Dotyczy wersji: 2023.1.1 i powyżej, autor: Michał Puchalski
Wprowadzenie
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Usługa ta umożliwia instytucjom publicznym, obywatelom i firmom korzystanie z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, które mają taką samą moc prawną, jak tradycyjne przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru. W procesie biorą udział trzy strony: nadawca, odbiorca i Operator Wyznaczony, tj. podmiot, który odpowiada za realizację usług pocztowych, w tym e-Doręczeń. Proces wysyłania wiadomości w systemie e-Doręczeń polega na tym, że nadawca loguje się do systemu, przygotowuje wiadomość, uzupełnia wszystkie wymagane pola i wysyła ją. Operator Wyznaczony generuje dowód wysłania i przekazuje go nadawcy, a odbiorca otrzymuje powiadomienie o nowej wiadomości. Po odczytaniu wiadomości przez odbiorcę Operator Wyznaczony dostarcza nadawcy dowód odbioru.
Poniższy artykuł jest drugim w cyklu prezentacji integracji między platformą WEBCON BPS a systemem e-Doręczeń (link do pierwszego artykułu: https://kb.webcon.pl/integracja-systemu-e-doreczenia-z-platforma-webcon-bps-na-potrzeby-obslugi-procesu-korespondencja-przychodzaca/). Dzięki konfiguracji procesów opisanej we wspomnianych artykułach możliwe będzie zarządzanie całą korespondencją w ramach jednej platformy. W tym celu należy przygotować kilka dodatków SDK, rozszerzyć konfigurację o wymagane atrybuty oraz spełnić kilka warunków:
- posiadanie platformy WEBCON BPS w wersji min. 2023;
- złożenie wniosku przez Klienta o ADE (Adres do e-Doręczeń);
- rejestracja systemu w skrzynce e-Doręczeń przy użyciu certyfikatu pozwalającego na integrację systemu.
Certyfikat musi być kwalifikowany, a jego wydawca znajdować się na liście NC Certu (https://www.nccert.pl/tsl/PL_TSL.xml) https://www.nccert.pl/tsl/PL_TSL.xml). Dodatkowo musi on przejść walidację za pomocą narzędzia udostępnionego przez Komisję Europejską, które jest dostępne pod adresem: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/certificate-validation. - Zalecane jest użycie usługi Azure Key Vault do przechowywania klucza. W przypadku obsługi wielu spółek – niezależnie od wersji BPS – usługa Azure Key Vault jest wymagana.
Na potrzeby drugiego artykułu przygotowano prosty proces obsługi korespondencji wychodzącej. Celem tego procesu jest właściwe skatalogowanie wszystkich przesyłek opuszczających firmę. W podstawowym obiegu każda przesyłka jest rejestrowana w systemie z uwzględnieniem informacji o środku komunikacji, za pośrednictwem którego została wysłana.
Rys. 1 Obieg „Korespondencja wychodząca”
W ramach integracji z systemem e-Doręczeń aplikacja umożliwi wysyłanie wiadomości do odbiorcy za pośrednictwem skrzynki e-Doręczeń, a także będzie oferować funkcje wyszukiwania adresów e-Doręczeń (ADE) odbiorcy oraz monitorowania statusu wiadomości. Dzięki tym funkcjom użytkownicy będą w stanie efektywnie zarządzać procesem doręczeń. Co więcej zapewnione będzie dokładne śledzenie i potwierdzanie każdej przesyłki. Poniżej przedstawiono zaktualizowany obieg zawierający krok Weryfikacja e-Doręczenia służący do weryfikacji statusu wysłanych wiadomości oraz krok Niewysłane, który jest wykorzystywany do zarządzania niewysłaną korespondencją.
Rys. 2. Obieg „Korespondencja wychodząca” zintegrowany z systemem e-Doręczeń
Konfiguracja
Modyfikację należy zacząć od utworzenia atrybutów, które będą stosowane w rozszerzeniu e-Doręczenia. Do słownika Sposób wysyłki dodaj nową pozycję e-Doręczenia, a następnie utwórz pola do wpisania tematu i treści wiadomości.
Rys. 3. Widok fragmentu formularza startowego z podstawowymi danymi
Dodaj sekcję do wyszukiwania adresu e-Doręczeń. Wyszukiwanie będzie odbywać się na podstawie typu podmiotu kontrahenta (np. podmiot publiczny, firma, organizacja) oraz jego identyfikatora (np. NIP, KRS, REGON). Do pola Kontrahent z e-Doręczeń przypisane zostanie źródło danych z wyszukiwarką odbiorców. Szczegóły konfiguracji zostaną opisane w dalszej części artykułu.
Rys. 4. Widok fragmentu formularza startowego z danymi wysyłki
Podobnie jak przy konfiguracji procesu Korespondencja przychodząca należy uwzględnić atrybuty techniczne. Będą one stosowane w systemie e-Doręczeń do jednoznacznej identyfikacji, kolejkowania i śledzenia wiadomości oraz ich powiązań. Dodatkowo atrybuty te będą służyć do sygnalizowania problemów oraz wspierania użytkowników w nawigowaniu i zarządzaniu wiadomościami w interfejsie aplikacji. Dodaj pola ułatwiające identyfikację wiadomości, jak pokazano na poniższym rysunku.
Rys. 5. Atrybuty techniczne z podstawowymi danymi
Następnie dodaj trzy listy pozycji. Pierwsza wyświetla informacje o ewentualnych błędach, które wystąpiły podczas wysyłania wiadomości. Druga służy do przechowywania informacji o dowodach związanych z wiadomością, takich jak potwierdzenia doręczenia, odczytu i wysłania. Trzecia zawiera informacje o wszystkich załącznikach dołączonych do wiadomości.
Rys. 6. Atrybuty techniczne lista błędów, lista dowodów i lista załączników
Poniżej znajduje się pełny widok formularza z zaznaczonymi wcześniej wspomnianymi atrybutami.
Rys. 7. Formularz wejściowy
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie dwóch źródeł danych. Konfiguracja jednego z nich została opisana w pierwszym artykule i dotyczy źródła odpowiedzialnego za integrację aplikacji z systemem e-Doręczeń (nazwa: „{eDORECZENIA} Agent”).
Drugie źródło zapewnia połączenie z Bazą Adresów Elektronicznych(BAE) i odpowiada za wyszukiwanie adresu odbiorcy (nazwa: „[eDORECZENIA] BAE search”). W źródłach danych dodaj nowe połączenie typu REST Web Service, np. o nazwie „[eDORECZENIA] BAE search”. W polach URL serwisu autoryzującego oraz URL bazowej instancji serwisu wpisz ten sam adres: https://int-ow.edoreczenia.gov.pl (środowisko testowe) lub https://ow.edoreczenia.gov.pl (środowisko produkcyjne).
Rys. 8. Tworzenie połączenia z „BaeSearch”
Następnie utwórz niestandardowe źródło danych dla aplikacji „Korespondencja Wychodząca” o nazwie „[eDORECZENIA] BAE KW”. Po prawej stronie z listy rozwijanej pola Dodatek wybierz opcję BaeSearch z wcześniej dodanej paczki dodatków i przejdź do sekcji Konfiguruj dodatek.
Rys. 9. Tworzenie źródła danych „BaeSearch”
W konfiguracji należy uzupełnić sekcje:
- Konfiguracja połączenia – przygotowano dodatek z możliwością obsługi wielu spółek. W pierwszym polu wpisz Identyfikator spółki, na podstawie którego zostanie dopasowany adres skrzynki e-Doręczeń. W kolejnym atrybucie wybierz wcześniej utworzone połączenie typu REST Web Service „[eDORECZENIA] BAE search”, a następnie wprowadź Identyfikator sytemu nadany podczas rejestracji w systemie e-Doręczeń. W polu Źródło adresów wybierz tabelę z bazy MSSQL „[e-DOR] ADE spółek”. Opis jej konfiguracji, podobnie jak kolejnych pól, zawarto w pierwszym artykule dotyczącym procesu konfiguracji przychodzącej;
- Konfiguracja obsługi błędów – wpisz treść komunikatu błędu oraz nazwę kolumny zwracanej przez źródło, w której ma zostać wyświetlony komunikat.
Rys. 10. Konfiguracja źródła danych BAE
- Konfiguracja wyszukiwania – określ kryteria, według których będzie wyszukiwany odbiorca. Pole Kategoria wyszukiwania jest obowiązkowe. Poszczególne kategorie można wpisywać, oddzielając je przecinkami, lub stworzyć proces słownikowy z listą kategorii. W opisywanym przypadku wykorzystano atrybut Kategoria wyszukiwania w formie pola wyboru, który jest powiązany ze wspomnianym słownikiem kategorii opisanym w dalszej części artykułu.
Rys. 11. Konfiguracja źródła danych BAE cd.
Następnym krokiem w konfiguracji jest zdefiniowanie dwóch słowników, które będą używane do wyszukiwania odbiorcy. Najpierw dodaj słownik z podzestawami danych, do których przypisywane są podstawowe informacje o odbiorcy.
Rys. 12. Przykładowa lista podzestawów danych
Drugi słownik będzie zawierał kategorie wyszukiwania, co pozwoli na zawężenie zakresu przeszukiwania w systemie e-Doręczeń, umożliwiając precyzyjne odnalezienie potrzebnych informacji na podstawie charakterystyk odbiorcy.
Rys. 13. Przykładowa lista kategorii
Każda kategoria będzie miała przypisane odpowiednie podzestawy danych, jak pokazano na poniższym rysunku. Jedna kategoria może zawierać wiele podzestawów danych.
Niezbędna jest wartość techniczna, która zostanie użyta w konfiguracji dodatku. Na poniższym przykładzie jest to pole „Nazwa EN”.
Rys. 14. Przykład przypisania podzestawów danych do kategorii
Na potrzeby konfiguracji rozszerzenia przygotowano paczkę dodatków SDK (istnieje możliwość ich zamówienia):
- AddMessageToQueue – kolejkuje wiadomości przed wysyłką;
- SendMessage – wysyła wiadomości za pomocą skrzynki e-Doręczeń;
- GetEvidences – pobiera dowód wysłania wiadomości;
- CheckStatus – sprawdza status wysłania wiadomości;
- DeleteMessage – usuwa wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń.
Pierwszym etapem konfiguracji akcji SDK jest przygotowanie dodatku do kolejkowania wiadomości przed ich wysłaniem. Akcje należy utworzyć na nowej ścieżce, jak pokazano na poniższym rysunku.
Rys. 15. Akcja kolejkowania wiadomości na ścieżce „Wyślij e-Doręczenie"
Wybierz dodatek AddMessageToQueue i w jego konfiguracji określ podstawowe dane wiadomości.
- Konfiguracja załączników – umożliwia przypisywanie plików do wiadomości. Pole ID kategorii z załącznikami pozwala na organizowanie załączników w odpowiednie kategorie, co ułatwia zarządzanie nimi i późniejsze ich wyszukiwanie. Pole ID kategorii z załącznikami uzupełnij zmienną atrybutu technicznego z wartością domyślną „1”.
Maksymalna wielkość wiadomości (stan na dzień 1.12.2024) to 500 MB. - Konfiguracja wiadomości – umożliwia ustawienie kluczowych parametrów wysyłanej korespondencji, takich jak adres odbiorcy, temat, treść wiadomości oraz identyfikatory potrzebne do śledzenia i powiązania wiadomości z wątkiem konwersacyjnym. Pozwala na precyzyjne przygotowanie wiadomości do wysyłki przez system e-Doręczeń.
- Konfiguracja wysyłki – odpowiada za przypisanie adresu do danej spółki nadawcy. Na podstawia pola Identyfikator spółki zostanie dopasowany adres skrzynki z pola Źródło adresów. Pole ID z kolejki wysyłania umożliwia śledzenie statusu wiadomości.
Rys. 16. Konfiguracja dodatku kolejkowania wiadomości
Na tej samej ścieżce dodaj akcję ze zmianą wartości pola Status wysyłki na W kolejce.
Rys. 17. Konfiguracja zmień wartość pola „Status wysyłki”
Kolejnym krokiem jest przygotowanie akcji do wysyłania gotowych zakolejkowanych wiadomości. W globalnej konfiguracji procesu dodaj cykl, a w nim akcję dodatku SDK SendMessage. W ustawieniach cyklicznej akcji określ nazwę, interwał czasowy, liczbę dopuszczalnych prób i datę pierwszego uruchomienia. Z kolei w akcji dodatku SDK uzupełnij nazwę i wybierz konkretny dodatek.
Rys. 18. Tworzenie cyklicznej akcji z wykorzystaniem dodatku SDK
W konfiguracji należy uzupełnić:
- a) Konfiguracja połączenia – sekcję należy uzupełnić identycznie, jak opisano to pierwszym artykule dla odnośnej sekcji dodatku SyncMessages.
Rys. 19. Konfiguracja połączenia w dodatku „SendMessage”
- b) Konfiguracja odpowiedzi – pozwala monitorować status wysyłanych wiadomości oraz identyfikować ewentualne problemy. Zawiera kluczowe pola, takie jak Ostrzeżenie, ID wiadomości, Status e-Doręczenia oraz Lista z błędami, które umożliwiają śledzenie procesu doręczeń i zarządzanie nim.
Rys. 20. Konfiguracja odpowiedzi w dodatku „SendMessage”
- c) Konfiguracja obiegu – po wykonaniu akcji formularz przejdzie wybraną ścieżką, a na podstawie statusów zostaną określone dalsze kroki.
Rys. 21. Konfiguracja obiegu w dodatku „SendMessage”
Następnym krokiem jest skonfigurowanie akcji weryfikującej, czy wiadomość została wysłana. Dodaj krok, który w zależności od statusu wiadomości, wybierze odpowiednią ścieżkę.
Rys. 22. Sterowanie obiegiem w zależności od wartości statusu wiadomości
Następnie dodaj akcję dodatku SDK CheckStatus na ścieżce przejścia prowadzącej do powyższego kroku. Sekcję Konfiguracja połączenia uzupełnij analogicznie do poprzednich akcji. W rubryce Konfiguracja odpowiedzi przypisz atrybut, który wyświetli Status wiadomości z systemu e-doręczeń oraz wyznacz listę pozycji do zapisywania informacji o błędach. Niezbędne jest wskazanie Identyfikatora wiadomości, dla której sprawdzany jest status, czyli ID nadanego przez system e-doręczeń, a otrzymanego w akcji wysyłki wiadomości.
Rys. 23. Konfiguracja odpowiedzi i dodatku w akcji „Status wiadomości”
W końcowym kroku procesu, w którym przechowywane są wysłane wiadomości, dodaj przycisk do pobierania dowodu wysłania wiadomości oraz przycisk do usuwania wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń. Do wykonania pierwszej akcji należy użyć dodatku SDK GetEvidences, a do drugiej dodatku SDK DeleteMessage. Sekcje Konfiguracja połączenia i Konfiguracja dodatku w obu przypadkach należy uzupełnić analogicznie do wcześniejszych ustawień akcji dodatków.
Rys. 24. Przyciski pobrania dowodu i usunięcia wiadomości w menu formularza
Dodatkowo w konfiguracji akcji pobierania dowodu w sekcji Konfiguracja pliku określ kategorię, w której mają zostać zapisane pobrane dowody. Należy również zaznaczyć, czy pobrane pliki mają zostać rozpakowane.
Rys. 25. Konfiguracja pliku w konfiguracji akcji dla dodatku „GetEvidences”
Zaznaczenie pola wyboru przy opcji Pobieraj listę dowodów daje możliwość pobrania oddzielnej listy.
Rys. 26. Konfiguracja pliku w konfiguracji akcji dla dodatku „GetEvidences”
Poniżej opisano, w jaki sposób korzystać z aplikacji. W formularzu z listy rozwijanej wybierz e-Doręczenie jako sposób wysyłki. Wyświetlone zostaną pola umożliwiające uzupełnienie tematu i treści wiadomości. Następnie wybierz kontrahenta, do którego zamierzasz wysłać wiadomość. Po prawej stronie w zakładce Dane e-Doręczeń wyszukaj adres skrzynki odbiorcy, wybierając odpowiednie kryterium.
Rys. 27. Formularz wejściowy z wybraną formą wysyłki e-Doręczenia
Jeżeli niestandardowe źródło danych „[eDORECZENIA] BAE KW” zostało poprawnie skonfigurowane, po rozwinięciu pola „Kontrahent z e-Doręczeń” powinny załadować się dane odbiorcy.
Rys. 28. Wczytane dane odbiorcy w polu „Kontrahent z e-Doręczeń”
Po kliknięciu we wczytane dane pole „Adres e-Doręczeń” zostanie uzupełnione.
Rys. 29. Wczytany „Adres e-Doręczeń”
Po wyszukaniu ADE odbiorcy możliwe jest wysłanie wiadomości za pomocą systemu e-Doręczeń.
Rys. 30. Przycisk „Wyślij e-Doręczenie"
Zakolejkowana wiadomość oczekuje na potwierdzenie wysłania, a następnie na uruchomienie cyklicznej akcji wysyłki.
Rys. 31. Wiadomość oczekująca na potwierdzenie wysłania
Wysłana wiadomość oczekuje na potwierdzenie odbioru. Możliwe jest sprawdzenie statusu wysyłki.
Rys. 32. Wiadomość oczekuje na potwierdzenie odbioru
Po potwierdzeniu odbioru wiadomość zostaje przekazana do Archiwum. Możliwe jest pobranie wszystkich dowodów dotyczących tej wiadomości oraz usunięcie wiadomość ze skrzynki e-Doręczeń.
Rys. 33. Odebrana wiadomość w Archiwum
Podsumowanie
Integracja systemu e-Doręczeń z korespondencją wychodzącą znacząco usprawnia proces zarządzania komunikacją elektroniczną. Automatyzacja wysyłki, możliwość śledzenia statusu doręczeń oraz archiwizacja wiadomości pozwalają na pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i poprawę efektywności pracy. Dzięki zastosowaniu certyfikowanych skrzynek e-Doręczeń oraz odpowiednim konfiguracjom systemu proces ten staje się bezpieczny, zgodny z wymogami prawnymi i bardziej przejrzysty. Zastosowanie tej integracji wspiera organizacje w spełnianiu obowiązków związanych z wymianą dokumentów z instytucjami publicznymi oraz kontrahentami.
