Invoice processing – bardzo prosta faktura kosztowa

  • Version 2020.1.2.227
  • Download 39
  • File Size 1.68 MB
  • Create Date 4 września 2019

Idea aplikacji

[Invoice processing] to prosta aplikacja, dzięki której można zarejestrować faktury kosztowe, a następnie przypisać je do osób odpowiedzialnych za podział kosztów i rozliczenia. Opis analityczny dokumentu uwzględnienia miejsca powstawania kosztów, kategorie i projekty. Opisany dokument przesyłany jest go do księgowości w celu realizacji płatności. W przypadku faktur o dużej wartości (tu powyżej 6000) wymagana jest dodatkowa akceptacja przełożonego.

Procesy i obiegi

Contractors – słownik kontrahentów zawierający ich podstawowe dane. Kontrahent może mieć status aktywny [Active] lub nieaktywny [Inactive]– w zależności od kroku obiegu, w którym się znajduje.
Słownik jest wykorzystywany w procesie głównym jako źródło danych BPS.

Invoice Type – lista typów faktur. Z każdym typem dokumentu powiązane są osoby odpowiedzialne za jego opis analityczny, rozliczenie w księgowości oraz akceptację, w przypadku transakcji o dużej wartości. Osobom tym są przypisywane zadania na kolejnych krokach obiegu.

Invoice workflow – główny obieg odpowiedzialny za rejestrację, opis analityczny oraz ewentualne rozliczenie i akceptację faktury przez dział finansowy.

Osoba rejestrująca dokument wprowadza dane kontrahenta [Contractor name] oraz numer faktury, datę sprzedaży i jej wartość. W zależności od typu faktury automatycznie wypełniane są atrybuty [Invoice receipient], [Accountant] i [Manager]. Wpisanym tu pracownikom będą przydzielane zadania w kolejnych krokach obiegu.

Parametr [Invoice paid?] określa czy faktura jest rozliczona (termin i data płatności przyjmowane są zgodnie z datą sprzedaży), czy nie. W drugim przypadku podajemy tylko termin płatności, a rozliczenie dokumentu nastąpi w księgowości – w kroku [Accountant].

Jeśli wartość transakcji jest większa od zadanego limitu (wartość zapisana jako stała globalna procesu – [Cost approval limit]) – obieg przechodzi przez dodatkowy krok [Cost approval], w którym przełożony dokument akceptuje (lub nie).

Schemat obiegu głównego

Aktorzy i role

Autor – rejestruje dokument, określa jego typ, jeśli dokument jest nierozliczony – wprowadza termin płatności oraz załącza skan faktury.

Invoice recipient – wykonuje opis analityczny faktury – rozbija koszty wg centrów kosztów, projektów i kategorii, których słowniki zdefiniowane są jako najprostszy model źródła danych – stałe listy wartości.

Manager – akceptuje transakcje, których wartość przekroczyła zadany limit (zapisany w konfiguracji jako stała procesowa [Cost approval limit])

Accountant – jeśli to konieczne rozlicza (wprowadza datę zapłaty) i archiwizuje fakturę.

Analizy i raporty

Po imporcie aplikacji, w WEBCON BPS Portal, w dashboardzie systemowym dostępne są przyciski startowe umożliwiające pracę z kolejnymi fakturami oraz uzupełnianie słowników kontrahentów i typów faktur. Aplikacja wyposażona jest też w zestaw  przykładowych raportów i dashboardów:

[Dict ]Contractors – słownik kontrahentów. Listę można uzupełniać z poziomu raportu – przycisk [New Contractor], umieszczony na górnej belce zestawienia.

[Dict] Invoice types – lista typów faktur, na której dla każdego z typów widoczne są osoby odpowiedzialne za opis analityczny, akceptację menadżerską i rozliczenia księgowe. Słownik można uzupełniać z poziomu raportu – przycisk [New Invoice Type], umieszczony na górnej belce zestawienia.

My active tasks – wszystkie aktywne zadania zalogowanego użytkownika, pogrupowane wg kroków, w których się znajdują.

Unpaid Invoices – zestawienie nierozliczonych dokumentów. Wskaźnik [PayDayIndicator] wyróżnia na czerwono te dokumenty, których termin płatności minął, na żółto te, których termin płatności przypada za mniej niż 4 dni, a na zielono te, których termin płatności jest bardziej odległy.

All Invoices – zestawienie wszystkich procesowanych dokumentów, bez względu na status i krok, w którym się znajdują

Archived Invoices – faktury, które przeszły przez cały obieg i znajdują się w kroku końcowym [Archive] lub [Rejected]. Dokumenty są pogrupowane wg kontrahentów.

Oprócz dashboardu systemowego aplikacja zawiera dashboard [Invoice Information]. Prezentowane są w nim informacje o bieżących zadaniach użytkownika (liczniki zadań) oraz raporty tabelaryczne wspomagający monitoring i analizę danych.

Konfiguracja

Aby móc korzystać z aplikacji, przed wprowadzeniem pierwszej faktury należy uzupełnić słowniki kontrahentów i typów faktur oraz listy centrów kosztów, projektów i kategorii.

FAQ

Jak zmienić wartości  atrybutów opisujących dokument analitycznie?

Centra kosztów, kategorie oraz projekty to słowniki zbudowane jako Stałe listy wartości. Aby je zmienić należy w WEBCON BPS Designer Studio otworzyć moduł Źródła danych Stałe listy wartości  i dokonać zmian w odpowiednich słownikach.

Czy konieczne jest tworzenie słownika kontrahentów?

Nie. Dane o kontrahentach można czerpać z zewnętrznych źródeł danych – np. systemu ERP. Takie źródło danych wraz z połączeniem należy zdefiniować w WEBCON BPS Studio, a następnie dane o kontrahencie przypisać do odpowiednich atrybutów na formularzu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *