dotyczy wersji: 8.0.x; autor: Przemysław Sierant

Opis funkcjonalności:

Jedną z podstawowych funkcjonalności programu WEBCON BPS jest parowanie zeskanowanych plików z dokumentami w wersji elektronicznej (na podstawie kodu kreskowego), oraz startowanie nowych obiegów dokumentów na podstawie plików, które trafiają do skonfigurowanego katalogu – HotFolder’u.

Przykład pierwszy realizowanej funkcjonalności: „Startowanie obiegu”

Firma posiada obieg dokumentów dla faktur kosztowych, dzięki któremu wprowadzane są wszystkie faktury do ewidencji elektronicznej. Pliki faktur, które są zeskanowane, trafiają do skonfigurowanego Hot Folderu, dzięki czemu startowany zostaje obieg ewidencji faktur kosztowych. Na rysunku nr 1 można zobaczyć schemat graficzny omawianego obiegu:

Rys1. Schemat graficzny obiegu ewidencji faktur kosztowych.

Krok 1) Faktura jest załączana do obiegu
Krok 2) Uzupełniane są najważniejsze dane potrzebne do ewidencji faktury
Krok 3) Weryfikujemy dane faktury
Krok 4) Pozytywny – Faktura została dodana do ewidencji
Krok 4) Negatywny – Faktura została odrzucona z ewidencji

Konfiguracja HotFolderu:

Zaczniemy od stworzenia nowego HotFolder’u. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja systemu” i wchodząc w „HotFoldery” naciskamy przycisk „Nowy”.

 Rys2. Dodanie nowego HotFolder’u.

Na nowododanym HotFolderze w zakładce „Ogólne” możemy zobaczyć podział tej zakładki na sekcje: „HotFolder”, „Konfiguracja źródła”, „Konfiguracja obsługi plików” oraz „Tryb działania”.

a)      HotFolder – w tej sekcji musimy uzupełnić nazwę naszego HotFolder’u, wybrać serwer, na którym będzie działał, oraz zaznaczyć opcję „Aktywny” aby aktywować HotFolder.

b)      Konfiguracja źródła – w tej sekcji należy podać katalogi, z których będą pobierane pliki, które chcemy przetwarzać. „Folder źródłowy” jest to folder, z którego będzie pobierany plik, zatem powinien to być folder, do którego trafiają pliki ze skanera. „Folder archiwum” to folder, do którego trafią wszystkie poprawnie przetworzone pliki, które wcześniej zostały pobrane z folderu źródłowego. Można zauważyć, że po ustawieniu „Folderu źródłowego” automatycznie uzupełnia się „Folder dla plików z błędami przetwarzania”, będą tam trafiać wszystkie pliki, które nie zostały poprawnie przetworzone. Zalecane jest, aby wszystkie podane katalogi, były katalogami sieciowymi. Opis jak skonfigurować katalog sieciowy, będzie podany w następnym artykule na blogu.

c)       Konfiguracja obsługi plików – wybieramy, jakie pliki chcemy, aby nasz HotFolder przetwarzał. Zaznaczamy opcje „tylko pliki PDF”, aby przetwarzane były jedynie zeskanowane pliki w formacie PDF. Następnie wybieramy „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”. Będzie to nazwa załącznika, która zostanie dołączona do obiegu dokumentów. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu.

Rys3. Pomoc kontekstowa – dostępne tagi do tworzenia szablonu nazwy dokumentu.

d)      Tryb działania – w przedstawionym przykładzie chcemy, aby nasz HotFolder startował nowy obieg dokumentów, zatem w „Trybie podstawowym” zaznaczamy opcje „Startowanie obiegów”.

Na rysunku nr4 możemy zobaczy przykładową konfigurację HotFolder’u.

Rys4. Przykładowa konfiguracja HotFolder’u.

Gdy zakończyliśmy podstawową konfigurację HotFolder’u, musimy skonfigurować, jaki obieg dokumentów chcemy wystartować. Przechodzimy do zakładki „Ustawienia startowania obiegów”. Zakładka ta jest podzielona na dwie sekcje: „Tworzenie nowych elementów procesu” oraz „Dodatkowe wartości atrybutów”.

a)      Tworzenie nowych elementów procesu – należy wybrać spółkę, proces, typ dokumentów, oraz obieg dla nowych elementów. W „ścieżce dla nowych elementów” podajemy ścieżkę, którą przejdzie nasz obieg z pierwszego kroku, czyli „Rejestracja faktury”. Należy pamiętać, że HotFolder startując obieg znajduje się w pierwszym kroku rejestracji i po poprawnym przetworzeniu załącznika przechodzi do następnego kroku (który podajemy właśnie w pozycji „Ścieżka dla nowych elementów”). Na koniec mamy możliwość wyboru „Szablonu przetwarzania”. Domyślnie zaznaczona jest opcja „(Bez OCR) „. Pozostawiamy tą wartość bez zmian. W kolejnych artykułach związanych z OCRem wytłumaczone będzie dokładnie działanie tej opcji.

b)      Dodatkowe wartości atrybutów – HotFolder, po poprawnym przetworzeniu pliku, przechodzi do kolejnego kroku w obiegu dokumentów. Sekcja ta jest stworzona po to, aby pola, które są wymagane na ścieżce przejścia, zostały uzupełnione. W tym celu dodajemy nowe pole przyciskiem „Dodaj”, a następnie w kolumnie „Nazwa” wybieramy, jaki atrybut ma zostać zmapowany. W kolumnie „wartość” podajemy wartość uzupełnianego atrybutu (możliwe jest wykorzystanie tych samych tagów, jak w przypadku tworzenia nazwy szablonu dokumentu Rys.3). Na koniec w kolumnie „Tryb uzupełniania możemy wybrać, czy dany atrybut ma być zawsze uzupełniony, czy tylko, gdy jest pusty. Należy pamiętać, aby uzupełnić w ten sposób wszystkie wymagane pola na ścieżce przejścia!

Na rysunku nr5 przedstawiona jest przykładowa konfiguracja zakładki „Ustawienia startowania obiegów”

Rys5. Ustawienia startowania obiegów – przykładowa konfiguracja.

Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych danych zapisujemy HotFolder przyciskiem „Zapisz”. Pojawi nam się komunikat, który informuje nas, co należy zrobić aby zastosować zmiany.

Rys6. Komunikat po poprawnym zapisie HotFolder’u.

Instrukcja wczytania ponownie konfiguracji zostanie opisana w „Konfiguracji serwisu”

 

Konfiguracja serwisu:

Po poprawnym skonfigurowaniu i zapisaniu HotFolder’u, należy sprawdzić czy na naszym serwisie jest uruchomiona rola „Monitorowania folderów: Import plików skanera”. W tym celu w „Konfiguracji systemu” przechodzimy do pola „Konfiguracja serwisów/Serwisy/NASZ_SERWIS (nazwa naszego serwisu)”.

Rys.7 Konfiguracja serwisu

W zakładce „Serwis” widzimy sekcje „Role serwisu” musimy w niej zaznaczyć „Monitorowanie folderów: Import plików skanera” a następnie zapisać konfigurację. Po poprawnym zapisie, pojawi nam się komunikat o ponownym wczytaniu konfiguracji (ten sam, który pojawił się podczas zapisu HotFolderu, Rys6). Naciskamy, więc przycisk „Wczytaj ponownie konfigurację”.

Rys8. Konfiguracja serwisu.

Aby wczytanie konfiguracji było możliwe, serwis musi zatrzymać wszystkie aktywne zadania, a przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje. Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, przechodząc do modułu „Status serwisu lokalnego” i naciśnięciu przycisku „Odśwież”. Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles complated”.

Rys9. Informacja o restarcie serwisu

Gratulacje! HotFolder został poprawnie skonfigurowany, teraz można rozpocząć skanowanie faktur do elektronicznej ewidencji po przez umieszczenie pliku PDF w folderze źródłowym naszego HotFolder’u.