Delegacje/Travel Request


  • Version 2020.1.2.163
  • Download 5
  • File Size 1.20 MB
  • Create Date 8 grudnia 2019

Idea aplikacji 

Aplikacja służy do obsługi procesu wyrażania zgody na delegacje/wyjazdy służbowe. Umożliwia uzyskanie akceptacji na wyjazd od przełożonego pracownika (autora) lub samą rejestrację wyjazdu dla osób, które są zdefiniowane w określonej grupie Active Directory.  

 Procesy i obiegi 

Travel Request – główny proces w aplikacji, w którym autor wniosku (pracownik) uzupełnia podstawowe pola dotyczące wyjazdu: termin od i do, miejsce wyjazdu oraz orientacyjny koszt związany z delegacją. Zadanie akceptacji wyjazdu trafia do przełożonego autora, który ma możliwość zatwierdzić lub odrzucić wyjazd. W przypadku kiedy autor zgłoszenia występuje w grupie „Board” akceptacja nie jest wymagana, następuje sam proces rejestracji delegacji. 

 Schemat obiegu głównego 

Aktorzy i role 

Autor wniosku (pracownik) po uruchomieniu procesu uzupełnia prosty formularz w którym określa termin wyjazdu oraz miejsce i orientacyjny koszt wyjazdu. Zadanie trafia następnie do przełożonego, który ma możliwość akceptacji (ścieżka Approve) lub odrzucenia wniosku (ścieżka Rejected).
Menadżer – zwierzchnik pracownika, otrzymuje zadanie akceptacji/odrzucenia w przypadku kiedy autor wniosku nie występuje w grupie „Board” 

Analizy i raporty 

Razem z procesem są zdefiniowane podstawowe raporty: 

All travel request – raport pokazujący wszystkie zgłoszenia wyjazdu oraz szczegóły procesu akceptacji 

My request – raport pokazuje wszystkie zgłoszenia wyjazdowe aktualnie zalogowanego pracownika 

FAQ 

W jaki sposób jest zrealizowana obsługa kroku „Board member?” 

W procesie Travel Request jest zdefiniowana reguła biznesowa „If user is a Board member”. Definicja tej reguły zwraca wartość True/False w zależności od warunku czy użytkownik rejestrujący wniosek występuje w określonej grupie Active Directory. W naszym przypadku jest to grupa „Board”. 

 W kroku logicznym „Board member?” w ustawieniach sterowania obiegiem występuje prosta reguła if/then która kieruje zadanie do akceptacji manedżera lub przechodzi do kroku końcowego procesu. 

 Czy można zautomatyzować dodawanie użytkowników do grupy AD Board? 

Tak. W tym celu należy zdefiniować dodatkowy proces w tej aplikacji. Po określeniu grupy AD którą chcemy użyć w procesie, wystarczy zbudować prosty obieg który po wyrażeniu zgody na dodanie użytkownika do grupy uruchomi akcję „Active Directory Add a user to a group”. 

 Jak powiązać delegacje ze statusem Poza biurem? 

Aby powiązać zatwierdzony wyjazd/delegację z kalendarzem Exchange, na wejście do kroku „Travel approved” należy zdefiniować akcję typu Exchange gdzie jako wartości dat należy podstawić pola z formularza. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *