Dotyczy wersji 2021.1.x i powyżej, autor: Martyna Krzyżak
Dla aplikacji stworzonych w WEBCON BPS często zachodzi potrzeba ich integracji z systemami zewnętrznymi. Jednym z popularnych systemów, który trzeba zintegrować z obiegami WEBCON BPS jest Microsoft Dynamics.
Scenariusze biznesowe
Poniżej zostały zaprezentowane przykładowe obszary połączenia systemu Microsoft Dynamics z WEBCON BPS.
Faktura kosztowa
Często miejscem styku systemu Microsoft Dynamics i WEBCON BPS jest obieg Faktur kosztowych. Z systemu Microsoft Dynamics pobierane są w tym przykładzie dane do słowników, np.
- Kontrahenci
- Konta bankowe
- Waluty
- Kategorie kosztu
- MPK
- Projekty
Do systemu Microsoft Dynamics wysyłane są natomiast dane opracowywanej faktury: dane nagłówkowe, jak numer faktury, data wystawienia oraz rozbicie analityczne. Zazwyczaj mamy tez możliwość przesłania do Microsoft Dynamics korekty faktury.
Kontrahenci
Podczas rejestracji faktury może się okazać, że w bazie Microsoft Dynamics brak kontrahenta wystawiającego daną fakturę. W takich przypadkach najczęściej umożliwiane jest automatyczne dodanie nowego kontrahenta w Microsoft Dynamics z poziomu obiegu przy pomocy integracji.
Faktura sprzedażowa
Kolejnym przykładem powiązania systemu Microsoft Dynamics z WEBCON BPS będą Faktury sprzedażowe. Po stronie obiegu można stworzyć i zaakceptować dokument, a następnie wysłać jego dane do systemu Microsoft Dynamics.
Zamówienia
Pobranie danych zamówień z Microsoft Dynamics wraz z ich kwotą może być potrzebne do weryfikacji ich rozliczenia. Pobierając takie dane do systemu WEBCON BPS można porównywać kwoty zamówień z przypisanymi do nich fakturami.
Oczywiście to nie koniec możliwych miejsc do integracji systemów Microsoft Dynamics i WEBCON BPS. Innym przykładem może być np. obieg Delegacji, bądź może mniej oczywista aplikacja Kancelarii. W obiegach Korespondencji wychodzącej i przychodzącej można skorzystać z listy kontrahentów z systemu Microsoft Dynamics podczas wskazywania Nadawcy/Odbiorcy.
Metody integracji
Integracja systemów Microsoft Dynamics z WEBCON BPS może się odbywać na kilka sposobów. Rodzaj wybranego rozwiązania zazwyczaj różni się w przypadku pobierania i wysyłania danych do systemu Microsoft Dynamics.
Pobieranie danych z Microsoft Dynamics
Dane słownikowe z Microsoft Dynamics, np. słownik Kontrahentów są zazwyczaj udostępniane do obiegu w formie widoków SQL sięgających do bazy systemu Microsoft Dynamics. Dzięki takiemu rozwiązaniu dane słownikowe dostępne w obiegu są zawsze aktualne, odświeżane na bieżąco po dokonaniu zmian w systemie Microsoft Dynamics.
Dane mogą również zostać udostępnione innymi sposobami, np. w formie WebService. Czasem zdarza się także, np. z powodu ilości danych, zasobów, że dane słownikowe są udostępnia z systemu Microsoft Dynamics w formie tabel MS SQL, które są uzupełniane i aktualizowane w określonym cyklu, np. raz na dobę, w nocy. Takie rozwiązanie ma swoje minusy – dane wprowadzane do Microsoft Dynamics są widoczne z opóźnieniem, ale czasem priorytetem jest mniejsze obciążanie zasobów systemu.
Poniżej przykład danych jakie może zawierać słownik Kontrahentów i ich numerów rachunków (te słowniki się zawężają).
Słownik Kontrahentów
| Kolumna | Typ danych | Uwagi |
| ID | int | Kolumna z wartościami unikalnymi |
| Nazwa | string | |
| Kod | string | Nazwa skrócona kontrahenta |
| NIP | string | Należy uważać, aby był w jednakowej formie |
| Kod pocztowy | string | |
| Miejscowość | string | |
| Adres | string | |
| Państwo | string | |
| Warunki płatności | int | Dodatkowe informacje na temat domyślnych parametrów płatności |
Słownik Rachunków bankowych
| Kolumna | Typ danych | Uwagi |
| ID | int | Kolumna z wartościami unikalnymi dla dostawcy |
| ID Kontrahenta | int | Kolumna po której zostaną zawężone konta bankowe dla danego dostawcy (wartość z kolumny ID ze słownika Kontrahentów) |
| Numer rachunku | string | |
| Domyślne | bool | Dodatkowa kolumna pozwalająca wskazać numer, który ma się podpowiedzieć, jeśli dany kontrahent ma ich więcej niż jeden |
Widok słownika Kontrahentów skonfigurowanego w WEBCON BPS
Wysyłanie danych do Dynamics
Dla operacji wpisu danych do systemu Microsoft Dynamics jest dostępne kilka opcji wykonania tego powiązania. Można to zrobić poprzez WebService: REST bądź SOAP. Takie rozwiązanie jest rozwiązaniem synchronicznym, więc wybierając je, odpowiedź o statusie wysyłki danych jest przesyłana bezzwłocznie. WebService REST jest rekomendowaną metodą integracji z Microsoft Dynamics.
Innym sposobem integracji omawianych systemów jest wpis za pomocą tabel buforowych, które są uzupełniane na podstawie udostępnionych z systemu WEBCON BPS widoków SQL z danymi z obiegów. Po przetworzeniu wiersza z danym elementem przez Microsoft Dynamics, w jednej z kolumn zwracany jest status jego wpisu i ewentualnie komunikat zwrotny, np. w przypadku błędu. Ta metoda wymaga po stronie obiegu cyklicznej obserwacji czy dany element został już poprawnie przeniesiony do systemu Microsoft Dynamics.
Realizacja wpisu może się różnić w zależności od konkretnej konfiguracji systemu Microsoft Dynamics oraz aplikacji WEBCON BPS w danej organizacji. Dla przykładu wysyłkę danych faktury do Microsoft Dynamics można rozdzielić na dwa wywołania WebService: pierwszy otwierający arkusz, a drugi już wpisujący do niego konkretne dane albo też pierwszy wpisujący dane nagłówkowe, a drugi aktualizujący wpis o rozbicie analityczne. Oczywiście najprostszym wariantem jest wykonanie całego wpisu podczas jednego wywołania, ale czasem takie rozdzielenie jest konieczne, a jego realizacja nie ma zazwyczaj wpływu na pracę użytkowników aplikacji WEBCON BPS.
Poniżej przykład danych dla prostego wpisu faktury.
Nagłówek
| Parametr | Typ danych | Uwagi |
| ID WEBCON | int | |
| Nr dokumentu | string | Sygnatura z WEBCON w celu łatwego parowania dokumentu między systemami |
| Data wpływu | date | |
| Data wystawienia | date | |
| Data sprzedaży | date | |
| Nr faktury | string | |
| ID kontrahenta | int | ID ze słownika Kontrahentów |
| ID rachunku bankowego | int | ID ze słownika Rachunków bankowych |
| Forma płatności | int | ID ze słownika Forma płatności |
| Termin płatności | date | |
| Kwota netto | decimal | Kwota w walucie |
| Kwota brutto | decimal | Kwota w walucie |
| Kod waluty | string | Kod z NBP |
Rozbicie analityczne
| Parametr | Typ danych | Uwagi |
| MPK | string | Wartość ze słownika MPK |
| Kategoria | string | Wartość ze słownika Kategorii |
| Kwota netto | decimal | Kwota w walucie |
| Kwota brutto | decimal | Kwota w walucie |
| Kod waluty | string | Kod z NBP |
| Opis | string | Opis danej pozycji |
Parametry zwracane
| Parametr | Typ danych | Uwagi |
| Status | string | Informacja czy wpisano poprawnie, np. 0-sukces, 1-błąd |
| ID dokumentu | string | Przy poprawnym wpisie zwracany jest ID wpisanego dokumentu w Microsoft Dynamics |
| Komunikat | decimal | W przypadku braku powodzenia zwracany jest komunikat błędu |
Konfiguracja powyższego wpisu WS REST w WEBCON BPS
