Nowe akcje związane z plikami .docx i .xlsx w BPS 8.2

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji: 8.2; autor: Marcin Wiktor

BPS już we wcześniejszych wersjach oferował możliwość generowania dokumentów .docx w akcjach na kroku lub globalnych i powstał nawet na ten temat artykuł – https://kb.webcon.pl/akcja-generowania-dokumentow-docx-w-bps/. Wersja 8.2 przynosi kilka ulepszeń tej akcji, które zostaną opisane w tym artykule.

Całkowitą nowością w wersji 8.2 są akcje do generowania plików Excel oraz ich odczytu. W tym artykule zostaną przedstawione opisy tych funkcjonalności oraz ich przykładowe konfiguracje.

1. Generowanie plików .docx – zmiany w wersji 8.2

Poza zmianami ergonomicznymi w akcji, możemy dostrzec także nowy tryb działania oraz nowy sposób wyboru szablonu – z załącznika.

Nowy tryb działania – Aktualizacja istniejącego pliku, umożliwia zamiast tworzenia nowego załącznika po wywołaniu akcji, zaktualizować istniejący już załącznik.

Plik (lub pliki), który powinien zostać zaktualizowany możemy określić po kategorii, na podstawie wyrażenie regularnego albo zapytania SQL w sekcji „Załączniki do przetworzenia”.

Drugą nowością jest możliwość wyboru szablonu, nie tylko jako dokumentu umieszczonego w bibliotece,
ale także jako plik z załącznika. Konfiguracja odbywa się analogicznie jak opisana powyżej aktualizacja pliku.

 

2. Generowanie plików .xlsx – opis akcji

Akcja do generowania plików Excel może być wykonywana:

  • na otwarcie dokumentu w przeglądarce,
  • na ścieżce przejścia,
  • na timeout,
  • na zakończenie,
  • jako przycisk w menu.

Dodatkowo można ją zdefiniować jako akcję globalną dla obiegu:

  • na otwarcie w przeglądarce,
  • jako przycisk w menu.

Konfiguracja akcji jest podobna do akcji generowania plików .docx, jednak jest między nimi kilka znaczących różnic.

docx2-p1

[1] Ustawienia

Tryb działania  – Możemy zdefiniować czy wygenerowany plik .xlsx zostanie dodany jako nowy załącznik lub czy ma zastąpić istniejący (lub istniejące) załącznik pasujący do schematu ustalonego w [3].

Wybór szablonu – W tym miejscu definiujemy źródło szablonu, na podstawie którego będzie generowany plik.

 

[2] – Szablon dokumentu z listy SharePoint

Jeżeli w polu „Wybór szablonu wybraliśmy „Biblioteka dokumentów Sharepoint” wówczas w tym polu musimy podać bezwzględny adres do szablonu, który chcemy wykorzystać.

 

[3] – Załączniki do przetworzenia

Jeżeli jako tryb działania wybraliśmy „Aktualizacja istniejącego załącznika” lub jako sposób wyboru szablonu ustawiliśmy „Istniejący załącznik” wówczas musimy w tej sekcji wskazać, które załączniki mają być przetwarzane.

 

[4] – Konfiguracja nowego załącznika

Jeżeli jako tryb działania wybraliśmy „Nowy załącznik” wówczas konieczne jest skonfigurowanie tej sekcji.

Zarówno nazwa pliku jak i opis mogą być generowane dynamicznie z wykorzystaniem dostępnych po prawej stronie tagów.

Możemy także ustalić kategorię załączników, do której każdy wygenerowany plik będzie załączany.
Ważną rzeczą do zapamiętania jest, że nawet jeżeli dwukrotnie wykona się akcja generowania pliku o tej samej nazwie, to nie zostanie on nadpisany przez nową wersję ale będą dostępne oba piki w menu załączników.

 

[5] – Konfiguracja mapowania atrybutów

Tak jak w przypadku .docx, musimy stworzyć szablon, zawierający schemat generowanych plików.
W przeciwieństwie do plików Word, nie umieszczany tagów, które zostaną podmienione na wartość
z formularza w pliku, ale w konfiguracji akcji umieszczamy atrybuty, które zostaną zmapowane na konkretne komórki.

Atrybut – nazwa atrybutu który zostanie zmapowany na komórkę/komórki pliku Excel.

Adres Excel – podany w formacie: <nazwa arkusza>!<adres komórki lub nazwa tabeli>

Przykładowe adresy:

W celu wybrania pola A1 należy wpisać:

Arkusz1!A1

W celu wybrania tabeli o nazwie Tabela1 należy wpisać:

Arkusz1!Tabela1
Być może wygląda to skomplikowanie, ale w dalszej części, pokażę na przykładach, ze jest to stosunkowo proste.

 

3. Przykład 1 – tworzenie nowego załącznika

Na potrzeby przykładu stworzymy prosty obieg rejestrowania informacji o nowych pracownikach. Na ścieżce przejścia „Generuj Excel” umieścimy akcję, która jako załącznik doda plik .xlxs z informacji z formularza.

docx2-p2

Następnym krokiem będzie utworzenie szablonu, na podstawie którego będzie generowany załącznik:

docx2-p3

W komórkach, do których będą wpisywane dane należy uwzględnić odpowiednie formatowanie w celu poprawnego wyświetlania danych. Jest to szczególnie istotne przy polach typu Data i godzina oraz liczbach (np. ilość miejsc po przecinku). W tych rodzajach pól, jeżeli pozostawimy formatowanie „Ogólne”, dane mogą się nie do końca poprawnie wyświetlać.

W naszym przykładzie musimy zmienić format w „Data zatrudnienia” na „Data”. Dodatkowo w celach estetycznych w polu „Komentarz”, które w WorkFlow jest wielowierszowym polem tekstowym, włączymy zawijanie tekstu.

Trzecim i ostatnim krokiem będzie konfiguracja naszej akcji na przejściu ścieżką „Generuj Excel”:

docx2-p4

I po przejściu ścieżką otrzymany końcowy efekt, czyli utworzony jako załącznik plik .xlxs

 

 

4. Przykład 2 – aktualizacja załącznika i umieszczanie listy pozycji

W drugim przykładzie wykorzystamy prosty obieg zapotrzebowania, gdzie dodając kolejne wiersze na liście pozycji, użytkownik będzie mógł zgłaszać swoje zapotrzebowanie na sprzęt biurowy.

Na zakończenie kroku, zostanie wygenerowany plik .xlsx i zapisany w kategorii „Zapotrzebowanie”.

Następnie dokument trafi do przełożonego, który dostanie do edycji kolumnę „ilość” i „cena” oraz dodatkową kolumnę – „Komentarz”. Dlatego na zakończenie kroku ponownie uruchomimy akcję generowania Excela, w celu aktualizacji poprzedniego pliku.

docx2-p5

Żeby poprawnie wygenerować listę pozycji, w naszym szablonie musimy umieścić tabelę. W obecnej wersji nie ma możliwości wybrania, które kolumny mają być zmapowane – domyślnie wybrane są wszystkie.

docx2-p6 Tabeli możemy pozostawić domyślną nazwę czyli „Tabela1”.

Należy pamiętać o zmianie formatu komórki dla pola „Data rejestracji zgłoszenia”. Dodatkowo dla kolumny „Cena” możemy zmienić format na „Walutowe” a dla kolumny „Komentarz przełożonego” włączyć tryb zawijania tekstu.

Po wgraniu szablonu możemy przystąpić do konfiguracji akcji:

docx2-p7

Po aktualizacji danych na Workflow przez Przełożonego nie chcemy dodawać nowego pliku, wystarczy nam aktualizacja ostatniego. Dlatego akcję do generowania .xlsx na kroku Akceptacji przełożonego konfigurujemy w ten sposób, aby skorzystała z gotowego szablonu (wcześniej wygenerowanego .xlsx) i później nadpisała istniejący załącznik.

Ponieważ pola nagłówkowe będą już uzupełnione, a przełożony nie ma możliwości ich edycji,
nie ma konieczności ponownego ich mapowania.

docx2-p8

Po przejściu obiegu, będziemy mieli jeden plik .xlsx w załączniku wyglądający tak:

docx2-p9

 

5. Odczyt danych z pliku Excel

Nowością w wersji 8.2 BPS jest także akcja odczytu danych z pliku Excel i przepisania ich do formularza.

Akcja odczytu może być używana w tych samych miejscach co akcja generowania pliku .xlsx (na otwarcie w przeglądarce, na ścieżce przejścia, na Timeout, na zakończenie, przycisk w menu).

Konfiguracja akcji jest analogiczna jak przy generowaniu pliku .xlsx, ale nieco uproszczona z uwagi na brak potrzeby konfiguracji szablonu i sposobu zapisywania pliku.

docx2-p10

Przy wdrażaniu funkcjonalności do obiegu, należy pamiętać o tym, że każdorazowe wywołanie akcji powoduje nadpisanie pól i list pozycji ustawionych w sekcji mapowania atrybutów.

One thought to “Nowe akcje związane z plikami .docx i .xlsx w BPS 8.2”

  1. W pkt.4 jest możliwość wypełnienia tabeli w xls na podstawie listy pozycji.
    W wersji 2016.1.3.179 nie mogę mapować konfiguracji atrybutów do listy pozycji. Po prostu na liście atrybutów nie widzę żadnego atrybutu, który jest listą pozycji.
    Czy lista pozycji musi mieć jakiś specjalny znacznik?
    Może wpisując w miejsce atrybutu formularza dać „wąs” listy pozycji?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *