Dotyczy wersji 2025 R1 i powyżej; autor: Krystyna Gawryał
Wprowadzenie
W wersji 2025 R1 WEBCON BPS wprowadzono funkcjonalności Faz obiegu oraz Aktorów obiegu, które mają na celu wizualny podział kroków i przypisanych do nich zadań odpowiednio według etapów realizacji (faz) oraz osób odpowiedzialnych za ich wykonanie (aktorów). Łącznie funkcjonalności te tworzą dodatkową warstwę wizualizacji obiegu, czyniąc go bardziej przejrzystym i ułatwiając jego zrozumienie.
W niniejszym artykule opisano te funkcjonalności na przykładzie obiegu dla procesu wdrażania nowego systemu księgowego.
Przypadek biznesowy
Przykładowy obieg dla procesu wdrażania nowego systemu księgowego obejmuje 3 fazy, 8 kroków oraz 3 aktorów. Poniżej znajduje się krótki opis poszczególnych faz i kroków tego obiegu wraz z ich założeniami.
Faza 1: Analiza wymagań i planowanie
Aktorzy: Specjalista ds. Ryzyka i Analiz, Kierownik ds. Rachunkowości
Krok 1 (startowy): Rejestracja wymagań i tworzenie specyfikacji
Opis: Specjalista ds. Ryzyka i Analiz dokonuje analizy potrzeb księgowych przedsiębiorstwa, sporządza dokument wymagań funkcjonalnych, w którym określa funkcje, jakie system księgowy powinien obsługiwać. Dokonuje analizy rynkowej i podaje przykłady produktów, które spełniają określone wcześniej wymagania.
Krok 2: Weryfikacja wstępna
Opis: Dokument wymagań funkcjonalnych jest przesyłany do Kierownika ds. Rachunkowości do weryfikacji. Kierownik może go zaakceptować lub odrzucić (np. z uwagi na przekroczenie dostępnego budżetu, niezgodność zaproponowanych produktów z normami jakościowymi). Może także go zwrócić do Specjalisty ds. Ryzyka i Analiz w celu uzupełnienia brakujących informacji. W przypadku akceptacji, Kierownik wybiera jeden spośród zaproponowanych produktów księgowych, który zostanie wdrożony w firmie.
Krok 3: Tworzenie planu wdrożenia
Opis: Kierownik ds. Rachunkowości, po zatwierdzeniu wymagań funkcjonalnych, tworzy „Plan wdrożenia”, który uwzględnia harmonogram, zasoby i alokację budżetu przeznaczonego na realizację projektu. Plan ten obejmuje także etapy szkoleń dla użytkowników systemu księgowego. Kierownik wysyła plan i zlecenie implementacji systemu do Specjalisty ds. IT.
Faza 2: Implementacja systemu
Aktor: Specjalista ds. IT
Krok 4: Instalacja i konfiguracja
Opis: Specjalista ds. IT, opierając się na „Planie wdrożenia”, wdraża i konfiguruje system księgowy. Na bieżąco sporządza „Raport z postępów implementacji”, który obejmuje opis przeprowadzonych działań oraz napotkanych problemów. Do obiegu dodawana jest również odpowiednia dokumentacja techniczna (w tym instrukcje instalacji i użytkowania systemu, umowy licencyjne itp.).
Krok 5: Testowanie
Opis: Specjalista ds. IT przeprowadza testy systemu księgowego. Sprawdza np., czy zainstalowane zostały wszystkie wymagane komponenty, czy wprowadzane dane są bezpieczne lub czy program łączy się z systemami zewnętrznymi i poprawnie pobiera z nich dane. Uzupełnia formularz zawierający wyniki testów oraz wnioski. Przekazuje protokół testów do Kierownika ds. Rachunkowości.
Faza 3: Ocena i przekazanie do eksploatacji
Aktor: Kierownik ds. Rachunkowości
Krok 6: Weryfikacja powdrożeniowa
Opis: Kierownik sprawdza działanie systemu i ocenia jego zgodność z potrzebami biznesowymi. Może go zaakceptować lub, w przypadku wykrycia niezgodności, zdecydować o cofnięciu procesu do fazy implementacji.
Krok 7 (końcowy, pozytywny): Akceptacja i przekazanie do użytku
Opis: Kierownik pozytywnie ocenił wdrożony system i nadzoruje jego przekazanie do Działu Księgowości. Jednocześnie zaakceptował powiązaną dokumentację, co formalnie kończy proces wdrożenia systemu księgowego.
Krok 8 (końcowy, negatywny): Odrzucenie
Opis: Kierownik odrzucił system z uwagi na niezadowalające wyniki testów, występujące błędy, wykryte zagrożenia bezpieczeństwa danych itp. Może cofnąć obieg do kroku „Weryfikacji wstępnej”, aby wybrać inny system księgowy spełniający określone wcześniej wymagania funkcjonalne.
Gotowy schemat graficzny opisanego powyżej obiegu może wyglądać następująco:
Stworzenie tego przykładowego projektu obiegu jest możliwe z wykorzystaniem funkcjonalności, które pojawiły się m.in. w nowej, webowej odsłonie Schematu graficznego w WEBCON BPS Designer Studio w wersji 2025 R1.
Zmiany funkcjonalne WEBCON BPS
Designer Studio
Funkcje Faz obiegu oraz Aktorów obiegu można włączyć w WEBCON BPS Designer Studio, zaznaczając odpowiednie pola wyboru w sekcji Opcje obiegu w zakładce Definicja i kroki okna konfiguracyjnego obiegu.
Wówczas na Schemacie graficznym pojawiają się trzy domyślne fazy: Start, Realizacja i Zakończenie oraz dwaj aktorzy: Aktor 1 i Aktor 2. Projekt całego istniejącego obiegu jest domyślnie umieszczany w fazie Realizacja i/lub na poziomie Aktora 1. W przypadku nowo utworzonych aplikacji, procesów standardowych i ich obiegów funkcjonalność Faz obiegu jest włączana automatycznie – krok startowy przyporządkowywany jest do fazy Rozpoczęcie, a krok końcowy do fazy Zakończenie. W miarę rozbudowywania obiegu o nowe kroki możliwe jest ich przeciąganie w dowolne pola faz/aktorów, a także dodawanie i usuwanie faz i aktorów za pomocą menu dostępnego po kliknięciu na ich nazwy. Wybierając jeden z dedykowanych przycisków, nową fazę można dodać po lewej lub po prawej stronie aktualnie edytowanej fazy. Podobnie, nowego aktora można dodać powyżej lub poniżej aktualnie edytowanego aktora.
Wybranie przycisku Edytuj w tym menu (ikona ołówka) otwiera okno Właściwości, gdzie możliwa jest zmiana nazwy, opisu i dokumentacji fazy oraz ich tłumaczeń.
Podobne okno dostępne jest dla aktorów:
Bezpośrednio na schemacie można także zmieniać rozmiar poszczególnych bloków faz/aktorów, przy czym ich minimalny rozmiar to 400 px.
Włączenie funkcjonalności Faz obiegu jest jednoznaczne z włączeniem w sekcji Kroki (zakładka Definicja i kroki) grupowania i sortowania kroków obiegu według zdefiniowanych faz.
Uwaga: począwszy od wersji 2025 R1 w tym miejscu nie można już dodawać nowych kroków; jest to możliwe wyłącznie z poziomu Schematu graficznego.
Informacje na temat zdefiniowanych faz i aktorów są również udostępniane w dedykowanych rozdziałach dokumentacji generowanej dla danego procesu.
Formularz i jego konfiguracja
Włączenie Faz obiegu wprowadza także zmiany w Globalnym szablonie formularza w Designer Studio, gdzie w sekcji Obszary systemowe pojawia się kontrolka Faz obiegu. Jej zadaniem na formularzu jest informowanie użytkownika, w jakiej spośród zdefiniowanych faz aktualnie znajduje się element obiegu. Kliknięcie na tę kontrolkę w oknie konfiguracyjnym powoduje pojawienie się węzła Właściwości, gdzie można wybrać jeden z dwóch Typów wizualizacji obszaru: Oś lub Bloczki. Dla nowo utworzonych obiegów obszar Fazy obiegu jest automatycznie dodawany w górnym panelu formularza.
Podział kroków na fazy jest widoczny także na Matrycy atrybutów. Co więcej, włączenie funkcjonalności determinuje zawartość jej zakładki Standardowe obszary – wówczas wiersz Kroki zostaje zastąpiony wierszem Fazy i kroki.
Jednocześnie w Panelu informacyjnym na formularzu kroki wyświetlane są z podziałem na fazy. (Na zrzucie poniżej zaznaczono również wspomnianą wcześniej kontrolkę Faz obiegu, której widoczność skonfigurowano w Globalnym szablonie formularza).
Analogicznej zmianie po włączeniu Faz obiegu ulega opcja Kroki w sekcji Widoczność obszarów (zakładka Formularze w bieżącym kroku okna edycji kroku).
Designer Desk i Projekt procesu
Funkcjonalności Faz obiegu i Aktorów obiegu są dostępne również w WEBCON BPS Designer Desk oraz w sekcji Projekt procesu w Portalu.
W Designer Desk możliwe jest ich włączanie i wyłączanie funkcjonalności, przyporządkowywanie do nich poszczególnych kroków, edycja liczby, nazw i opisów faz i aktorów, prezentacja informacji na temat Faz obiegu na formularzu i Matrycy atrybutów, czy też uwzględnienie danych na temat faz i aktorów w wygenerowanej dokumentacji prototypu.
Z kolei w sekcji Projekt procesu w Portalu wyświetlane są ustawienia faz i aktorów wprowadzone w WEBCON BPS Designer Studio, a uprawnieni użytkownicy mają możliwość zmiany ich metadanych (nazw, opisów, dokumentacji i tłumaczeń).
Podsumowanie
Fazy i aktorzy obiegu, oprócz oczywistych funkcji związanych z organizacją i prezentacją danych, mogą mieć kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania, kontroli i optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie. Pomagają one w precyzyjnym określeniu, kto jest odpowiedzialny za dany etap, jakie zadania powinny być wykonane oraz jak dokumenty i informacje przepływają przez poszczególne działy organizacji. Ponadto zdefiniowanie faz i aktorów umożliwia lepsze określanie zakresu odpowiedzialności i podziału prac, a także zarządzanie ryzykiem związanym z błędami, co jest szczególnie istotne w przypadku złożonych zadań i projektów.
