Akcje WEBCON BPS – przegląd

WEBCON Redaktor Akcje,Ogólne
Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.3.x autor: Konrad Wojtycza

 

Wstęp

Artykuł jest uaktualnieniem dla wersji WEBCON BPS 2020 artykułu o tym samym tytule utworzonego dla wersji WEBCON BPS 8.0.x.

WEBCON BPS umożliwia tworzenie obiegów workflow obsługujących rozmaite procesy firmowe. Mnogość możliwych do obsłużenia w WEBCON BPS procesów wynika z opcji używania na formularzach funkcjonalności standardowych oraz funkcjonalności rozszerzonych, dzięki zastosowaniu mechanizmu akcji.

Standardowe wymagania związane z obiegiem workflow to:

  • Wypełnienie formularza
  • Określenie kolejnych kroków workflow
  • Określenie ścieżek przejścia pomiędzy poszczególnymi krokami
  • Przydzielanie zadań dla uczestników procesu w poszczególnych krokach

Opisane funkcjonalności dla wielu obiegów będą wystarczające, jednak w przypadku dodatkowych wymagań WEBCON BPS udostępnia rozbudowany mechanizm: „Akcji” pozwalający na wykonywanie przez system różnych operacji podczas pracy użytkowników z systemem.

Przykłady akcji:

  1. W procesie urlopowym w momencie zatwierdzenia urlopu przez przełożonego, akcja typu: „Dodaj zastępstwo”, może ustawić na podstawie wprowadzonych na formularzu danych osobę zastępującą osobę udającą się na urlop oraz czas zastępstwa.
  2. Powiadomienie na timeout – w przypadku procesów, które powinny przebiegać w sposób ciągły, można skonfigurować powiadomienia/ponaglenia dla użytkowników, którzy dostali zadania do wykonania. Na przykład, gdy w system zatrzyma się w danym kroku na dłużej niż 24 godziny, wówczas odpowiednio skonfigurowana akcja wyśle do odpowiedzialnego użytkownika ponaglenie. Ponaglenie może być powtarzane w ustalonym interwale ( co 5, 10,30 min), aż do momentu wykonania zadania przydzielonego do użytkownika na danym kroku workflow.
  3. Rozwinięcie pkt. 2 – jeżeli przez 36 godzin mimo powiadomień zadanie nie zostanie wykonane, wówczas uruchamiana jest ścieżka eskalacji i zadanie jest przekierowywane do przełożonego dotychczasowego użytkownika.
  4. Startowanie podobiegów – system pozwala na skonfigurowanie akcji startującej podobieg workflow.
  5. W procesie HR – zatrudnianie nowego pracownika, system umożliwia skonfigurowanie akcji tworzącej konto (login) Active Directory dla nowego pracownika, na podstawie danych wpisanych w formularzu przez Departament HR

Podane powyżej przykłady to tylko część spośród ponad 67 predefiniowanych rodzajów akcji zgrupowanych w 18 typach.

Jeżeli ilość predefiniowanych akcji zostanie przemnożona przez ilość sposobów wywołania, to uzyskamy całkiem pokaźny zasób możliwości wzbogacających system.

 

Typy akcji

Typ akcji określa, z jaką czynnością lub stanem dokumentu w systemie akcja może zostać wykonana. W systemie rozróżniamy dwa podstawowe typy w zależności od miejsca wywołania w procesie:

  1. Akcje globalne.
  2. Akcje w kroku

Akcje globalne nie są związane z żadnym konkretnym krokiem w procesie, lecz dotyczą całego procesu. W związku z faktem, że akcje globalne nie są związane z żadnym krokiem, ani z żadną ścieżką, w przypadku akcji globalnych występuje pięć typów wywołania (Rys. 1):

Rys. 1. Typy akcji globalnych

 

  • Na otwarcie w przeglądarce– stan oznaczający otwarcie dokumentu w przeglądarce przez użytkownika posiadającego na nim aktywne zadanie (lub zastępującego osobę posiadająca zadanie).
  • Przycisk w menu– wywołanie akcji odbywa się poprzez wciśnięcie przycisku w menu dostępnym na dokumencie, po otwarciu go w przeglądarce.
  • Cykliczne (startowe)– akcja wykonywana cyklicznie, niezwiązana, jednak z żadnym konkretnym dokumentem (pozwala np. startować obiegi dokumentów). Częstotliwość wykonania może być dowolnie konfigurowana.
  • Na usunięcie dokumentu– wywołanie odbywa się, gdy dany dokument zostanie usunięty z obiegu.
  • Na zapis dokumentu– akcja wywoływana, gdy na dokument nie zostanie przesunięty do następnego kroku, lecz tylko zapisany.
  • Menu załączników– akcja umożliwi dodanie niestandardowych akcji do menu załączników.
  • Na dodanie załącznika – akcja wywoływana, gdy do elementu zostanie dodany załącznik.

Akcje na kroku – powiązane są z konkretnym krokiem danego obiegu dokumentów. W tym przypadku akcje mogą być wywoływane w sposób analogiczny jak dla akcji globalnych, ale dla tego typu akcji dodatkowo można posłużyć się wywołaniami (Rys. 2):

  • Na wejście – stan dokumentu określający wejście do kroku docelowego, po przejściu ścieżką między krokami.
  • Na zakończenie – stan określający wyjście z kroku, poprzedzający przejście ścieżką.
  • Na ścieżce przejścia – przejście między krokami obiegu

Fig. 2. Typy akcji na kroku

 

Rodzaje akcji

Poniżej przedstawiona została lista możliwych do wykonania. pogrupowanych rodzajów akcji wraz  z odnośnikami do artykułów na temat ich konfiguracji.

OCR i skanowanie

Powiadomienia

Formularz

Przydzielanie zadań

Uprawnienia

Sterowanie obiegami

Zastępstwa

Excel, Word & PDF

Raporty i wydruki

Podpisy i certyfikaty

Kody kreskowe

Grupy i użytkownicy BPS

Active Directory

  • Zarządzaj użytkownikami – akcja umożliwia zakładanie oraz edycje kont użytkowników w Active Directory na podstawie zawartości atrybutów (pól) dostępnych w obiegu dokumentów
  • Zarządzaj grupami – umożliwia tworzenie oraz usuwanie grup Active Directory.
  • Dodaj użytkownika do grupy – akcja umożliwia dodawanie oraz usuwanie użytkowników do grup Active Directory.

SharePoint – zawartość

  • Utwórz witrynę
  • Pobierz załącznik z listy – akcja pozwala na pobrania załącznika z listy SharePoint
  • Stwórz listę – tworzy listę SharePoint na podstawie stworzonych wcześniej  szablonów list SharePoint
  • Usuń listę – akcja usuwa listę SharePoint pod podanym adresem
  • Dodaj element do listy – akcja ta uzupełnia podana listę o nowe elementy na podstawie zasad zdefiniowanych w konfiguracji
  • Edytuj element listy – akcja ta pozwala na edycje konkretnego elementu na liście SharePoint
  • Usuń element listy – akcja ta pozwala na usuwanie pojedynczego elementu listy lub kilku elementów przy użyciu zapytania CAML, posiada weryfikacje ilości usuwanych elementów
  • Dodaj załącznik do listy – akcja pozwala na dodanie załącznika do listy SharePoint

SharePoint – uprawnienia

  • Dodaj grupę – akcja pozwala na dodanie grupy SharePoint
  • Dodaj/ usuń użytkownika – akcja pozwala na dodanie/usuwanie użytkowników
  • Udziel uprawnień – akcja pozwala na dodanie uprawnień

Integracja

Załączniki

Zarządzanie bazami danych

Szczegółowa konfiguracja wraz z podaniem przykładów użycia opisana jest w artykułach w kategorii: „Akcje BPS”