Advances – zaliczki

Zaliczki/Advances

Idea aplikacji

Aplikacja  Advances wspiera procesy udzielania oraz rozliczania zaliczek dla pracowników.

Pracownik rejestruje zapotrzebowanie na zaliczkę. Zapotrzebowanie jest rozpatrywane przez jego przełożonego, a następnie przez osobę z działu finansów. Po uzyskaniu obu akceptacji wydatki są realizowane. Rozliczenie zaliczki polega na rozpisaniu realnie poniesionych kosztów. Akceptacja rozliczenia wymaga dwustopniowej weryfikacji.

Pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu możliwy jest dialog – pytania i odpowiedzi umieszczane są w polach komentarza, które dostępne są w każdym kroku procesu.

Procesy i obiegi

Aplikacja składa się z dwóch procesów:

Dictionary – to słownik, pozwalający na zdefiniowanie grupy osób z działu księgowego, której członkowie mają prawo do weryfikacji zaliczek i ich rozliczeń. Słownik może zawierać kilka definicji grup, ale tylko jedna z nich może mieć status aktywnej. W chwili aktywacji nowej grupy dotychczasowa aktywna traci swój status.

Advances – to podstawowy obieg, w którym kolejne kroki są kolejnymi etapami przyznawania i rozliczania zaliczki. Bezpośredni przełożony [Supervisor] to osoba wskazana na podstawie struktury organizacyjnej firmy (AD lub AAD). Do akceptacji zaliczki i jej rozliczenia przez dział finansowy wystarczy zgoda jednego z członków aktywnej grupy zdefiniowanej w słowniku.

Schemat obiegu głównego

Aktorzy i role

Pracownik [Employee] – rejestruje zapotrzebowanie na zaliczkę, wymieniając przewidywane wydatki. W kroku [Settlement of the advance] wprowadza informacje o realnie poniesionych kosztach.

Przełożony [Supervisor] – rozpatruje zapotrzebowanie na zaliczkę [Supervisor approval] oraz weryfikuje jej rozliczenie w kroku [Supervisor verification]. Domyślnie przełożony określany jest na podstawie struktury firmy – najczęściej opisanej w AD lub AAD.

Dział finansów [Accountant group] – to osoba lub grupa osób, która ma za zadanie zatwierdzić przyznanie zaliczki, a następnie weryfikuje i zatwierdza jej rozliczenie. Zespół finansowy definiowany jest w słowniku [Dictionary]. Zadanie jest wykonane jeśli przynajmniej jeden z członków grupy je wykona.

Analizy i Raporty

Po imporcie aplikacji Advances w WEBCON BPS Portal dostępne są przyciski startowe uruchamiające proces rozliczania zaliczek oraz otwierające słownik grup księgowych.

Systemowy dashboard [System Dashboard] zawiera przyciski startowe i sugerowane raporty. Ich lista tworzy się na podstawie analizy pracy użytkownika – to te najczęściej używane.

Portal wyposażony jest również w zestaw raportów wspomagających zarządzanie procesem:

[Dictionary] Groups – lista zespołów księgowych, które mogą oceniać i akceptować zaliczki

[All Advances] – prezentuje wszystkie procesowane zaliczki,

[All Advances (by step)] – pokazuje wszystkie zaliczki pogrupowane wg kroków

[Settelments details] – informacje o zaliczkach, które są w trakcie rozliczania (kroki Accounting i Supervisor verification) lub zostały rozliczone [Done/Settled].

Dashboard [Advances] jest przykładowym zestawem dostępnych elementów systemu – przycisków, raportów, liczników zadań (w kontekście bieżącej aplikacji). Może być dowolnie modyfikowany. W szczególności można go ustawić jako dashboard startowy.

Konfiguracja

Po imporcie aplikacji należy zdefiniować grupę Accounting Group za pomocą przycisku Add Group.

 

FAQ

W jakim zakresie przykładowa aplikacja może być modyfikowana?

Zaimportowana aplikacja ma być przede wszystkim inspiracją do dalszej pracy. Można modyfikować wszystkie dostępne formularze oraz pola, a także dodać lub usunąć poszczególne kroki obiegu w WEBCON BPS Studio. Układ graficzny przycisków, dostępne raporty oraz dashbordy można zmieniać także od strony interfejsu użytkownika, uruchamiając WEBCON BPS Portal w trybie edycji.

Jak stworzyć nowy zespół księgowy odpowiedzialny za rozpatrywanie zaliczek?

Zespół księgowy zapisany jest jako pozycja w słowniku [Dictionary]. Aby go dodać należy uruchomić proces słownikowy i wskazać osobę (kilka osób) odpowiedzialnych za weryfikację i akceptację zaliczek. System pilnuje, aby w danej chwili była aktywna tylko jedna grupa.

Jak zmienić osoby wchodzące w skład aktywnego zespołu księgowego? 

Otworzyć raport [Dictionary Groups], a następnie aktywną grupę księgową. Wprowadzić element w tryb edycji i dokonać zmian. Zatwierdzenie zmian następuje po naciśnięciu przycisku [Update].

W jaki sposób przypisywane są zadania do osób z aktywnej grupy księgowej?

Na ścieżkach prowadzących do kroków, w których zespół księgowy rozpatruje zaliczkę, uruchamiane są akcje typu [Utwórz zadanie] [Create a task]. Akcja działa na podstawie wzorca [Task assign – All users of the group], w którym reguła SQL wyszukuje w słowniku członków aktywnej grupy. Wystarczy, jeśli jedna z tych osób wykona zadanie – obieg przejdzie do kolejnego kroku.

Co się stanie, jeśli nie zdefiniujemy aktywnej grupy księgowej?

Na ścieżkach prowadzących do kroków, w których zaliczka rozpatrywana jest przez księgowość, uruchamiane są akcje typu Walidacja formularza [Validate form], które sprawdzają istnienie aktywnej grupy księgowej. Jeśli jej nie ma – na ekranie pojawi się komunikat z prośbą o uzupełnienie konfiguracji.

W jaki sposób na formularzu wyświetlana jest różnica pomiędzy zgłoszonym zapotrzebowaniem a rzeczywistym kosztem?

Wartość różnicy wyliczana jest regułą formularza [Calculate difference (Requested - (Settled amount))], wywoływaną na zmianę wartości w polu [Settled amount].

Format różnicy (jeśli różnica jest różna od zera - wyświetlana jest pomarańczową, pogrubioną czcionką, jeśli równa zero – zieloną) określa reguła formularza, wywołana na karcie atrybutu [Difference (Requested - Settled)], na zakładce Styl i zachowanie [Style and behavior]. Zawartość reguły zapisana jest w konfiguracji procesu Advances – [Form rules].

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *