Kalendarz SharePoint – dodawanie wpisów z obiegów Workflow BPS

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
dotyczy wersji 8.3.x; autor: Kamil Nędza

Za pomocą WEBCON BPS w łatwy sposób można komunikować się z listami SharePoint. Dzięki BPS Designer Studio z wykorzystaniem standardowych akcji istnieje możliwość dodawania, usuwania i edycji elementów listy. Umożliwia to między innymi dodawać nowe elementy do listy bezpośrednio z formularza workflow dzięki czemu nie trzeba ówcześnie wprowadzać danej wartości słownika ręcznie. Funkcjonalność ta może posłużyć także do informowanie pozostałych pracowników firmy o wydarzeniach, zadaniach, terminach itp. Oczywiście zastosowań może być o wiele więcej.

Poniższy artykuł przedstawi w jaki sposób, z wykorzystaniem kalendarza SharePoint (który również jest aplikacją listy) można rozszerzyć przykładowy obieg delegacji, aby informacja o dostępności aut wykorzystywanych w firmie była wyświetlana na witrynie w formie kalendarza.

kal_sps_p1

 

Utworzenie niezbędnych list SharePoint:

Informacje na temat każdego z aut będą przechowywane w osobnych dedykowanych kalendarzach, dlatego w pierwszej kolejności należy utworzyć tyle kalendarzy ile jest aut w firmie. Aby dodać kalendarz, przejdź do zawartości witryny i kliknij „Dodaj aplikację”

kal_sps_p3

następnie z dostępnych aplikacji wybrać „Kalendarz”.

kal_sps_p4

Po utworzeniu kalendarzy powinny one być widoczne w aplikacjach witryny:

kal_sps_p5

Gdy kalendarze zostały utworzone, dodaj aplikację typu Lista niestandardowa z nazwami dostępnych w firmie samochodów.  Lista została dodana poprzez wybranie „Dodaj aplikację”, a następnie wybór „Lista niestandardowa”.

kal_sps_p6

Po utworzeniu listy samochodów uzupełnij ją. Przykładowa lista po uzupełnieniu danych wygląda następująco:

kal_sps_p7

Podpięcie listy samochodów jako źródło danych:

Przejdź do sekcji „Źródła danych”. Dodaj nowe źródło typu Lista SharePoint. Uzupełnij dane dotyczące lokalizacji listy i zapisz źródło.

kal_sps_p8

Konfiguracja procesu Delegacji

Dodaj atrybut Pola Wyboru. Jako źródło danych wybierz dodane uprzednio źródło danych.

kal_sps_p9

Następnie skonfiguruj atrybut.

kal_sps_p10

Dodatkowo dodaj tekstowy atrybut techniczny. Posłuży on do przechowywania identyfikatora utworzonego elementu w liście SharePoint. Dzięki temu będzie możliwe usunięcie tego elementu listy (usuwanie elementu listy nie jest przedstawione w tym artykule), gdyby obieg delegacji został odrzucony lub anulowany.

kal_sps_p11

Na ścieżce przejścia na której ma być wykonany wpis do listy SharePoint dodaj akcje typu „Dodaj element do listy”. W naszym przypadku należy dodać dwie takie akcje. Jedna dla samochodu Opel i osobną dla Fiata. Ilość akcji powinna być równa ilości samochodów.

W warunku wykonania akcji zawężamy się, aby akcja była wykonywana tylko dla samochodu o ID 2 (Opel).

kal_sps_p12

W konfiguracji akcji wskazujemy adres listy (kalendarza) oraz na podstawie prawego panelu uzupełniamy dane, które zostaną zapisane w kalendarzu. W tytule zapisany zostanie autor delegacji oraz jej miejsce.

kal_sps_p13

Analogicznie skonfiguruj drugą akcję dla kolejnego samochodu (Fiat). Pamiętaj, aby zmienić warunek wykonania akcji oraz zmienić adres listy SharePoint. Pamiętaj, ze w przypadku wielu samochodów nie musisz za każdym razem dodawać nowej akcji. Możesz skorzystać z opcji klonowania akcji aby zaoszczędzić czas na konfiguracji. Musisz jednak pamiętać, aby dla każdej z akcji zmienić adres listy oraz ID samochodu w warunku wykonania akcji. Warto także zmienić nazwę akcji, aby zachować czytelność konfiguracji obiegu.

kal_sps_p14

 

 

Weryfikacja działania:

Uruchom obieg, w którym wprowadzane były zmiany. Uzupełnij dane i zarejestruj  dokument. W naszym przykładzie akcje wpisu do kalendarza podpięte są pod ścieżkę rejestracji. Na przejściu ścieżką „Rejestruj” wykonywany jest wpis do kalendarza odpowiedniego powiązanego z danym samochodem.

kal_sps_p15

 

Po zarejestrowaniu dokumentu otwórz kalendarz powiązany z samochodem, który został wybrany przy rejestracji delegacji. Widać, że wydarzenie zostało wpisane poprawnie.

 kal_sps_p16

Wyświetlanie wielu kalendarzy na jednym widoku:

SharePoint pozwala na wyświetlanie wielu kalendarzy (max 10) na jednym. Aby Wyświetlać dodatkowe kalendarze należy w danym kalendarzu wejść we wstążkę „Kalendarz” i wybrać opcję „Nakładanie kalendarzy”.

kal_sps_p17

Otwarty zostanie widok Ustawień nakładki kalendarza w którym można dodawać dodatkowe kalendarze do widoku. Po kliknięciu „Nowy kalendarz” można dodać Istniejący kalendarz SharePoint.

kal_sps_p18

Po uzupełnieniu danych zapisujemy ustawienia klikając „OK”. Ja utworzyłem dodatkowy kalendarz o nazwie „Car calendar”, w którym wyświetlam informacje na temat obu samochodów:

kal_sps_p19

 

Co dalej?

Dzięki integracji obiegów dokumentów z kalendarzem SharePoint utworzony został widok w formie kalendarza, dzięki któremu w przejrzysty sposób widać jakie samochody są zarezerwowane w danym dniu. Należy pamiętać, że w przypadku ręcznego usunięcia wydarzenia na liście SharePoint, nie będzie to miało żadnego wpływu na obieg dokumentów delegacji. Dlatego należy zagwarantować, żeby żaden niepowołany użytkownik nie miał możliwości edycji tej listy, a edytowana była wyłącznie za pomocą obiegu delegacji.

Przedstawione rozwiązanie zawiera podstawową funkcjonalność dodawania wpisu do kalendarza. W ramach rozwoju procesu możesz zasugerować się poniższymi sugestiami:

  • Dodaj link do kalendarza z samochodami na poziomie formularza delegacji. Pracownik dzięki jednemu kliknięciu będzie wiedział jakie samochody ma dostępne.
  • Dodaj akcję usuwania wpisu z kalendarza (z wykorzystaniem atrybutu „[TECH] ID”), jeżeli delegacja zostanie odrzucona lub anulowana. Dzięki temu gdy zasoby będą zwalniane, zostanie to odzwierciedlone w kalendarzu.
  • Dodaj walidację dat na etapie rejestracji. Zweryfikuj, czy nie ma kolizji dat przy wpisie do kalendarza.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *