powyższą klasyfikacją.
Poniższy zrzut przedstawia przypisanie do typu formularza „Ściśle tajne” grupy odpowiadającej najwyższemu poziomowi poufności. Nadane zostały uprawnienia odczytu. Uprawnienia mogą być nadawane także przez grupy SharePoint oraz być zależne od spółki.
Rys. 3. Uprawnienia do edycji danych na formularzu „Ściśle Tajne” zostały nadanie osobom należącym do grupy BPS "AU_C3"
Poniższy rysunek przedstawia konfigurację typu formularza dla poziomu poufności „Ogólnodostępne”. Pozwala na odczyt członkom grupy AU_C1 oraz wszystkim z grup wyższych poziomów.
Rys. 4. Dla formularza „Ogólnodostępne” możliwość edycji mają wszyscy użytkownicy (grupy odpowiednie dla C1, C2, C3)
Aby móc zmienić typ poufności, dodajna została akcja globalna – dostępna na każdym kroku obiegu. Akcja „Zmień typ dokumentu” wykonywać się będzie pod przyciskiem „Zmień poziom poufności” (Uwaga! Ten typ akcji dostępny jest jedynie pod przyciskiem w menu).
Rys. 5. Akcja zmień typ formularza. Dostępna tylko z poziomu przycisku w menu
Poniższy zrzut przedstawia konfigurację akcji. Zaznaczenie checkboxa spowoduje możliwość zmiany typu formularza tylko na te w obrębie procesu. W opisywanym przypadku właśnie takiego zachowania oczekujemy. W przypadku gdy checkbox jest odznaczony, użytkownik ma możliwość wyboru formularza w obrębie wszystkich procesów w których posiada uprawnienia startu obiegu.
Rys. 6. Okno konfiguracji akcji
Prezentacja działania
W utworzonym obiegu Archiwum Umów zarejestrowana została przykładowa umowa na poziomie poufności „Ściśle tajne” (odpowiedni typ formularza), dostęp do umowy będą posiadali pracownicy z Zarządu.
Rys. 7. Rejestracja nowej umowy na typie formularza „Ściśle tajne” – dostęp tylko dla osób z Zarządu
Dla tak zarejestrowanej umowy zmieniony został poziom poufności, akcję wywołana została przyciskiem z górnego menu. Zrobić to może osoba mająca uprawniania modyfikacji w procesie po włączeniu trybu edycji.
Rys. 8. Akcja zmiany typy formularza dostępna jest pod odpowiednim przyciskiem w górnym menu
W oknie, które się pojawiło wskazać należy typ formularza, który chcemy ustawić na aktualnie zarejestrowanym elemencie. W opisywanym przypadku będzie to typ „Ogólnodostępne”.
Rys. 9. Okno wyboru typu formularza
Zgodnie z aktualną konfiguracją akcji, nie możemy zmienić procesu i obiegu – zmianie podlegać może jedynie typ formularza. Jeśli udostępniona zostanie możliwość zmiany typu formularza nie tylko w obrębie procesu, użytkownik będzie mógł wskazać te procesy, w których ma możliwość startowania obiegu.
Po dokonanej zmianie element trafił do kroku rejestracyjnego – gdzie użytkownik ma możliwość edycji pól (zgodnie z matrycą atrybutów). W opisywanym przypadku biznesowym, dla umów udostępnionych wszystkim użytkownikom (poziom „Ogólnodostępne”), niedostępna jest informacja o opiekunie umowy (pole „Opiekun umowy” zostało wyłączone dla tego typu formularza).
Rys. 10. Widok kroku rejestracyjnego po zmianie typu formularza
Po wykonaniu powyższych czynności typ formularza zostanie zmieniony, a wraz z nim uprawnienia odczytu na poziomie procesu. Ważną cechą takiej zmiany, którą należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu obiegów jest to, że po skorzystaniu z akcji zmiany typu formularza, dla elementu została nadana nowa sygnatura. Samo ID elementu w bazie danych pozostało to samo („3390”):
Rys. 11. Po zmianie typu formularza nadana została nowa sygnatura. Identyfikator elementu z bazy danych pozostał niezmieniony
W związku z tym pamiętać należy, że nie ma możliwości odwołania się do tego elementu używając poprzedniej sygnatury.
Uwaga!
Jeśli któryś z użytkowników aktywnie uczestniczył w procesie lub uprawnienia przydzielono mu akcją, uprawnienia te należy jawnie usunąć. Każda osoba, której w procesie przydzielono zadanie lub dodano uprawnienia akcją, ma możliwość odczytu dokumentu. Aby odebrać te uprawnienia należy posłużyć się akcją "Usuń uprawnienia".
Rys. 12. Akcja usuń uprawnienia dostępna jest w sekcji dotyczącej uprawnień
