Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Franciszek Sakławski
Wprowadzenie
WEBCON BPS pozwala na zarządzanie naszą firmą i usprawnianiem przydzielania zadań poprzez odpowiednio zaprojektowane obiegi elementów. Obieg jest to sekwencja kroków, które element obiegu musi przejść, aby zrealizować swój cel biznesowy. Taki obieg ułatwia i optymalizuje pracę przez jasne określenie kolejności w jakiej kroki muszą zostać wykonane i przez jakie osoby. W Designer Studio taki obieg składa się z poszczególnych kroków oraz ścieżek przejścia łączących poszczególne kroki.
Kroki w systemie – krok systemowy
Wyróżniamy kilka rodzajów kroków:
- Startowy
- Pośredni
- Sterowanie obiegiem (branch)
- Końcowy (Pozytywny)
- Końcowy (Negatywny)
- Systemowy
a) Krok systemowy – poniższy artykuł skupi się na opisie tego kroku
b) Oczekiwanie na skan
Usługa Serwisu workflow – "Monitorowanie Folderów" po napotkaniu pliku przetwarza znajdujący się w nim kod kreskowy i jeżeli zostanie on poprawnie rozpoznany, wtedy plik zostaje dołączony do listy załączników odpowiedniego elementu workflow. Ponadto, jeżeli element jest w tym momencie w kroku "Oczekiwanie na skan", wtedy zostaje automatycznie przesunięty do następnego kroku poprzez "ścieżkę domyślną".
Więcej informacji:
https://kb.webcon.pl/webcon-bps-w-sekreteriacie-przykladowy-przypadek-uzycia/.
c) Kroki OCR (Oczekiwanie na warstwę tekstową/OCR AI/uczenie OCR AI)
Więcej informacji:
https://kb.webcon.pl/niestandardowe-pola-ocr/
d) Oczekiwanie na podobiegi
Więcej informacji:
https://kb.webcon.pl/podobiegi-akcja-ustaw-status-obiegu/
Najważniejsze cechu kroku systemowego:
- Zadania z kroku nie są „Zakończone” nawet jeśli opcja „Zakończ wszystkie zadania” jest zaznaczona.
- Zadania osadzone w danym kroku są przeniesione na krok następny.
- Standardowe e-maile nie są wysyłane po wyjściu z danego kroku.
- Na ścieżce idącej do kroku nie musi być wyznaczone zadanie.
Prezentacja kroku systemowego:
Rys. 1. Prezentacja kroku systemowego
Przypadek biznesowy
Poniżej przedstawiono proces zarządzania flotą samochodową – „Car Fleet Management”, który składa się z dwóch obiegów.
Rys.2. Obieg – Car Management
Rys. 3. Obieg – Use Registry
Pierwszy z obiegów służy do zarządzania flotą pojazdów, gdzie każda instancja obiegu odnosi się do konkretnego samochodu i informuje o jego dostępności. Drugi zaś jest obiegiem rezerwującym samochód do użycia. Pierwszym krokiem będzie zarejestrowanie samochodu i ustawienie statusu na „Car available for rent”, a następnie za pomocą akcji w obiegu „Use registry” samochód zostanie wypożyczony i status samochodu zmieni się na „Car in use”.
Na poniższym screenie na czerwono zaznaczone są kroki systemowe. Użytkownik na kroku „Car management” musi wybrać czy samochód jest gotowy do użycia (ścieżka „Make available”), czy wymaga serwisowania (ścieżka „Move to service step”” czy nie jest zdatny do użycia (ścieżka „Withdraw from use”).
Poniższy przykład zakłada, że użytkownik wybrał ścieżkę przechodzącą do kroku systemowego „Car available for rent”.
Rys. 4. Obieg do zarządzania flotą samochodów z zaznaczonymi krokami systemowymi
Po przejściu do WEBCON BPS Portal w kroku „Car management”, w którym znajduje się karta samochodu, należy kliknąć przycisk „Make available”.
Rys. 5. Formularz obiegu „Car Fleet Management”
Element zatrzymał się w kroku „Car available for rent”:
Rys. 6. Formularz obiegu „Car Fleet Management”
Następnie rozpocznijmy obieg rezerwacji samochodu wybierając niżej zarejestrowany samochód.
Rys. 7. Formularz rezerwacji samochodu na kroku „Registration”
Po wysłaniu zapytania osoba zarządzająca danym pojazdem może zaakceptować lub odrzucić wniosek (w tym przypadku nastąpi akceptacja).
Rys. 8. Formularz rezerwacji samochodu na kroku „Usage acceptance”
Po akceptacji rezerwacji główny obieg powinien zostać przesunięty do kroku „Car in use”.
Rys.9. Formularz obiegu „Car Fleet Management” na kroku “Car in use”
Podsumowanie
Krok systemowy uzupełnia kroki istniejące w systemie. W artykule został przedstawiony jeden z prostszych przypadków jego użycia w ramach aplikacji opartej o dwa obiegi, natomiast może mieć szersze zastosowanie w zależności od potrzeb biznesowych.
