Elementarz wdrożeniowca – usuwanie elementów workflow

Dotyczy wersji 8.3.x; Autor: Kamil Nędza

Opis działania

Człowiek nie jest nieomylny. Co zrobić jak już czynnik ludzki da o sobie znać w postaci błędnego dokumentu lub zdublowanej faktury? W systemie WEBCON BPS istnieje możliwość usunięcia elementu z poziomu formularza. Przycisk jest widoczny z trybie administratora oraz w przypadku odpowiedniej konfiguracji w WEBCON BPS Studio widocznej poniżej:

 

Widoczny poniżej na formularzu przycisk spowoduje usunięcie wszystkich powiązanych danych w bazie z danym elementem.

 

Korzystając z tej funkcjonalności należy mieć na uwadze zasadę jej działania:

• Usunięcie elementu jest nieodwracalne. Nie ma łatwej możliwości przywrócenia usuniętego w ten sposób dokumentu.
• W przypadku jeżeli zostanie usunięty „najświeższy” dokument o danej sygnaturze, zarejestrowanie nowego dokumentu poskutkuje utworzeniem w systemie dokumentu o tej samej sygnaturze.
• W przypadku jeżeli zostanie usunięty dokument o sygnaturze, która nie jest najnowszą, powstanie „dziura” w numeracji. Należy o tym pamiętać w przypadku projektowania krytycznych procesów finansowych, gdzie numeracja dokumentów powinna być jednolita.
• Jeżeli chcesz uniknąć „dziur” w numeracji sygnatury zablokuj użytkownikom możliwość usuwania dokumentów i udostępnij opcję anulowania dokumentu (opis w dalszej części artykułu).

 

Rzut oka na bazę danych

W systemie zostały utworzone 3 dokumenty:

• KB/2016/04/00001
• KB/2016/04/00002
• KB/2016/04/00003

 

Poniżej widać przykładowe dane dla KB/2016/04/00002 (dokument o ID 5687):

 

Następnie przechodzimy do elementu i usuwamy go za pomocą przycisku usuń:

 

Po tej operacji poprzednie zapytania zwracają następujący rezultat:

 

Z powyższego zrzutu ekranu widać, że element oraz powiązane z nim zadanie zostały usunięte.

 

Dodatkowo widać, że utworzona została kolejna wersja historycznego dokumentu. W przypadku jeżeli użytkownik omyłkowo usunął element dane nie są tracone, ale nie ma możliwości przywrócenia usuniętego dokumentu wraz z przywróceniem sygnatury. Informacja , że dokument został usunięty, jest odnotowywana w kolumnie WFH_IsVersionOfDeletedElement. W bazie można także zweryfikować kto usunął taki dokument.

 

Dodanie kolejnego elementu

 

W systemie istnieją elementy:

• KB/2016/04/00001
• KB/2016/04/00003

 

 

Następnie zarejestrowano kolejny element w systemie. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, nadano kolejny numer sygnatury – KB/2016/04/00004 (sygnatura KB/2016/04/00002 usuniętego dokumentu nie została utworzona). W systemie nigdy nie powstanie już dokument o sygnaturze KB/2016/04/00002.

 

Dobre praktyki: Anulowanie dokumentów

 

Aby uniknąć „dziur” w numeracji warto uniemożliwić użytkownikom usuwanie dokumentów dla procesów, w których ciągłość numeracji jest szczególnie ważna. W tym celu należy przejść do ustawień globalnego szablonu formularza obiegu i po prawej stronie w sekcji „Menu formularza” odznaczyć opcję „Widoczny przycisk Usuń”:

 

Następnie w pierwszej kolejności dodaj negatywny krok końcowy o jednoznacznej nazwie, np. „Anulowane”. W miejscach, w których ma być możliwość anulowania dokumentu, umieścić ścieżki prowadzące do dodanego kroku:

 

W parametrach ścieżki warto także:

• Usunąć walidację i wymagalność – anulując dokument zazwyczaj nie jest niezbędne podanie danych
• Ustawić wymagany komentarz – aby użytkownik podał przyczynę anulowania dokumentu
• Zmienić styl przycisku na czerwony – aby był czytelny dla użytkownika

 

 

Dzięki takiemu podejściu, dokumenty znajdujące się w systemie będą bardziej czytelne, nie będzie występowała „dziurawa” numeracja sygnatur oraz administrator systemu uniknie sytuacji, gdzie znikają ważne dokumenty, gdyby użytkownik omyłkowo usunął dokument.