Press Releases – akceptacja tekstów do publikacji

Idea aplikacji

Aplikacja Press Releases służy do monitorowania procesu pisania, korekty i wreszcie akceptacji tekstu przeznaczonego do publikacji. Umożliwia zdefiniowanie grup osób, które odpowiadają za jakość dokumentu oraz recenzują go z różnych perspektyw. Na każdym etapie pracy nad tekstem możliwe są konsultacje z autorem, cofnięcie tekstu do poprawy bądź odrzucenie całości proponowanej publikacji.

Procesy i obiegi

W skład aplikacji wchodzą dwa procesy:

Reviewers & Publisher to proces słownikowy definiujący zespół odpowiedzialny za dopuszczenie artykułu do druku. Zespół składa się z osób odpowiedzialnych za korektę tekstu [Proofreader Reviewer],  akceptację menadżerską [Managerial Reviewer], analizę prawną [Legal Reviewer] oraz wydanie dokumentu [Publisher].
Do każdej z wymienionych ról można przypisać kilka osób. Proces może zawierać kilka definicji zespołów, ale tylko jeden z nich może być w danej chwili aktywny.

Press Releases Management –  główny  proces zawierający  obieg [Press Release Review]. Jego kolejne kroki to start i wskazanie autora tekstu [Assigning], etap pracy nad tekstem [Writing], trzystopniowa korekta i akceptacja dokumentu [Proofreader Review], [Managerial Review] i [Legal Review] i wreszcie przekazanie tekstu do publikacji [Publishing].

Pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu możliwy jest dialog – pytania i odpowiedzi umieszczane są w polach komentarza, dostępnych w każdym kroku procesu.

Schemat obiegu głównego

Aktorzy i role

  • Osoba startująca obieg krokiem [Assigning]określa Autora publikacji [Author], datę do kiedy należy zatwierdzić tekst [Deadline], tytuł publikacji [Title] oraz datę wydania [Release Date].
  • Autor – wskazany w pierwszym kroku obiegu odpowiada za zawartość i kształt dokumentu [Writing]. Zmiany w dokumencie mogą być wprowadzane na podstawie konsultacji z osobami odpowiedzialnymi za korektę i akceptację tekstu.
  • Korektor tekstu – odpowiedzialny za pierwszą korektę tekstu [Proofreader Review]. Po sprawdzeniu dokumentu i ewentualnych konsultacjach z autorem kieruje go do akceptacji menadżerskiej.
  • Menadżer osoba, która otrzymuje zadanie na kroku [Managerial Review] i po ewentualnych konsultacjach z autorem przekazuje zadanie do działu prawnego.
  • Prawnik – na kroku [Legal Review] dokonuje weryfikacji prawnej tekstu
  • Wydawca – osoba wskazana jako odpowiedzialna za publikację tekstu [Publishing]

Zadania związane z korektą i akceptacją tekstu mogą być przypisane do kilku użytkowników. Wystarczy, jeśli jedna z nich wykona zadanie - obieg przejdzie do kolejnego kroku.

Analizy i raporty

Po imporcie aplikacji Press Releases w WEBCON BPS Portal dostępne są przyciski startowe uruchamiające proces Press Releases Management oraz zestaw raportów wspomagających zarządzanie procesem publikacji.

[All releases (per step)] – elementy znajdujące się we wskazanym w polu filtrowania kroku,

[All releases (search)] – wszystkie elementy wraz z aktywnym oknem wyszukiwania,

[My releases] – elementy zarejestrowane przez zalogowanego użytkownika

[Dictionaries] Reviewers – lista zespołów, które mogą oceniać i akceptować tekst przeznaczony do publikacji.

Wraz z aplikacją dostarczone są również dashboardy. Pierwszy, systemowy [System Dashboard] zawiera przyciski startowe i sugerowane raporty. Ich lista tworzy się na podstawie analizy pracy użytkownika – to te najczęściej używane.

Dashboard [Press Releases] jest przykładowym zestawem dostępnych elementów systemu – przycisków, raportów, liczników zadań (w kontekście bieżącej aplikacji). Może być dowolnie modyfikowany. W szczególności można go ustawić jako dashboard startowy.

FAQ

W jakim zakresie przykładowa aplikacja może być modyfikowana?

Zaimportowana aplikacja ma być przede wszystkim inspiracją do dalszej pracy. W WEBCON BPS Studio można modyfikować wszystkie dostępne formularze oraz pola, tworzyć lub usuwać poszczególne kroki. Układ graficzny przycisków, dostępne raporty oraz dashbordy można zmieniać na przykład uruchamiając WEBCON BPS Portal w trybie edycji.

Jak stworzyć nowy zespół osób odpowiedzialnych za publikację?

Zespół osób odpowiedzialnych za publikację to pozycja w słowniku Reviewers & Publishers. Aby ją dodać należy wystartować proces słownikowy i wskazać osobę (lub kilka osób) odpowiedzialnych za kolejne etapy recenzji. Należy pamiętać, że w danej chwili może być aktywny tylko jest zespół recenzujący.

Jak zmienić osoby zdefiniowane w słowniku Reviewers & Publishers?

Otworzyć raport [Dictionaries] Reviewers, a następnie element, który znajduję się w kroku [Active]. Wprowadzić go w tryb edycji, dokonać zmian i zatwierdzić je przyciskiem [Update].

W jaki sposób przypisywane są zadania do osób (grup) wskazanych w słowniku?

Na ścieżkach prowadzących do kroków, w których recenzowany jest tekst uruchamiane są akcje typu [Utwórz zadanie] [Create a task]. Reguła SQL wyszukuje w słowniku osoby odpowiedzialne za dany etap korekty, a akcja przypisuje zadanie w kolejnym kroku.

Jak zapisywane są informacje o tym, kto i kiedy zaakceptował zadanie?

Na ścieżkach wychodzących z kroków, w których recenzowany jest tekst, uruchamiane są dwie akcje typu [Zmień wartość pola] [Change value of single field]. Akcje wpisują w odpowiednie pola bieżącą datę [CurrentDate] i dane użytkownika, który zaakceptował zadanie [CurrentUser].

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *