Wnioski urlopowe/Leave of Absence


Idea aplikacji

Aplikację [Leave of Absence] można wykorzystać do rejestrowania wniosków o urlop lub zgłaszania planowanej nieobecności w pracy. W zależności od typu nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, wyjazd służbowy itd.) prośba musi zostać zaakceptowana przez przełożonego i dział HR lub odnotowana tylko przez pracownika HR.

Rodzaje nieobecności są definiowane w słowniku [Leave types].

Procesy i obiegi

[Leave types] – obieg słownikowy, w którym definiuje się typy nieobecności w pracy. Z każdym z rodzajów nieobecności powiązany jest parametr [Acceptation required], decydujący o tym, czy do akceptacji wniosku wymagana jest zgoda przełożonego, czy też wystarczy tylko potwierdzenie przyjęcia informacji przez dział HR.

[Leave request] – obieg główny, służący do rejestrowania wniosków o urlop lub zgłaszania nieobecności w pracy. W zależności od typu nieobecności, w kroku [Acceptation required?] zadanie jest traktowane:

  • jako zgłoszenie, kierowane bezpośrednio do działu HR

lub

  • jako wniosek, który wymaga akceptacji przełożonego. Po akceptacji informacja przekazywana jest do działu HR.

Schemat obiegu głównego

Aktorzy i role

  • Pracownik [Applied by] – osoba, która zgłasza wniosek o nieobecność w pracy. Jeśli robi to po raz pierwszy – musi określić, kto jest jej przełożonym [Author Superior] i kto z działu HR może przyjąć wniosek [HR Manager].
  • Przełożony pracownika [Author Superior] – może zatwierdzić lub odrzucić wniosek, bądź zażądać wyjaśnień od pracownika [Ask for clarification]
  • Pracownik z działu HR [HR Manager] – osoba potwierdzająca zgłoszenie nieobecności. Odpowiada za końcową weryfikację wniosku oraz potwierdzenie jego wpisu w systemie HR.

Analizy i raporty

My requests – pokazuje wszystkie wnioski aktualnie zalogowanego użytkownika, pogrupowane wg statusu (kroku), a następnie wg rodzaju nieobecności.

Requests in approval – raport przedstawia wszystkie aktywne (oczekujące na rozpatrzenie) wnioski pracowników.

Requests by employee – prezentuje wszystkie wnioski pogrupowane wg pracownika, a następnie wg typu nieobecności.

Employees unavailable today – informuje, którzy pracownicy i z jakiego powodu są dzisiaj nieobecni.

[Dictionary] Leave types – lista typów nieobecności. Z poziomu słownika można dodać nowy rodzaj nieobecności oraz edytować już istniejące.

Wraz z aplikacją importowane są również dashboardy:

System Dashboard wyposażony w przyciski startowe i zestaw najczęściej używanych raportów (system uczy się, które zestawienia są analizowane najczęściej)

Employee Dashboard – zaprojektowany z punktu widzenia pracownika. Prezentuje jego wszystkie dotychczasowe wnioski z podziałem wg ich statusu oraz typu nieobecności. Z wykresu można odczytać ilość zaakceptowanych/wykorzystanych dni w każdym z typów.

Manager Dashboard – w jednym miejscu zestawione są historia wniosków każdego z pracowników oraz informacja o osobach nieobecnych w dniu dzisiejszym.

Konfiguracja

Po zaimportowaniu aplikacji należy zdefiniować typy nieobecności, tworząc elementy procesu słownikowego [Dictionary] Leave types.

FAQ

Czy jest możliwość zgłoszenia wniosku w imieniu innej osoby niż aktualnie zalogowana?

Nie, formularz umożliwia rejestrację tylko dla aktualnie zalogowanego użytkownika. Aby umożliwić zgłaszanie wniosków w imieniu innej osoby, należy wyłączyć opcje tylko do odczytu dla atrybutu [Applied by] w WEBCON BPS Studio (Matryca Atrybutów).

Czy można zgłosić wniosek z datą wsteczną, np. od wczoraj?

Tak, ale na ekranie pojawi się stosowne ostrzeżenie. Reguła sprawdzająca obowiązuje dla atrybutu [Leave from] i jest zapisana na zakładce [Style and behavior].

Dlaczego atrybuty [Author superior] i [HR Manager] muszą być wypełnione przez użytkownika?

Wynika to wyłącznie z tego, że przykładowa aplikacja importowana jest w różne środowiska i w każdym z nich powinna działać. Osobom wskazanym w tych polach są przypisane zadania w kolejnych krokach obiegu.

Alternatywne rozwiązania mogą np. opierać się o strukturę firmy zapisaną w AD, AAD lub w zewnętrznym źródle danych. Inny pomysłem jest powiązanie typu nieobecności z osobą lub grupą osób z działu HR, które odpowiadają za weryfikację zgłoszenia.

W jaki sposób informować pracownika, że jego wniosek został zaakceptowany lub odrzucony?

Można skorzystać z opcji powiadomienia mailowego. Na wejściu [On entry] do kroków [Approved] oraz [Rejected] należy dodać akcję typu Powiadomienie mailowe.

Czy da się sprawdzać limit urlopu pracownika?

Tak, można pobrać tą informację z zewnętrznego źródła danych (np. Systemu HR) i w chwili startu obiegu zapisać ją na formularzu. Posiadając taki atrybut możemy wykorzystać go do stworzenia reguły biznesowej weryfikującej, czy pracownik ma prawo do żądanej ilości dni urlopu.

Czy można raportować nieobecności pracowników wg działów firmy?

Tak, jeśli informację o wydziale, do którego przypisany jest pracownik pozyskamy z zewnętrznego źródła danych lub, co jest najczęściej spotykaną sytuacją, z AD lub AAD (wraz z loginem pracownika zapisanym w polu [Applied by]).

Czy planowana nieobecność pracownika może zostać zapisana w kalendarzu MS Exchange?

Tak. Współpraca z MS Exchange pozwala na wpisanie planowanej nieobecności do kalendarza pracownika oraz na automatyczne ustawienie auto – odpowiedzi informującej o nieobecności. Po aktywacji wsparcia dla Exchange w ustawieniach systemowych, można użyć akcji Exchange Calendar oraz Out-of-office assistant.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *