Invoice processing – bardzo prosta faktura kosztowa


Invoice Processing – prosta aplikacja, dzięki której można:

  • zarejestrować fakturę kosztową i przypisać ją osobie odpowiedzialnej za podział kosztów i rozliczenia,
  • opisać ją analitycznie z uwzględnieniem miejsc powstawania kosztów, kategorii i projektów
  • przesłać do księgowości, sprawdzając czy faktura podlega rozliczeniu przez osobę odpowiedzialną oraz czy jej wartość nie wymaga akceptacji działu finansowego

Aplikacja składa się z dwóch procesów, w każdym z nich zdefiniowany jest jeden obieg dokumentów:

  • Dictionaries i obieg Contractor Details – pozwala na stworzenie słownika (listy) kontrahentów, zawierającego ich podstawowe dane. Każdy z kontrahentów może mieć status Aktywny lub Nieaktywny. Zapisane w słowniku informacje podlegają edycji (ścieżki Update).

    Słownik kontrahentów wykorzystywany jest w procesie obsługującym wprowadzanie faktur kosztowych (Invoice proces) jako źródło danych BPS.
  • Invoice proces, a w nim obieg Invoice workflow – podstawowy obieg odpowiedzialny za rejestrację, opis analityczny i ewentualne rozliczenie i akceptację działu finansowego.

Na etapie opisu analitycznego (krok Analytical breakdown) osoba odpowiedzialna określa, czy wymagane jest rozliczenie dokumentu oraz wprowadza jego wartość. W zależności od wprowadzonych danych kroki warunkowe (Need to be settled? oraz Need cost approval?) kierują obieg odpowiednimi ścieżkami.

Po instalacji aplikacji, w Webcon BPS Portal dostępne są przyciski startowe uruchamiające opisane wyżej obiegi: słownik Contractors Dictionary oraz obieg New Invoice, zestaw podstawowych raportów ułatwiających analizę danych oraz dashboard Invoice information umożliwiający  zarówno uruchomienie wybranego obiegu jak i szybki dostęp do wybranych zestawień.

Ciekawostki projektowe:

  1. Lista kontrahentów dostępna w kroku Analytical Breakdown oparta jest o źródło danych BPS [Invoice] – Dictionary – Contractors, na podstawie słownika tworzonego w systemie Webcon BPS, w obiegu Contractor Details
  2. Pomocnicze listy typów faktur, miejsc powstawania kosztów, kategorii i projektów zapisane są w źródłach danych typu Stała lista wartości, tworzonych bezpośrednio w Webcon BPS Studio (Źródła danych).
  3. Od wartości atrybutu Does invoice need to be settled? określanego w kroku Analytical breakdown zależą:
    1. ścieżka, która zostanie wybrana w kroku warunkowym Need to be settled?
    2. wyświetlanie parametru Payment date – warunek ustawiany jest na zakładce Edytowalność i wymagalność
  4. Krok warunkowy Need cost approval? sprawdza, czy wartość faktury jest większa niż 5000. Aby zastosować tu bardziej elastyczne rozwiązanie warto zamiast podawać w warunku konkretną wartość – zastosować stałe globalne (lub procesowe).
  5. Na ścieżce Send to invoice recipient sprawdzamy, czy w kroku Registration został dodany załącznik. Odpowiednia formuła walidująca wpisana jest na zakładce Parametry.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *