Język e-maili w środowiskach multijęzycznych

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Adrian Baszak

 

Wprowadzenie

Tłumaczenie elementów konfiguracji procesów i aplikacji jest standardową funkcjonalnością WEBCON BPS. Jednym z tych elementów  są powiadomienia e-mail i w niniejszym artykule przedstawię podstawowe informację dotyczące konfiguracji wielojęzycznych szablonów e-mail  oraz przykładowe przypadki ich wykorzystania.

Wybór języka powiadomienia e-mail

Tak jak język, w którym prezentowany jest interfejs WEBCON BPS Portal, tak język powiadomień e-mail jest zależny od ustawień użytkownika. Mechanizmy odpowiadające za prezentację oraz tłumaczenie treści zostały opisane w artykule Tłumaczenie treści interfejsu użytkownika WEBCON BPS Portal. Wybrany przez użytkownika język jest zapisywany w bazie danych w momencie wykonania przez niego akcji (przejścia ścieżką) w dowolnej aplikacji.

Jeśli konfiguracja aplikacji nie pozwala użytkownikom na zmianę języka interfejsu, powiadomienia wysyłane są zgodnie z językiem, w którym prezentowana jest aplikacja.

W przypadkach, kiedy powiadomienie wysyłane jest do więcej niż jednej osoby (wliczając odbiorców DW), e-mail zostanie wysłany osobno do wszystkich użytkowników BPS zgodnie z wybranym przez nich językiem.  Przykład: powiadomienie ma zostać wysłane do trzech odbiorców. Dwóch z nich korzysta z interfejsu w języku angielski m, jeden w języku polskim. Wysłane zostaną dwa powiadomienia – jedno po angielsku (do dwóch odbiorców), drugie po polsku (do jednego odbiorcy). Jeżeli odbiorca nie jest użytkownikiem BPS, powiadomienie zostanie wysłane w domyślnym języku konfiguracji.

Język aktualnie przypisany do każdego z użytkowników BPS można sprawdzić  w bazie danych wykonując poniższe zapytanie:

select USRLAN_UserLogin

,LAN_Name

from TranslateUserLangs

join TranslateLanguages on LAN_ID = USRLAN_LANID

Wprowadzenie tłumaczeń szablonów powiadomień e-mail

W BPS Designer Studio istnieją dwa sposoby  na utworzenie lub modyfikację szablonów powiadomień e-mail. Pierwszym jest konfiguracja szablonu globalnego, drugim są szablony tworzone na potrzeby konkretnych procesów. W obu przypadkach, każdy element szablonu, dla którego istnieje możliwość tłumaczenia, posiada przycisk umożliwiający wprowadzenie go dla jednego ze wspieranych języków.

Rys. 1 Wprowadzanie tłumaczeń w szablonach powiadomień e-mail

 

Oprócz tych elementów, należy jeszcze zwrócić uwagę na:

  • tłumaczenia wprowadzane w konfiguracji procesu
    • Jeśli zdecydujemy się umieścić standardową listę atrybutów, ich nazwy zostaną przetłumaczone zgodnie z wprowadzonymi tłumaczeniami.
    • Jeśli użyjemy wartości atrybutu typu „Pole wyboru”, który wspiera , to wartość wyświetlona zostanie w języku zgodnym z językiem powiadomienia.
  • elementy lokalizowane
    • Wartości atrybutów typu „Liczba zmiennoprzecinkowa” (o ile w konfiguracja atrybutu ustawimy format „Auto”) i „Data i godzina” zostaną automatycznie wyświetlone w formacie zgodnym z językiem powiadomienia.
  • standardowe elementy szablonu
    • Tłumaczenia fraz używanych w standardowych elementach powiadomienia, takich jak: link do instancji, link do aplikacji, szczegóły zadania, lista użytkowników, mogą być zmieniane wyłącznie w ramach całej instalacji przy użyciu aplikacji WEBCON BPS Translator.

Poniższy rysunek przedstawia porównanie tego samego powiadomienia wysłanego w dwóch językach, z oznaczeniem poszczególnych elementów opisanych wcześniej.

Rys. 2 Porównanie powiadomień e-mail w języku polskim (po lewej) i angielskim (po prawej)

 

Tłumaczenia wprowadzane w konfiguracji procesu (czerwony). Elementy lokalizowane (pomarańczowe). Standardowe elementy szablonu (żółty).

Tłumaczenie czy szablon per język – przypadki użycia

Wprowadzenie tłumaczeń w szablonie powiadomienia nie jest jedyną możliwością na wysłanie powiadomienia w języku dostosowanym do odbiorcy . W niektórych przypadkach możemy zdecydować się na utworzenie osobnych szablonów dla każdego języka. To podejście wymaga dodatkowej pracy podczas konfiguracji, ale daje większą kontrolę nad wysyłanymi powiadomieniami. W dalszej części opiszę kilka przykładowych scenariuszy, w których można zdecydować się na taką konfigurację.

Standardowe powiadomienia

Przez standardowe powiadomienia rozumiem takie, które są wysyłane do osób aktywnie uczestniczących w przebiegu procesu i informujące o typowych zdarzeniach takich jak: otrzymanie zadania, przypomnienie o zaległym zadaniu, powiadomienia o starcie lub zakończeniu obiegu.

W takich przypadkach warto jest przygotować szablon powiadomienia razem z tłumaczeniami. Dzięki temu, konfigurując wysyłkę powiadomienia skupiamy się tylko na tym, jaką role w procesie pełni odbiorca i o czym ma zostać poinformowany.

Rys. 3 Przykład użycia akcji wysyłki powiadomienia  z szablonem z wprowadzonymi tłumaczeniami. Autor wniosku otrzyma powiadomienie w języku, w którym korzysta z systemu

Szablony per język

Zdarzają się jednak sytuacje, w których powiadomienie wysyłane jest do osób, które nie korzystają z aplikacji WEBCON BPS lub gdy szczególnie zależy nam na wysłaniu jednego powiadomienia do wszystkich odbiorców. Przykładem mogą być powiadomienia wysyłane poza organizację, np. kampanie marketingowe  lub automatycznie potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.

Jeśli odbiorcy nie korzystają z WEBCON BPS nie możemy skorzystać ze standardowych mechanizmów, które dopasują język powiadomienia do preferencji użytkownika. Jako osoby konfigurujące, musimy  stworzyć taki mechanizm, np. na podstawie innych danych jakie posiadamy o odbiorcy.

Konfigurację tego podejścia zostanie opisana na przykładzie wysyłki zamówienia do dostawcy. Aby nie wnikać w szczegóły procesu składania zamówień, przyjmijmy że:

  1. Na formularzu zamówienia dostawca wybierany jest ze słownika.
  2. W słowniku dostawców zapisana jest informacja o języku, w jakim należy kontaktować się z dostawcą.
  3. Na jednym z kroków obiegu dostępna jest ścieżka przejścia, na której zamówienie zostanie automatycznie wygenerowane i wysłane do dostawcy.

Elementy, które musimy skonfigurować przedstawiono na poniższym zrzucie ekranu.

Rys. 4 Przykładowa konfiguracja szablonów dla poszczególnych język

 

Opis przykładowej konfiguracji:

  • Szablony powiadomień. Tworzymy tyle szablonów powiadomień, ile języków chcemy obsłużyć. W przykładzie utworzyłem dwa: „Purchase order – EN” i „Purchase order – PL”.
  • Wzorce akcji. Dla każdego szablonu dodajemy wzorzec akcji, korzystający z danego szablonu.

Rys. 5 Konfiguracja akcji wysyłki powiadomienia z wybraniem szablonu

 

  • Reguła biznesowa. Tworzymy regułę biznesową, która zwraca język w jakim mamy wysłać powiadomienie do dostawcy. Reguła może korzystać z danych na formularzu (np. wartość atrybutu) lub wykonywać zapytanie do bazy danych dostawców. W moim przykładzie dodałem regułę o nazwie „Get supplier language” korzystającą ze źródła BPS.

Rys. 6. Reguła zwracająca język dostawcy

 

  • Warunki wykonania akcji. Dla wzorców akcji dodajemy warunki wykonania, korzystające z utworzonej wcześniej reguły biznesowej.

Rys. 7 Warunek wykonania akcji wysyłki e-mail zależny od języka przypisanego do dostawcy

 

 

  • Akcje na ścieżkach. Dodajemy akcje na ścieżce, na której zamówienie ma zostać złożone

Rys. 8. Dodanie akcji na ścieżkach

 

Dzięki takiej konfiguracji, podczas przejścia ścieżką wykonana zostanie tylko jedna akcja wysyłki powiadomienia.

Podsumowanie

W tym artykule przedstawiłem dwa sposoby na konfigurację szablonów e-mail w środowiskach wielojęzycznych. Rozwiązania te wzajemnie się uzupełniają i są w stanie obsłużyć różnie przypadki biznesowe . Wprowadzenie tłumaczeń w szablonie sprawdza się wtedy, gdy powiadomienie wysyłane jest do użytkowników BPS – wtedy to system automatycznie obsługuję wybór odpowiedniego języka. Stworzenie osobnych szablonów dla każdego języka, choć wymaga więcej konfiguracji, pozwala m.in. na spersonalizowanie komunikacji z osobami spoza organizacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *