email w BPS – powiadomienia masowe

Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Dawid Golonka

 

Wprowadzenie

Jedną z ważniejszych funkcjonalności systemu WEBCON BPS jest możliwość komunikacji z użytkownikami poprzez wysyłanie do nich wiadomości e-mail. W zależności od potrzeb, wysyłane przez system maile mogą dotyczyć informacji o akcjach wykonanych w obiegu, czy powiadamiać użytkownika o nowym zadaniu.

Jeśli w organizacji system jest wykorzystywany do obsługi wielu procesów biznesowych, może dojść do sytuacji, w której to użytkownicy będą otrzymywali tak dużą ilości maili z powiadomieniami o nowych zadaniach, że będzie to dezorganizowało ich pracę.

System WEBCON BPS umożliwia skorzystanie z funkcji powiadomień masowych – dzięki niej możliwe jest grupowanie powiadomień o nowych zadaniach użytkownika i wysłanie ich listy w jednej wiadomości e-mail o określonej godzinie (bądź godzinach). Istnieje możliwość wskazania procesów, które mają być w ten sposób obsługiwane.

Informacje na temat konfiguracji powiadomień masowych dotyczących wcześniejszych wersji systemu można znaleźć w artykule Email w BPS – powiadomienia masowe.

Konfiguracja powiadomień masowych

W celu włączenia obsługi funkcjonalności powiadomień masowych, należy w BPS Designer Studio przejść do zakładki „Konfiguracja systemu”, a następnie z menu po lewej rozwinąć sekcję „Parametry globalne” i z podmenu „Powiadomienia e-mail” wybrać pozycję „Powiadomienia masowe”.

 

Następnie należy zaznaczyć opcję „Aktywne” w górnej części interfejsu. Pole „Czasy wysyłania powiadomień” służy do wprowadzenia godzin, w których ma następować wysyłka powiadomień, w zależności od charakterystyki i godzin pracy w danej organizacji. W polu „Wyjątki” istnieje możliwość podania „wyjątków”, czyli osób lub grup, dla których funkcja powiadomień masowych pozostanie nieaktywna.

W panelu „Ustawienia wdrożeniowe” jest możliwość ustawienia przekierowania wysyłanych wiadomości e-mail na podany adres. Opcja ta jest szczególnie przydatna we wdrażaniu produkcyjnym systemu bądź w celach szkoleniowych.

 

Po zapisaniu wprowadzonych ustawień, system poprosi nas o ponowne wczytanie konfiguracji procesu. Pozostając w zakładce „Konfiguracja systemu”, przechodzimy do pozycji menu „Konfiguracja serwisów”, po czym wybieramy nasz serwis z podmenu „Serwisy”. Na górnej belce należy kliknąć przycisk „Wczytaj ponownie konfigurację”.

 

Konfiguracja powiadomień masowych w procesie

Aby dodać interesujący nas proces do listy procesów obsługiwanych przez powiadomienia masowe, należy na drzewku danego procesu wybrać zakładkę „Konfiguracja”, a w dalszej kolejności przejść do pozycji „Powiadomienia masowe”.

Aby aktywować bądź dezaktywować funkcję masowych powiadomień dla procesu należy skorzystać z opcji „Pokaż proces w liście aktywnych zadań w mailu podsumowującym”. W panelu „Zawartość” można wybrać opcję umożliwiającą dołączenie szczegółów zadania do wiadomości mailowej, a także dokonać wyboru atrybutów, które mają się pojawić w danym powiadomieniu, oraz ustalić ich kolejność. W prawym panelu znajduje się okno „Wyjątki”, gdzie możliwe jest określenie osób lub grup, do których nie będą wysyłane szczegóły zadań danego procesu w masowym powiadomieniu.

Uwaga!

Skonfigurowanie powiadomień masowych dla procesu nie oznacza automatycznego wyłączenia powiadomień standardowych zdefiniowanych w procesie. Jeżeli powiadomienia masowe mają być jedynym rodzajem powiadomień dla procesu, należy wyłączyć powiadomienia standardowe.

Przykład

Po prawidłowym skonfigurowaniu powiadomień masowych o wskazanej godzinie system wyśle do użytkowników wiadomość e-mail z zestawieniem liczby aktywnych zadań w poszczególnych procesach (wraz z wyszczególnieniem liczby nowych zadań), a także – również w formie tabelarycznej – zestawienie aktywnych zadań w poszczególnych procesach.

Wygląd przykładowej wiadomości: