HotMailBoxy – tryb „Startuj jeden obieg dla wiadomości e-mail”

Dotyczy wersji: 8.1.x; autor: Martyna Kubiak

Opis funkcjonalności

Program WEBCON BPS daje możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików do obiegu na podstawie wiadomości e-mail przesyłanych na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:

• „Startuj jeden obieg dla wiadomości e-mail”;
• „Startuj po jednym obiegu dla wybranych załączników”;
• „Dołącz do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach”;
• „Dołącz do elementu na podstawie zawartości wiadomości e-mail”.

Przykład zastosowania: „Startuj jeden obieg dla wiadomości e-mail”

Firma X posiada obieg korespondencji przychodzącej w procesie kancelarii. Dla każdej przysłanej na skrzynkę e-mailową wiadomości (trafiającej do odpowiedniego folderu) ma zostać wystartowany obieg korespondencji przychodzącej. Do formularza obiegu pobierane są dane o tytule, nadawcy i treści wiadomości e-mail oraz dołączane są pliki będące załącznikami wiadomości.
Schemat obiegu korespondencji przychodzącej przedstawiono poniżej.

Rys. 1. Schemat obiegu korespondencji przychodzącej

 

1. 1. Rejestracja – krok, którym system przechodzi automatycznie w momencie wystartowania dokumentu z wiadomości przesłanej na HotMailBoxa.
   2. Weryfikacja – krok, w którym osoba mająca zadanie, musi zweryfikować treść wiadomości oraz jej załączniki. Osoba taka ma trzy możliwości:
      1. – uruchomienie innych obiegów (np. korespondencji wychodzącej, zgłoszenia), które po rejestracji automatycznie zamkną dokument korespondencji przychodzącej ścieżką „Zakończ – automat”,
         – zakończenie obiegu korespondencji przychodzącej poprzez przejście ścieżką „Zakończ”, jeżeli nie ma potrzeby wystartowania innych obiegów,
         – przeniesienie wiadomości do kroku „Anulowane”, gdy wiadomość to np. spam.
   3. Archiwum – krok końcowy pozytywny.
   4. Anulowane – krok końcowy negatywny.

 

Konfiguracja HotMailBoxa

Pierwszym krokiem konfiguracji jest utworzenie HotMailBoxa. W tym celu w programie WEBCON BPS Designer Studio przejdź do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewie wyboru po lewej stronie naciśnij pozycję „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawi się przycisk „Nowy HotMailBox” – kliknij go, aby rozpocząć konfigurację nowego HotMailBoxa.

Rys. 2. Tworzenie nowego HotMailBoxa

 

Zakładka „Ogólne”

W zakładce „Ogólne” nowego HotMailBoxa dostępnych jest pięć pól do uzupełnienia:

• „Hotmailbox” – w tej sekcji należy podać nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Uzupełnienie pola „Opis” jest opcjonalne. Aby aktywować HotMailBoxa, zaznacz pole „Aktywny”.
• „Ustawienia połączenia” – sekcja służy do uzupełniania parametrów połącznia ze skrzynką pocztową. Po zaznaczeniu opcji „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” wybierz typ serwera oraz wpisz  jego adres. Następnie uzupełnij dane użytkownika, którego konto będzie wykorzystywane do łączenia się ze skrzynką pocztową. Przy konfiguracji połączenia ze skrzynką pocztową pomocne może okazać się narzędzie „Testuj parametry połączenia”, które sprawdza status połączenia ze skrzynką.

Rys. 3. Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”

 

• „Ustawienia folderów (exchange)” – w sekcji definiuje się, z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić wiadomości e-mail przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz niepoprawnie („Folder błędów”). Foldery te należy uprzednio utworzyć w skrzynce pocztowej, a następnie wybrać je z drzewa wyboru pojawiającego się po naciśnięciu przycisku wielokropka znajdującego się obok pól folderów źródłowego i archiwum.
• „Tryb działania” – w omawianym przypadku w sekcji tej w polu „Tryb podstawowy” wybierz opcję „Startuj jeden obieg dla wiadomości e-mail”. Następnie w polu „Załączniki, które będą przetwarzane” wybierz, jakie pliki mają być dołączane do obiegu, zaś w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” zdefiniuj format nazwy tych plików. W pomocy kontekstowej można podglądnąć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy.

Rys. 4. Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” 

 

Do obiegu korespondencji przychodzącej pobierane będą wszystkie dołączone do wiadomości e-mail pliki, dlatego w polu „Załączniki, które będą przetwarzane” wybierz opcję „Wszystkie z rozszerzeniem”.

• „Dodatkowo dołączane załączniki” – sekcja pozwala zdefiniować dodatkowe pliki, które zostaną dołączone do uruchamianego obiegu. W tym miejscu istnieje możliwość dołączenia do obiegu treści wiadomości email w postaci pliku „.eml”. Możliwe jest również zdefiniowanie szablonu określającego, jakie pliki są dodatkowo pobierane. Dostępne zmienne można podglądnąć w pomocy kontekstowej.

Rys. 5. Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”

 

W omawianym przykładzie nie są pobierane żadne dodatkowe pliki.

Przykładowo skonfigurowaną zakładkę „Ogólne” przedstawiono na rys. 6.

Rys. 6. Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”

 

Zakładka „Ustawienia zaawansowane”

Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przejdź do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Zakładka ta dzieli się na dwie sekcje:

• „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych wiadomości e-mail” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości e-mail tylko od nadawców zdefiniowanych w źródle danych.
• „Limity przetwarzanych wiadomości e-mail” – sekcja umożliwia określenie maksymalnej liczby wiadomości e-mail przetwarzanych w ciągu dnia oraz w jednej iteracji, a także liczby dni wstecz, z których wiadomości są pobierane.

Przykładowo skonfigurowaną zakładkę „Ustawienia zaawansowane” przedstawiono na rys. 7.

Rys. 7. Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”

 

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów”

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów” posiada dwie sekcje:

• „Tworzenie nowych elementów procesu” – sekcja umożliwia zdefiniowanie jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki zostanie wystartowany (w omawianym przykładzie jest to dokument: „Korespondencja przychodząca”). W sekcji tej należy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
• „Dodatkowe wartości atrybutów” – sekcja pozwala na przypisywanie danych wiadomości e-mail do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych zmiennych znajduje się w pomocy kontekstowej (rys. 8).

Rys. 8. Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”

 

Konfigurację zakładki „Ustawienia startowania obiegów” w omawianym przykładzie przedstawiono na rys. 9.

Rys. 9. Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia startowania obiegów”

 

Zapisywanie HotMailBoxa

Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane” i „Ustawienia startowania obiegów” HotMailBox można zapisać, klikając przycisk „Zapisz” znajdujący się na górnej belce.

Po poprawnym zapisie pojawia się komunikat informujący o czynnościach, jakie należy wykonać, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany zaczęły działać.

 

Konfiguracja serwisu

Po zapisaniu HotMailBoxa w serwisie włącz rolę „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu kliknij przycisk „Konfiguracja systemu” w prawym dolnym rogu, w drzewie wyboru po lewej stronie wybierz węzeł „Konfiguracja serwisów”, a następnie zaznacz pozycję „Serwisy” i wybierz odpowiedni serwis.

Rys. 10. Wybór serwisu

 

Po wybraniu serwisu zaznacz rolę „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”, a następnie zapisz zmiany w konfiguracji serwisu. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu.

Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfigurację” system wyświetla pytanie, czy na pewno ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane operacje zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje.

Rys. 11. Konfiguracja serwisu

 

HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail w wybranym folderze źródłowym skrzynki odbiorczej zostanie wystartowany nowy obieg korespondencji przychodzącej.