Historia elementu w WEBCON BPS Portal

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2022.1.4 i powyżej, autor: Krystyna Gawryał

Wprowadzenie

Historia elementu to obszar, w którym użytkownik może sprawdzić, jakie działania były podejmowane w ramach Obiegu. Historia zawiera szczegółowe informacje na temat kroków podjętych przez użytkownika oraz ścieżek, którymi przechodził, aby wykonać przydzielone mu zadanie i zakończyć obieg.

Niniejszy artykuł stanowi zestawienie najważniejszych informacji dotyczących Historii elementu w WEBCON BPS Portal oraz związanych z nią funkcjonalności.

 

Dostępność na Portalu

Na WEBCON BPS Portal dostęp do Historii możliwy jest z poziomu elementu. Aby do niej przejść, należy kliknąć na ikonę zegara widoczną w prawym górnym rogu na Portalu.

 

Rys. 1. Ikona Historii na Portalu

 

Uwaga: powyższa ikona dostępna jest wyłącznie dla elementów, które zostały zapisane lub w ramach których nastąpiło przejście co najmniej jedną ścieżką.

 

Informacje wyświetlane w Historii elementu

Historia elementu swoim wyglądem przypomina stabelaryzowaną oś czasu i zawiera szereg informacji rozmieszczonych w naprzemiennie pokolorowanych wierszach. Poniżej przedstawiono przykład Historii prostego obiegu, na który składają się tylko dwa kroki: startowy i rejestracja kontrahenta.

Rys. 2. Przykładowa Historia elementu

 

Historia zawiera informacje dotyczące elementu, jego obiegu oraz operacji wykonywanych na nim przez użytkowników. O ile nie zdefiniowano odpowiedniej reguły ograniczenia widoczności, w Historii wyświetlane są również nazwy wszystkich atrybutów formularza wraz z wprowadzonymi dla nich wartościami, nawet jeśli na Matrycy atrybutów użytkownik oznaczył je jako niewidoczne.

Uwaga: Historia nie zawiera informacji dotyczących atrybutów z grupy Prezentacja danych oraz niektórych atrybutów z grupy Atrybuty specjalne.

 

Na Rys. 3. zaznaczono poszczególne elementy Historii, a poniżej podano ich objaśnienia.

Rys. 3. Przykładowa Historia elementu z oznaczeniem poszczególnych informacji

 

(1) Użytkownik, który przeszedł ścieżką oraz data i godzina przejścia

(2) Nazwa ścieżki

(3) Nazwy kroków

(4) Informacje na temat wersji elementu obiegu i jej autora

(5) Nazwy typu i podtypu formularza

(6), (8) Atrybuty systemowe

(9) Atrybuty zdefiniowane przez użytkownika

 

Warto zwrócić uwagę na to, że wygląd atrybutów i ich wartości w Historii jest jednolity, niezależnie od stylów CSS zdefiniowanych dla tych elementów na formularzu.

Ponadto na samej górze, po lewej stronie okna Historii wyświetlana jest Sygnatura elementu oraz menu opcji, takich jak: Powrót do elementu, Rozwiń wszystko i Zwiń wszystko.

 

Rys. 4. Sygnatura elementu i akcje dostępne w Historii

 

Po wybraniu opcji Powrót do elementu otwierany zostaje podgląd aktualnej wersji formularza, natomiast Rozwiń wszystko i Zwiń wszystko to opcje wykorzystywane do wyświetlania informacji dotyczących poszczególnych wersji elementu, w przypadku gdy ich liczba jest znacząca i część danych pozostaje ukryta. Analogiczną funkcję do opcji Rozwiń wszystko pełni ikona plusa znajdująca się obok nazw ścieżek – po kliknięciu na tę ikonę wyświetlane zostają częściowo ukryte wcześniej informacje odnoszące się do wszystkich wersji elementu.

Co więcej, klikając na ikonę lupy, użytkownik może sprawdzić, jak historycznie wyglądał element w wybranej wersji.

 

Rys. 5. Oś czasu Historii z zaznaczonymi: ikoną Rozwiń wszystko i ikoną lupy

 

Ikony kroków w Historii elementu

Wygląd ikon, jakimi oznaczono rodzaje kroków w Historii jest zbliżony do elementów graficznych przypisanych poszczególnym krokom na etapie projektowania obiegu. Ikony i ich znaczenie wyszczególniono w Tabeli 1.

 

Tabela 1. Ikony kroków w Historii elementu wraz z objaśnieniem

Ikona Znaczenie
Krok startowy
Krok pośredni
Krok oczekiwania na podobiegi
Krok końcowy pozytywny
Krok końcowy negatywny
Krok systemowy
Krok sterowania obiegiem

 

 

Działania na elemencie a oznaczenia kolorystyczne w Historii

Edycja elementu możliwa jest na każdym kroku obiegu, a w niektórych przypadkach nawet po zakończeniu obiegu. Wszystkie zmiany w obrębie elementu odzwierciedlane są również w Historii, tak aby poinformować użytkownika, co, przez kogo i na jakim etapie zostało zmienione. Aby ułatwić interpretację wprowadzanych zmian, w Historii są one automatycznie oznaczane odpowiednimi kolorami w następujący sposób:

  • kolor zielony – wprowadzenie/dodanie nowej informacji
  • kolor czerwony – zmiana informacji (zastąpienie inną)
  • kolor czerwony i przekreślenie – usunięcie informacji / nadpisanie załącznika

 

Rys. 6. przedstawia Historię elementu, dla którego na pewnym etapie wprowadzono zmiany. Modyfikacje te zostały zaznaczone odpowiednimi kolorami zgodnie z legendą powyżej.

Rys. 6. Historia elementu z oznaczeniem kolorystycznym dokonanych zmian

 

Co więcej obok nazwy zmodyfikowanego załącznika pojawiła się dodatkowa ikona zegara, po kliknięciu której wyświetlany jest dymek ze szczegółową historią zmian odnoszących się do załącznika.

Oznaczenie graficzne zmian elementu w Historii może różnić się w zależności od atrybutu. Na przykład, po wprowadzeniu zmian na Liście pozycji, ikona tego atrybutu zmienia kolor na zielony (niezależnie od tego, czy dodano, zmieniono czy usunięto jej dane) i obok pojawia się mały plus. Po kliknięciu na ikonę wyświetlany jest podgląd dokonanych zmian.

Rys. 7. Ikona Listy pozycji w Historii po wprowadzeniu zmian wraz z ich podglądem

 

Widoczność danych w Historii związana z ustawieniami systemu

  • Konfiguracja atrybutu

O tym, czy dany atrybut będzie widoczny na formularzu – a zatem i w Historii elementu – można zdecydować poprzez wprowadzenie reguły widoczności dla tego atrybutu. Aby tego dokonać, podczas konfiguracji atrybutu, w zakładce Widoczność w polu Ograniczenie widoczności na formularzu należy wpisać odpowiednią regułę biznesową. Atrybut będzie widoczny, o ile reguła ta zwróci wartość TRUE, POSITIVE lub 1. Jeśli reguła zwróci jakiekolwiek inne wartości, atrybut będzie niewidoczny.

Z drugiej strony, jeśli osoba projektująca obieg chce, aby dany atrybut był zawsze widoczny w Historii elementu, niezależnie od uprawnień użytkowników i wprowadzonej reguły, to w tej samej zakładce powinna zaznaczyć pole wyboru Zawsze pokazuj w historii elementu.

 

Rys. 8. Zawartość zakładki Widoczność z zaznaczonymi: polem Ograniczenie widoczności na formularzu i polem wyboru Zawsze pokazuj w historii elementu

 

Rys. 9. przedstawia przykładową regułę, która powoduje, że dane klienta (grupa atrybutów o nazwie „Client information”, patrz Rys. 8.) będą widoczne tylko dla wybranych użytkowników (w tym przypadku członków zarządu) zarówno na formularzu, jak i w Historii elementu.

 

Rys. 9. Przykładowa reguła ograniczająca widoczność atrybutu na formularzu i w Historii elementu

 

Zdefiniowanie powyższej reguły spowoduje, że po zakończeniu obiegu użytkownik niebędący członkiem zarządu (lub administratorem) nie zobaczy w Historii danych klienta.

 

Rys. 10a. Podgląd elementu widoczny dla administratora po zakończeniu obiegu

 

Rys. 10b. Podgląd Historii elementu w trybie administratora po zakończeniu obiegu przy aktywnej regule ograniczającej widoczność

 

Rys. 10c. Podgląd Historii elementu w trybie standardowym przy aktywnej regule ograniczającej widoczność – brak dostępu do danych klienta

 

Poniżej przedstawiono podgląd Historii tego samego elementu po zaznaczenie opcji Zawsze pokazuj w historii elementu, również w przypadku wprowadzenia reguły ograniczającej widoczność grupy atrybutów „Client information” (Rys. 9.).

 

Rys. 10d. Podgląd Historii elementu w trybie standardowym po zdefiniowaniu reguły ograniczającej widoczność jak wyżej i zaznaczeniu opcji Zawsze pokazuj w historii elementu

 

Ponadto, jeśli, konfigurując atrybut, w zakładce Styl i zachowanie w sekcji Zachowanie użytkownik oznaczy go jako Atrybut archiwalny, to zostanie on domyślnie wyświetlony w Historii elementu. Natomiast w przypadku zdefiniowania Atrybutu technicznego, atrybut będzie widoczny w Historii elementu wyłącznie w trybie administratora.

 

Rys. 11. Zawartość zakładki Styl i zachowanie z zaznaczoną sekcją Zachowanie

 

  • Konfiguracja kroku

Zmiana ustawień widoczności atrybutu na formularzu (czyli także w Historii elementu) jest możliwa również z poziomu kroku. Aby tego dokonać, na wybranym kroku należy zerwać dziedziczenie ustawień atrybutu. W tym celu użytkownik powinien kliknąć w ikonę narzędzi obok nazwy atrybutu, co spowoduje, że wyświetlone zostanie okno z zakładką Ogólne. W zakładce tej znajduje się pole o nazwie Ograniczenie widoczności, w którym należy wpisać odpowiednią regułę. Jeśli reguła widoczności zwróci wartości TRUE, POSITIVE lub 1, atrybut będzie widoczny na tym kroku w Historii elementu. Jeśli reguła zwróci jakiekolwiek inne wartości, wówczas atrybut nie będzie widoczny.

 

Rys. 12. Pole Ograniczenie widoczności w zakładce Ogólne

 

Po wprowadzeniu odpowiedniej reguły widoczność atrybutu w Historii elementu zostanie ograniczona. Jest to sytuacja analogiczna do użycia tej reguły podczas konfiguracji atrybutu, z tym że w tym przypadku atrybut nie będzie widoczny w Historii elementu począwszy od wybranego kroku.

Rysunki poniżej przedstawiają podgląd Historii elementu dla odpowiednio administratora (Rys. 13a.) i użytkownika z przydzielonym zadaniem (Rys. 13b.) w przypadku zerwania dziedziczenia ustawień i wprowadzenia reguły ograniczającej widoczność grupy atrybutów „Client information” (patrz Rys. 9) na kroku startowym.

 

Rys. 13a. Podgląd Historii elementu w trybie administratora po zerwaniu dziedziczenia ustawień grupy atrybutów

 

Rys. 13b. Podgląd Historii elementu w trybie standardowym po zerwaniu dziedziczenia ustawień grupy atrybutów

 

W związku z powyższym, jeśli administrator nie chce, aby wskazani użytkownicy mieli dostęp do informacji poufnych nie tylko na formularzu, ale i w Historii elementu, to powinien zerwać dziedziczenie ustawień powiązanych z nimi atrybutów na kroku, na którym takie informacje poufne są wprowadzane na formularzu.

 

Dane widoczne w Historii dla użytkownikówz różnymi poziomami uprawnień

  • Administrator

Administratorowi przysługuje najszerszy zakres uprawnień, także w odniesieniu do Historii elementu. Osoba pracująca w trybie administratora widzi kompletne informacje dotyczące wszystkich wersji elementu, wprowadzanych zmian oraz użytkowników, którzy mają lub mieli przydzielone zadania w ramach obiegu.

 

Rys. 14a. Historia elementu widoczna dla administratora

 

  • Użytkownik, który uczestniczy(-ł) w edycji elementu

O ile dla poszczególnych atrybutów nie zdefiniowano odpowiednich reguł ograniczających ich widoczność na formularzu, to użytkownik z przydzielonym zadaniem w ramach elementu w Historii zobaczy dokładnie te same dane, co administrator, nawet jeśli nie miał do nich dostępu na formularzu podczas realizacji zadania (odznaczenie widoczności na Matrycy atrybutów).

 

Rys. 14b. Historia elementu widoczna dla użytkownika z przydzielonym zadaniem na jednym z kroków obiegu w przypadku braku zdefiniowania reguły ograniczającej widoczność atrybutu(-ów)

 

W związku z tym, jeśli administrator nie chce, aby wybrani użytkownicy mieli dostęp do informacji poufnych zarówno na formularzu, jak i w Historii elementu, to powinien koniecznie zdefiniować odpowiednie reguły ograniczające widoczność powiązanych z nimi atrybutów, tak jak opisano powyżej.

 

  • Pozostali użytkownicy

Użytkownicy, którzy w żaden sposób nie uczestniczą w realizacji zadania i którym nie nadano uprawnień do podglądu lub edycji elementów w procesie, nie zobaczą również ich Historii.

 

Podsumowanie

Historia elementu jest istotnym obszarem WEBCON BPS Portal, zwłaszcza dla użytkowników pracujących w trybie administratora. W zależności od ustawień systemu i uprawnień przysługujących użytkownikom, pozwala uzyskać przejrzyste informacje dotyczące całego elementu i jego wyglądu na poszczególnych krokach obiegu. Ponadto Historia dostarcza kompleksowych informacji związanych z datą i liczbą podejmowanych działań oraz czasem poświęconym na ich realizację przez poszczególnych użytkowników, nawet jeśli element nie zawiera atrybutów, które informowałyby o tym administratora w sposób bezpośredni (np. gdy na formularzu nie uwzględniono atrybutu typu Data i godzina). Jest to swoiste źródło danych, które często ogranicza konieczność dokładnego sprawdzania konfiguracji obiegu w systemie. Należy jednak pamiętać, że, o ile nie spełnione zostaną określone warunki, zakres informacji dostępnych w Historii może być szerszy niż na poszczególnych krokach obiegu. W związku powyższym należy uważnie projektować obieg, zwracając szczególną uwagę na uprawnienia przyznawane użytkownikom, tak aby informacje poufne lub dane wrażliwe nie zostały nieopacznie udostępnione osobom niepowołanym.