Expense report – akceptacja wydatków


Expense report jest aplikacją wspierającą rozpatrywanie różnego rodzaju wniosków składanych przez pracowników.

Zarejestrowany wniosek, w zależności od wielkości kosztu, może być rozpatrzony tylko przez przełożonego lub przez przełożonego i wskazaną osobę odpowiedzialną z działu finansowego. Pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu możliwy jest dialog – pytania i odpowiedzi umieszczane są w polach komentarza, które dostępne są w każdym kroku procesu.

  • Aplikacja Expense report składa się z dwóch procesów:
  • Słowniki (Dictionaries), w którym zdefiniowane są dwa obiegi:
    • CFO Approvers wskazuje osobę z działu finansowego, która ma prawo do akceptacji wniosków powyżej ustalonego limitu (stała procesowa Expense limit)
    • Expense types – pozwala zdefiniować listę dopuszczalnych rodzajów kosztów
  • Expense report – to podstawowy obieg, w którym wniosek zarejestrowany przez pracownika (Register) musi zostać oceniony przez przełożonego (Manager approval), a następnie, jeśli jego wartość przekracza ustaloną kwotę (Expense limit), także zaakceptowany (lub nie) przez dyrektora finansowego (CFO Approval). Dyrektor finansowy to osoba wskazana w opisanym wyżej słowniku CFO Approvers.

Po instalacji aplikacji, w Webcon BPS Portal dostępne są przyciski startowe uruchamiające opisane wyżej obiegi: słowniki CFO Approvers i Expense types oraz obieg Expense report, zestaw podstawowych raportów ułatwiających analizę danych oraz dashboard Expense reports umożliwiający  zarówno uruchomienie wybranego obiegu jak i szybki dostęp do zdefiniowanych zestawień.


 

Ciekawostki techniczne:

  1. Akcje wykorzystane podczas konfiguracji obiegu Expense report to:
    1. Na ścieżce Submit wychodzącej z kroku Register akcja o nazwie Check if CFO approver configured, typu Walidacja pola sprawdza, czy w słowniku CFO Approvers poprawnie skonfigurowana jest osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie wniosków w dziale finansowym
    2. Na ścieżce Approve wychodzącej z kroku Manager approval zdefiniowano dwie akcje zmieniające wartość pól Approved by oraz Approval date. Akcje wpisują jako wartość wymienionych atrybutów osobę akceptującą wniosek i datę akceptacji.
    3. Na ścieżce Required z kroku warunkowego Over the limit akcja CFO Approver przypisuje zadanie osobie wskazanej w słowniku CFO Approvers
  2. W kroku warunkowym Over the limit sprawdzamy, czy łączna wartość wniosku przekracza ustaloną i zapisaną jako stała procesowa kwotę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *