Baza załączników

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Dawid Golonka

 

Wprowadzenie

W projektowanych w systemie WEBCON BPS obiegach można umożliwić użytkownikom dodawanie załączników. Za załączniki uważamy pliki np. pdf, docx, xlsx, tiif i inne (w tym zip). Miejsce ich przechowywania jest szczególnie istotnym aspektem konfiguracji systemu. Jako że całe narzędzie WEBCON BPS opiera swoje działanie o bazę danych, także dokumenty – dodawane w obiegach jako załączniki – zapisywane są w bazie. Jednym ze sposobów przechowywania załączników jest utworzenie osobnej bazy załączników, ten artykuł, stworzony w formule Q&A, pozwoli odpowiedzieć na kilka najczęściej pojawiających się w kontekście tej bazy pytań.

Co to jest baza załączników i po co się ją tworzy?

Baza załączników to dedykowana baza danych, której jedynym zadaniem jest przechowywanie plików załączników. Po utworzeniu, baza ta zostaje połączona z wybraną bazą procesów. Ideą tworzenia odrębnej bazy dla załączników jest możliwość rozdzielenia miejsca składowania plików od danych biznesowych i konfiguracji procesów.

Potrzeba tworzenia dedykowanych baz załączników wynika z kilku aspektów:

  • Z uwagi na ilość i wielkość załączników dla wybranych procesów (np. faktura kosztowa, archiwum umów) wielkość bazy danych może osiągać kilka lub kilkanaście Terabajtów. Procedury backup/recovery dla takich baz są bardzo czasochłonne. Podział na dedykowane bazy danych pozwala znacząco skrócić i uprościć procedury Backupu.
  • W odróżnieniu od bazy głównej zawierającej metadane i całą historię dokumentów, a przez co chrakteryzującej się dużą ilością operacji I/O (zapis odczyt), bazy załączników charakteryzują się dużą objętością, ale stosunkowo niewielką ilością operacji I/O. O ile dla bazy głównej wymagane są szybkie systemy dyskowe (np. SSD) o tyle bazy załączników mogą być utrzymywane na stosunkowo wolnych (a przez to tańszych) dyskach.

Baza załączników

Zewnętrzna baza załączników składa się z dwóch tabel – tabela „GlobalParameters” zawiera konfigurację bazy, a tabela „WFAttachmentFiles” przechowuje pliki załączników.

Rys. 1. Budowa zewnętrznej bazy załączników.

 

Najważniejsze kolumny w tabeli WFAttachmentFiles to:

  • ATF_ID – ID wiersza,
  • ATF_ATTID – relacja do tabeli WFDataAttachmets w bazie zawartości,
  • ATF_WFDID – identyfikator elementu,
  • ATF_Value – treść załącznika w formie zakodowanej,
  • ATF_FileType – format pliku,
  • ATF_OrginalName – nazwa pliku

Jak utworzyć bazę załączników?

Bazę załączników można utworzyć podczas instalacji środowiska WEBCON BPS na serwerze. Można tego dokonać zaraz po utworzeniu bazy zawartości, na kroku „Kreacja bazy załączników”. W górnej części okna istnieje możliwość zmiany parametrów połączenia z bazą konfiguracyjną. Dolna część umożliwia wybór bazy procesów, z którą baza załączników ma zostać powiązana i stworzenie nowej bazy poprzez wprowadzenie wybranej przez użytkownika nazwy.

Rys. 2. Tworzenie bazy załączników podczas instalacji systemu WEBCON BPS

 

Baza załączników może zostać dodana do istniejącej instalacji. W tym celu w instalatorze WEBCON BPS wybierz zakładkę „Narzędzia do zarządzania aplikacją”.

Rys. 3. Widok Menu głównego instalatora Webcon BPS

 

Należy przejść do kroku „Tworzenie bazy danych”, zaznaczyć w drzewku wyboru „Bazy danych załączników” i wybrać opcję „Stwórz bazę załączników”:

Rys. 4. Dodawanie nowej bazy danych załączników dla istniejącej instalacji

 

W zakładce, która się pojawi należy podać informacje o nazwie tworzonej bazy, języku czy sposobie połączenia do bazy konfiguracyjnej.Rys. 5. Dodawanie nowej bazy danych załączników dla istniejącej instalacji

 

Jak usunąć bazę załączników?

Usuwanie bazy odbywa się w tym samym panelu co jej tworzenie (pokazano to na Rys. 4). Na zakładce „Kreacja bazy danych” należy zaznaczyć istniejącą bazę danych załączników po czym wcisnąć znak czerwonego „X” w prawym górnym rogu.

Rys. 6. Usuwanie bazy danych załączników

 

Czy baza załączników jest dostępna dla każdej licencji BPSa?

Nie. Możliwość utworzenia odrębnej bazy dla załączników istnieje tylko w licencji w wersji „Enterprise”. Wersja „Express” nie obsługuje tej funkcjonalności.

Ile można mieć baz załączników?

Można utworzyć wiele baz załączników, jednakże dla każdego procesu można przypisać tylko jedną bazę załączników.

Jak przypisać bazę do procesu?

Każdy nowo utworzony proces ma przypisaną domyślną bazę danych, taką jaka ustawiona jest w globalnej konfiguracji systemu. Listę wszystkich baz załączników oraz możliwość wyboru domyślnej znajdziemy w oknie „Konfiguracja systemu”, wybierając z menu „Parametry globalne”, a następnie „Bazy zawartości i załączników”.

Rys. 7. Ustawianie domyślnej bazy danych załączników

 

Istnieje również możliwość zdefiniowania domyślnej bazy załączników dla danego procesu. Po wybraniu procesu, dla którego chcemy dokonać zmiany, należy przejść do karty „Ustawienia” i zmienić bazę danych załączników w panelu „Baza załączników”.

Rys. 8. Zmiana bazy załączników w procesie

 

Dla każdego procesu można wybrać tylko jedną bazę danych załączników.

Zmiana bazy załączników w kontekście istniejących procesów

 Kiedy można zmienić bazę załączników?

W przypadku procesów, w których nie dodano jeszcze załączników, zmiana bazy jest dostępna z poziomu „WEBCON BPS Designer Studio”. Gdy w procesie dodane są już jakieś załączniki, możliwość zmiany bazy załączników w Studio nie będzie możliwa. Istnieje wtedy konieczność manualnej migracji załączników do nowej bazy, włącznie z aktualizacją danych w definicji procesu (więcej o migracji w podpunkcie „c”).

Czy dla istniejącego procesu można podpiąć bazę załączników?

Tak, jeżeli w istniejącym procesie nie ma dodanych żadnych załączników. W przeciwnym wypadku, taka zmiana nie będzie możliwa z poziomu „WEBCON BPS Designer Studio”. Należy wtedy przeprowadzić procedurę migracji załączników (więcej o migracji w podpunkcie „c”).

Migracja załączników – na czym polega?

Dane załączników przechowywane są w tabeli WFDataAttachments, a właściwy plik załącznika przechowywany jest w bazie wskazanej w konfiguracji procesu, w tabeli WFAttachmentFiles. Proces migracji załączników polega na wprowadzeniu danych do tabeli załączników w nowej bazie danych, usunięciu danych ze starej bazy, a ostatnim krokiem jest aktualizacja danych w definicji procesu, tak aby załączniki były pobierane z nowej bazy. Konieczne jest zapewnienie odpowiedniej ilości miejsca na dysku, zarówno dla bazy danych, jak i dla plików logu (2x wielkość przenoszonych załączników).

Co ze starymi plikami? Gdzie będą przechowywane?

Jeśli podczas procesu migracji załączników zdecydujemy się na usunięcie danych ze starej bazy, nie będą już one dostępne. Gdy ten krok zostanie pominięty, duplikaty danych pozostaną w starej bazie załączników.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *