




Dotyczy wersji 2020.1.3.x autor: Konrad Wojtycza
Wstęp
Artykuł jest uaktualnieniem dla wersji WEBCON BPS 2020 artykułu o tym samym tytule utworzonego dla wersji WEBCON BPS 8.0.x.
WEBCON BPS umożliwia tworzenie obiegów workflow obsługujących rozmaite procesy firmowe. Mnogość możliwych do obsłużenia w WEBCON BPS procesów wynika z opcji używania na formularzach funkcjonalności standardowych oraz funkcjonalności rozszerzonych, dzięki zastosowaniu mechanizmu akcji.
Standardowe wymagania związane z obiegiem workflow to:
- Wypełnienie formularza
- Określenie kolejnych kroków workflow
- Określenie ścieżek przejścia pomiędzy poszczególnymi krokami
- Przydzielanie zadań dla uczestników procesu w poszczególnych krokach
Opisane funkcjonalności dla wielu obiegów będą wystarczające, jednak w przypadku dodatkowych wymagań WEBCON BPS udostępnia rozbudowany mechanizm: „Akcji” pozwalający na wykonywanie przez system różnych operacji podczas pracy użytkowników z systemem.
Przykłady akcji:
- W procesie urlopowym w momencie zatwierdzenia urlopu przez przełożonego, akcja typu: „Dodaj zastępstwo”, może ustawić na podstawie wprowadzonych na formularzu danych osobę zastępującą osobę udającą się na urlop oraz czas zastępstwa.
- Powiadomienie na timeout – w przypadku procesów, które powinny przebiegać w sposób ciągły, można skonfigurować powiadomienia/ponaglenia dla użytkowników, którzy dostali zadania do wykonania. Na przykład, gdy w system zatrzyma się w danym kroku na dłużej niż 24 godziny, wówczas odpowiednio skonfigurowana akcja wyśle do odpowiedzialnego użytkownika ponaglenie. Ponaglenie może być powtarzane w ustalonym interwale ( co 5, 10,30 min), aż do momentu wykonania zadania przydzielonego do użytkownika na danym kroku workflow.
- Rozwinięcie pkt. 2 – jeżeli przez 36 godzin mimo powiadomień zadanie nie zostanie wykonane, wówczas uruchamiana jest ścieżka eskalacji i zadanie jest przekierowywane do przełożonego dotychczasowego użytkownika.
- Startowanie podobiegów – system pozwala na skonfigurowanie akcji startującej podobieg workflow.
- W procesie HR – zatrudnianie nowego pracownika, system umożliwia skonfigurowanie akcji tworzącej konto (login) Active Directory dla nowego pracownika, na podstawie danych wpisanych w formularzu przez Departament HR
Podane powyżej przykłady to tylko część spośród ponad 67 predefiniowanych rodzajów akcji zgrupowanych w 18 typach.
Jeżeli ilość predefiniowanych akcji zostanie przemnożona przez ilość sposobów wywołania, to uzyskamy całkiem pokaźny zasób możliwości wzbogacających system.
Typy akcji
Typ akcji określa, z jaką czynnością lub stanem dokumentu w systemie akcja może zostać wykonana. W systemie rozróżniamy dwa podstawowe typy w zależności od miejsca wywołania w procesie:
- Akcje globalne.
- Akcje w kroku
Akcje globalne nie są związane z żadnym konkretnym krokiem w procesie, lecz dotyczą całego procesu. W związku z faktem, że akcje globalne nie są związane z żadnym krokiem, ani z żadną ścieżką, w przypadku akcji globalnych występuje pięć typów wywołania (Rys. 1):
Rys. 1. Typy akcji globalnych
- Na otwarcie w przeglądarce– stan oznaczający otwarcie dokumentu w przeglądarce przez użytkownika posiadającego na nim aktywne zadanie (lub zastępującego osobę posiadająca zadanie).
- Przycisk w menu– wywołanie akcji odbywa się poprzez wciśnięcie przycisku w menu dostępnym na dokumencie, po otwarciu go w przeglądarce.
- Cykliczne (startowe)– akcja wykonywana cyklicznie, niezwiązana, jednak z żadnym konkretnym dokumentem (pozwala np. startować obiegi dokumentów). Częstotliwość wykonania może być dowolnie konfigurowana.
- Na usunięcie dokumentu– wywołanie odbywa się, gdy dany dokument zostanie usunięty z obiegu.
- Na zapis dokumentu– akcja wywoływana, gdy na dokument nie zostanie przesunięty do następnego kroku, lecz tylko zapisany.
- Menu załączników– akcja umożliwi dodanie niestandardowych akcji do menu załączników.
- Na dodanie załącznika – akcja wywoływana, gdy do elementu zostanie dodany załącznik.
Akcje na kroku – powiązane są z konkretnym krokiem danego obiegu dokumentów. W tym przypadku akcje mogą być wywoływane w sposób analogiczny jak dla akcji globalnych, ale dla tego typu akcji dodatkowo można posłużyć się wywołaniami (Rys. 2):
- Na wejście – stan dokumentu określający wejście do kroku docelowego, po przejściu ścieżką między krokami.
- Na zakończenie – stan określający wyjście z kroku, poprzedzający przejście ścieżką.
- Na ścieżce przejścia – przejście między krokami obiegu
Fig. 2. Typy akcji na kroku
Rodzaje akcji
Poniżej przedstawiona została lista możliwych do wykonania. pogrupowanych rodzajów akcji wraz z odnośnikami do artykułów na temat ich konfiguracji.
OCR i skanowanie
- OCR załączników – akcja pozwalająca na rozpoznanie znaków z załącznika dodanego do obiegu
- Dodaj warstwę tekstową
- Rozpoznaj OCR AI
- Naucz OCR AI
Powiadomienia
Formularz
- Zmień wartość pola
- Odsyłacz
- Walidacja formularza
- Zmień wartość wielu pól
- Zmiana wartości listy pozycji
Przydzielanie zadań
Uprawnienia
Sterowanie obiegami
- Uruchom podobieg
- Aktualizuj zależny element workflow
- Ustaw status obiegu
- Uruchom podobieg (SQL)
- Przesuń obieg (SQL)
Zastępstwa
Excel, Word & PDF
Raporty i wydruki
Podpisy i certyfikaty
- Podpisz załącznik (DocuSign, Autenti, AdobeSign, Skribble)
- Weryfikuj podpis załącznika
- Podpisz załącznik (CoSign)
Kody kreskowe
Grupy i użytkownicy BPS
- Synchronizacja listy użytkowników BPS
- Usuń użytkownika BPS
- Usuń grupę BPS
- Dodaj grupę BPS
- Dodaj/ Usuń użytkownika do grup BPS
- Dodaj/ Usuń użytkowników do grupy BPS
- Dodaj użytkownika BPS
- Modyfikuj użytkownika BPS
Active Directory
- Zarządzaj użytkownikami – akcja umożliwia zakładanie oraz edycje kont użytkowników w Active Directory na podstawie zawartości atrybutów (pól) dostępnych w obiegu dokumentów
- Zarządzaj grupami – umożliwia tworzenie oraz usuwanie grup Active Directory.
- Dodaj użytkownika do grupy – akcja umożliwia dodawanie oraz usuwanie użytkowników do grup Active Directory.
SharePoint – zawartość
- Utwórz witrynę
- Pobierz załącznik z listy – akcja pozwala na pobrania załącznika z listy SharePoint
- Stwórz listę – tworzy listę SharePoint na podstawie stworzonych wcześniej szablonów list SharePoint
- Usuń listę – akcja usuwa listę SharePoint pod podanym adresem
- Dodaj element do listy – akcja ta uzupełnia podana listę o nowe elementy na podstawie zasad zdefiniowanych w konfiguracji
- Edytuj element listy – akcja ta pozwala na edycje konkretnego elementu na liście SharePoint
- Usuń element listy – akcja ta pozwala na usuwanie pojedynczego elementu listy lub kilku elementów przy użyciu zapytania CAML, posiada weryfikacje ilości usuwanych elementów
- Dodaj załącznik do listy – akcja pozwala na dodanie załącznika do listy SharePoint
SharePoint – uprawnienia
- Dodaj grupę – akcja pozwala na dodanie grupy SharePoint
- Dodaj/ usuń użytkownika – akcja pozwala na dodanie/usuwanie użytkowników
- Udziel uprawnień – akcja pozwala na dodanie uprawnień
Integracja
- Wykonaj procedurę SQL – akcja powodująca wykonanie podanego zapytania. Może być ono zdefiniowane na źródle danych typu MsSql lub Oracle.
- Wykonaj akcję SDK
- Wywołaj SOAP Web service
- Uruchom skrypt PowerShell
- Wywołaj REST Web service
Załączniki
Zarządzanie bazami danych
- Archiwizuj elementy workflow
- Zarzadzanie elementami archiwalnymi – akcja służy do zarządzania archiwalnymi elementami obiegu
- Usuń dane osobowe
Szczegółowa konfiguracja wraz z podaniem przykładów użycia opisana jest w artykułach w kategorii: „Akcje BPS”