HotMailBox’y – startowanie jednego obiegu dla wiadomości email

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji: 8.1.x; autor: Martyna Kubiak

Opis funkcjonalności

Program WEBCON BPS daje nam możliwość stworzenia HotMailBoxa. Pozwala on na automatyczne startowanie obiegów lub dołączanie plików do obiegu na podstawie wiadomości email przysłanych na skonfigurowaną w HotMailBoxie skrzynkę odbiorczą. HotMailBox może działać w jednym z czterech trybów:

• startowanie jednego obiegu dla wiadomości email,
• startowanie po jednym obiegu dla wybranych załączników,
• dołączanie plików do elementów na podstawie kodów kreskowych w załącznikach,
• dołączanie plików do elementów na podstawie zawartości wiadomości email.

Przykład zastosowania: startowanie jednego obiegu dla wiadomości email

Firma X posiada obieg Korespondencji przychodzącej w procesie Kancelarii. Dla każdej przysłanej na skrzynkę mailową wiadomości (trafiającej do odpowiedniego folderu) ma zostać wystartowany obieg Korespondencji przychodzącej. Do formularza obiegu będą pobierane dane o tytule, nadawcy i treści maila oraz dołączą się pliki będące załącznikami wiadomości.
Schemat obiegu Korespondecji przychodzącej został przedstawiony poniżej (Rys. 1).

 

hmb1
Rys. 1 Schemat obiegu korespondencji przychodzącej.

 

    1. Rejestracja – krok automatycznie przechodzony przez system w momencie startu dokumentu z wiadomości przesłanej na HotMailBoxa.
    2. Weryfikacja – krok, w którym osoba mająca zadanie musi zweryfikować treść wiadomości oraz jej załączniki; ma ona trzy możliwości:

– start innych obiegów (np. Korespondencji wychodzącej, Zgłoszenia), które po rejestracji automatycznie zamkną dokument Korespondencji przychodzącej ścieżką „Zakończ – automat”
– zakończenie obiegu Korespondencji przychodzącej poprzez przejście ścieżką „Zakończ”, jeśli nie ma potrzeby startu innych obiegów
– przeniesienie wiadomości do kroku Anulowane, gdy wiadomość to np. spam.

  1. Archiwum – krok końcowy pozytywny.
  2. Anulowane – krok końcowy negatywny.

Konfiguracja HotMailBox’a

Na początku stworzymy nowy HotMailBox. W tym celu w programie WEBCON BPS przechodzimy do modułu „Konfiguracja sytemu”, a następnie w drzewku po lewej stronie przyciskamy „HotMailBoxy”. Na górnej belce pojawił nam się przycisk nowy (zaznaczony na Rys. 2 na czerwono) – klikamy go i możemy rozpocząć konfiguracje naszego nowego HotMailBoxa.

hmb2
Rys. 2 Tworzenie nowego HotMailBox’a

 

Zakładka „Ogólne”

Na zakładce ogólne naszego nowego HotMailboxa mamy do uzupełnienia pięć sekcji:

  • „Hotmailbox” – w tej sekcji uzupełniamy nazwę HotMailBoxa oraz serwer, na którym będzie on działał. Dodatkowo możemy uzupełnić opis. W celu aktywacji naszego HotMailBoxa zaznaczamy pole „Aktywny”.
  • „Ustawienia połączenia” – ta sekcja służy uzupełnieniu parametrów połącznia ze skrzynką mailową. Zaznaczamy „Użyj niestandardowych ustawień skrzynki odbiorczej” i wybieramy wersję serwera oraz wpisujemy jego adres. Następnie wpisujemy dane użytkownika, na którego konto będziemy się łączyć do skrzynki mailowej. Przy konfiguracji połączenia do skrzynki pomocne mogą być narzędzia: „Autowykrywanie” (Rys. 3), które pozwala wykryć adres serwera na podstawie danych użytkownika oraz „Testuj parametry połączenia” (Rys. 4), które sprawdza status połączenia ze skrzynką.
hmb3
Rys. 3 Okno narzędzia „Autoukrywanie”

 

hmb4
Rys. 4 Okno narzędzia „Testuj parametry połączenia”

 

  • „Ustawienia folderów (exchange)” – sekcja, w której ustawiamy z jakiego folderu skrzynki odbiorczej system ma pobierać wiadomości („Folder źródłowy”) i do jakich folderów ma przenosić maile przetworzone poprawnie („Folder archiwum”) oraz błędne („Folder error”). Najpierw tworzymy te foldery na naszej skrzynce mailowej, a później wybieramy je z drzewka pojawiającego się po naciśnięciu przycisku „Zmień”.
  • „Tryb działania” – w tej sekcji, dla naszego przykładu, wybieramy w polu „Tryb podstawowy” opcję „Startuj jeden obieg dla wiadomości email”. Następnie w polu “Załączniki które będą przetwarzane” wybieramy, jakie pliki mają być dołączane do obiegu oraz w polu „Szablon nazwy tworzonego dokumentu” wybieramy jak te pliki będą się nazywać. W pomocy kontekstowej możemy zobaczyć dostępne możliwości ustawień szablonu nazwy (Rys. 5).
hmb5
Rys. 5 Pomoc kontekstowa pola „Szablon nazwy tworzonego dokumentu”

 

Do naszego obiegu Korespondencji przychodzącej mają się pobierać wszystkie dołączone do wiadomości mailowej pliki, więc w polu „Załączniki które będą przetwarzane wybieramy opcję „Wszystkie”.

  • „Dodatkowo dołączane załączniki” – ta sekcja pozwala na zdefiniowanie dodatkowych plików, które mają zostać dołączone do startowanego obiegu. W tym miejscu możemy do obiegu dołączyć treść wiadomości email w postaci pliku „.eml”. Możemy także zdefiniować szablon, który zdefiniuje jakie pliki będą dodatkowo pobierane. Dostępne tagi możemy podglądnąć w pomocy kontekstowej (Rys. 6).
hmb6
Pomoc kontekstowa pola „Pasujące do szablonu nazwy”

 

Dla naszego przykładu nie pobieramy żadnych dodatkowych plików.

 

Przykład skonfigurowanej zakładki „Ogólne” jest pokazany na Rys. 7.

hmb7
rys. 7 Przykładowa konfiguracja zakładki „Ogólne”.

 

Zakładka „Ustawienia zaawansowane”

Po skonfigurowaniu zakładki „Ogólne” przechodzimy do zakładki „Ustawienia zaawansowane”. Ta zakładka jest podzielona na dwie sekcje:

  • „Ograniczenie listy nadawców obsługiwanych emaili” – sekcja pozwalająca na przetwarzanie wiadomości email tylko od zdefiniowanych w źródle danych nadawców.
  • „Limity przetwarzanych maili” – w tej sekcji należy ustawić maksymalne liczby przetwarzanych wiadomości w ciągu dnia oraz jednej iteracji, a także liczbę dni wstecz, dla których wiadomości będą pobierane.

Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane” została pokazana na Rys. 8.

hmb8
Rys. 8 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia zaawansowane”

 

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów”

Przechodzimy do zakładki „Ustawienia startowania obiegów”. Posiada ona dwie sekcje:

  • „Tworzenie nowych elementów procesu” – w tym miejscu definiujemy jaki dokument, w jakim obiegu i procesie oraz dla jakiej spółki, zostanie wystartowany. Dla naszego przykładu będzie to dokument: „Korespondencja przychodząca”. Musimy również wybrać jaką ścieżką ma przejść system w celu rejestracji dokumentu.
  • „Dodatkowe wartości atrybutów” – ta sekcja pozwala na przypisywanie danych maila do odpowiednich atrybutów obiegu, np. nadawcę wiadomości lub jej tytuł. Pełna lista dostępnych tagów znajduje się w pomocy kontekstowej (Rys. 9).
hmb9
Rys. 9 Pomoc kontekstowa dla pola „Wartości pól elementu”

 

Zakładka „Ustawienia startowania obiegów” skonfigurowana dla naszego przykładu została przedstawiona na Rys.  10.

hmb10
Rys. 10 Przykładowo skonfigurowana zakładka „Ustawienia startowania obiegów”

 

Zapisywanie HotMailBox’a

Po odpowiednim skonfigurowaniu zakładek: „Ogólne”, „Ustawienia zaawansowane” i „Ustawienia startowania obiegów” możemy zapisać nasz HotMailBox przyciskiem „Zapisz” na górnej belce.

Po poprawnym zapisie, pojawi się komunikat (Rys. 11), który informuje nas, co trzeba zrobić, aby wprowadzone w HotMailBoxie zmiany zaczęły działać.

hmb11
Rys. 11 Komunikat o konieczności ponownego wczytania konfiguracji

 

Konfiguracja serwisu

Po zapisie naszego HotMailBoxa musimy w naszym serwisie włączyć opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval”. W tym celu w module „Konfiguracja systemu” w drzewku po lewej stronie rozwijamy opcję „Konfiguracja serwisów”, a następnie opcję „Serwisy” i wybieramy nasz serwis (Rys. 12).

hmb12
Rys. 12 Wybór serwisu

 

Po wybraniu naszego serwisu zaznaczamy opcję „Monitorowanie skrzynki Email/MailApproval” – „1” na Rys. 13, a następnie zapisujemy zmiany w konfiguracji serwisu – „2” na Rys. 13. Do poprawnego działania HotMailBoxa konieczne jest ponowne wczytanie konfiguracji serwisu – „3” na Rys. 13.

Po naciśnięciu przycisku „Wczytaj ponownie konfiguracje” system wyświetli komunikat z potwierdzeniem, czy na pewno chcemy ponownie wczytać konfigurację, ponieważ wiąże się to z zatrzymaniem wszystkich aktywnych zadań serwisu. Przerwane czynności zostaną ponownie uruchomione, gdy serwis wczyta swoją konfiguracje.

hmb13
Rys. 13 Konfiguracja serwisu

 

Możemy zobaczyć czy serwis poprawnie wczytał swoją nową konfigurację, wybierając opcję „Status serwisu lokalnego” w drzewku po lewej stronie, a następnie naciśnięciu przycisku „Odśwież” na górnej belce (Rys. 14). Po chwili powinien pojawić się log „Restart service roles completed”.

hmb14
Rys. 14 Status serwisu lokalnego

 

Nasz HotMailBox został poprawnie skonfigurowany. Po pojawieniu się wiadomości e-mail, w wybranym folderze źródłowym skrzynki odbiorczej, zostanie wystartowany nowy obieg Korespondencji przychodzącej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *