Dotyczy wersji 2020.1.3.x autor: Franciszek Sakławski
Wstęp
Obok standardowych opcji dodawania listy użytkowników w systemie takich jak synchronizacja z Active Directory i/lub Azure Active Directory, system WEBCON BPS umożliwia ręczne dodanie użytkownika. Wszyscy dodani w ten sposób pracownicy mogą logować się poprzez BPS Auth, mieć nadawane uprawnienia oraz mogą być im przypisywane zadania w systemie.
Jednakże, manualne dodanie kilku czy kilkudziesięciu rekordów jest pracą żmudną i męczącą. Czynność ta, choć nie jest skomplikowana, staje się tym bardziej czasochłonna, im więcej przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników. Na szczęście system WEBCON BPS oferuje nam narzędzie do zaczytywania pracowników z pliku Excel.
Opis funkcjonalności
W celu zaczytania użytkowników musimy przygotować plik Excel według zdefiniowanego szablonu. Szablon ten możemy pobrać z WEBCON BPS Designer Studio. Otwórzmy więc program i przejdźmy do zakładki „System settings”, a następnie „BPS users list”. W prawym dolnym rogu ekranu widnieje przycisk „Download template”. Po wciśnięciu go, system pobierze plik Excel ze zdefiniowanymi kolumnami, w które należy wpisać dane użytkowników.
Rys. 1 Ustawienia programu WEBCON BPS Designer Studio
Pobrany plik Excel prezentuje się w następujący sposób:
Rys.2 Szablon pliku Excel
Zauważmy, że część kolumn zakolorowałem na czerwono. Te kolumny są wymagane i bez ich wypełnienia system nie będzie w stanie zaczytać użytkownika do systemu. O ile większość kolumn wydaje się być zrozumiała, opiszę po krótce każdą z nich:
- Email – Adres email użytkownika – Wymagana
- Name – Imię i nazwisko użytkownika – Wymagana
- BpsId – Po raz kolejny adres email. W systemie WEBCON BPS to email jest unikalnym ID użytkownika. – Wymagana
- JobTitle – Stanowisko użytkownika – Opcjonalna
- Phone – Numer służbowy użytkownika – Opcjonalna
- Manager – BPS_ID przełożonego – Opcjonalna
- Picture – kod base64 obrazka, który miałby widnieć przy koncie użytkownika – więcej o dodawaniu obrazków i ich kodzie base64 można przeczytać w już opublikowanym artykule – https://kb.webcon.pl/atrybut-typu-obrazek/ – Opcjonalna
Po wypełnieniu plik powinien prezentować się w następujący sposób:
Rys. 3 Szablon z poprawnie wypełnionymi danymi
Po poprawnym uzupełnieniu danych na arkuszu możemy zapisać plik i przejść do WEBCON BPS Designer Studio. W miejscu, gdzie pobieraliśmy szablon, możemy również dodać wypełniony plik:
Rys. 4 Ustawienia WEBCON BPS Designer Studio – import szablonu
Wybieramy nasz uzupełniony plik. Następnie system uzupełni użytkowników w systemie.
Przypadek biznesowy
Jeżeli w wewnętrznej bazie danych mamy już jakiś sposób przechowywania informacji o pracownikach i chcielibyśmy go wyeksportować do pliku Excel, zaprezentuję jak w prosty sposób przerobić dane, tak by odpowiadały naszemu szablonowi.
Choć wyżej opisana czynność może wydawać się skomplikowana, nic bardziej mylnego. Cała konfiguracja zajmie nam kilka minut, choć oczywiście wszystko zależy od sposobu przechowywania danych do tej pory. Ja przedstawię prostą tabelę przechowującą dane użytkownika, a następnie przy pomocy narzędzi oferowanych nam przez język SQL przekształcę zapisane w niej dane na potrzeby naszego pliku.
Na potrzeby prezentacji stworzyłem tymczasową tabelę #Users przechowującą moje dane:
Rys.5 Zapytanie SQL
Dane zwrócone nam przez zapytanie nie pasują do wzoru określonego w szablonie pliku Excel. Muszę więc przekształcić zapytanie tak, aby otrzymać kolumny wykorzystywane przy imporcie użytkowników.
Rys. 6 Zapytanie SQL, przerobione na potrzeby szablonu
W wolnym tłumaczeniu powyższe zapytanie mogłoby brzmieć.
Z tabeli #Users pobierz:
- Email jako Email
- Imię oraz nazwisko jako Name
- Email jako BpsId
- Stanowisko jako JobTitle
- Numer telefonu jako Phone
- Email przełożonego jako Manager
Następnie skopiujmy dane, które zwróciło nam zapytanie i przeklejmy je do naszego arkusza. W tym celu zaznaczamy dane które chcemy skopiować, klikamy prawym przyciskiem myszy w tabelę i wybieramy opcję „Copy”. Następnie przechodzimy na nasz arkusz i w pierwszej kolumnie pod tytułem wklejamy skopiowane dane.
Rys. 7 Przekopiowanie danych
Należy tutaj wspomnieć, aby koniecznie użyć opcji „Copy” a nie „Copy with headers”. W przeciwnym razie pierwszy wiersz, w naszym pliku Excel będzie zdublowany.
Po poprawnym przekopiowaniu należy zapisać plik i dodać jako szablon w WEBCON BPS Designer Studio tak, jak opisałem w punkcie wcześniejszym niniejszego artykułu.
Podsumowanie
Narzędzie do zaczytywania danych użytkowników z pliku Excel jest wygodne i proste w obsłudze. Może ono znacząco przyśpieszyć proces nużącego wypełniania struktury organizacyjnej firmy.
