Nowy sposób na użycie podpisu cyfrowego

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2021.1.x autor: Mateusz Klos

Wstęp

Od wersji WEBCON BPS 2021 została wprowadzona możliwość wywoływania zewnętrznego narzędzia do edycji plików PDF bezpośrednio z formularza. Wobec tego, istnieje teraz możliwość użycia podpisu cyfrowego na dokumencie bez konieczności przechodzenia dalej ścieżką na formularzu. Jest to bardzo duże ułatwienie, które znacząco wpływa na polepszenie wydajności procesów.  W tym artykule funkcjonalność jest testowana na przeglądarce Google Chrome w wersji 88.0.4324.104.

Instalacja dodatku z pliku

Rozważmy prosty proces, gdzie użytkownik wrzuca plik do sekcji „Załączniki”, a następnie chce go podpisać cyfrowo, używając Adobe Acrobat Readera, którego ma zainstalowanego na swoim lokalnym komputerze. Program ten nie musi być ustawiony jako domyślnie do otwierania plików PDF, w trakcie edycji można taki program wybrać i zaznaczyć jako domyślny. Ważne jest również, zezwolić stronie na wyskakujące okienka, zamiast blokować je, ponieważ właśnie w ten sposób przeglądarka będzie informować nas o pobieraniu wymaganego dodatku. Adres portalu powinien zostać dodany do zaufanych stron, by uniknąć ewentualnych problemów z pobieraniem dodatku.

Użytkownik umieścił plik Contract.pdf w sekcji „Załączniki” na formularzu. By móc jednak edytować dokument, należy zapisać element (przed lub po dodaniu załącznika), by zaczął on widnieć w procesie. Świeżo dodany załącznik zawsze będzie mieć nr wersji równy 1.

Rys. 1 Formularz po zapisie z dodanym załącznikiem

Teraz, gdy element zapisany, po naciśnięciu ikonki z trzema kropkami pojawi się okno z opcjami zarządzania załącznikiem. By edytować załącznik za pomocą zewnętrznego narzędzia, należy wybrać opcję „Edytuj plik”. Jak wskazuje pasek u góry formularza, użytkownik musi mieć załączony tryb edycji, by zobaczyć wszystkie dostępne opcje.

Rys. 2 Opcje zarządzania załącznikiem

Po wybraniu opcji „Edytuj plik” powinno wyskoczyć okno pop-up z komunikatem informującym użytkownika o tym, że trzeba zainstalować wymagane dodatki, które umożliwią poprawne działanie nowej funkcjonalności. Dlatego właśnie należy zezwolić wcześniej przeglądarce na wyskakujące okienka.

Rys. 3 Komunikat informujący o pobraniu dodatku

Po kliknięciu „OK” rozpocznie się pobieranie pliku instalacyjnego o rozszerzeniu .msi, ważącego około 50 MB. Gdy pobieranie się zakończy, należy zainstalować dodatek wchodząc w pobrany plik. Instalacja polega na wgraniu nowego niezbędnego dodatku do przeglądarki.

Po uruchomieniu wizarda, użytkownik będzie musiał wybrać typ instalacji – „Typical” lub „Custom”. Ta pierwsza opcja powinna być wybrana na systemie Windows 10 i innych. Podczas korzystania z Windows Server, koniecznie musi być zaznaczona opcja „Custom” – inaczej dodatek nie zainstaluje się, a Windows zwróci błąd.

Wybranie typowej instalacji od razu poskutkuje zainstalowaniem dodatku, więc w artykule opisana zostanie instalacja customowa. Po wybraniu w.w. opcji, użytkownik musi zaznaczyć, dla kogo będzie dostępne zainstalowane oprogramowanie. Wybór odbywa się pomiędzy bieżącym użytkownikiem, a wszystkimi używającymi tego komputera. Należy wybrać tę drugą opcję, instalując dodatek na Windows Server. Po przejściu dalej, należy wybrać limit transferu pliku. Dla przykładu podana wartość będzie wynosić 500 MB. Kliknięcie później „Next” uruchomi instalację dodatku.

Rys. 4 Instalacja „Custom” – wybór maksymalnego rozmiaru pliku

Po odświeżeniu strony dodatek powinien zostać zainstalowany poprawnie. Aby to sprawdzić, użytkownik powinien wejść w Ustawienia przeglądarki Chrome, wybrać „Rozszerzenia” i zobaczyć, czy dodatek widnieje na liście wgranych dodatków. Dla poprawnego działania, konieczne jest również, by był on włączony.

Rys. 5 Poprawnie zainstalowany i włączony dodatek IT Hit Edit Doc Opener 5

Instalacja dodatku z Chrome Web Store

Istnieje także możliwość zainstalowania dodatku ręcznie – w przypadku niniejszej przeglądarki, jest on dostępny w Chrome Web Store pod poniższym linkiem:

https://chrome.google.com/webstore/detail/it-hit-edit-doc-opener-5/nakgflbblpkdafokdokmjdfglijajhlp/related?hl=pl

Można również znaleźć to rozszerzenie, wyszukując po frazie „IT Hit Edit Doc Opener 5” – taką też nosi nazwę dodatek. Do prawidłowego działania funkcjonalności niezbędne jest, by była to wersja 5. W Chrome Store istnieją bowiem inne wersje Document Openera, jednak nie zadziałają one z formularzem.

Wchodząc na stronę z dodatkiem, należy kliknąć „Dodaj do Chrome”, następnie w wyskakującym okienku „Add Extension”. Jak na Rys. 5, rozszerzenie powinno widnieć jako dodane i włączone.

Podpisywanie pliku cyfrowo

Po poprawnym zainstalowaniu dodatku i odświeżeniu strony z formularzem, klikając „Edytuj plik” powinno nas przekierować do Adobe Acrobat Readera. W celu podpisania pliku cyfrowo, należy wybrać zakładkę „Narzędzia”, następnie „Certyfikaty”, „Otwórz”. U góry dokumentu pojawi się pasek z dostępnymi opcjami. W celu złożenie podpisu cyfrowego, użytkownik musi kliknąć pierwszą pozycję z lewej strony – „Podpisz cyfrowo”. Komunikat w wyskakującym okienku poinformuje go wtedy o tym, że musi wybrać miejsce na dokumencie, gdzie ma zostać złożony podpis.

Rys. 6 Wstawianie podpisu w konkretne miejsce na dokumencie

Po zaznaczeniu obszaru do podpisu wyświetli się okno z wyborem dostępnych certyfikatów, jeśli takie są, lub użytkownik może utworzyć nowy. Wybierając drugi sposób, pojawią się trzy opcję wyboru typu certyfikatu:

  • Użyj urządzenia do składania podpisu – gdy używa się certyfikatów od zewnętrznego producenta (za pomocą karty inteligentnej lub tokenu USB),
  • Użyj identyfikatora cyfrowego z pliku – w sytuacji, gdy użytkownik chce zaimportować identyfikator z pliku,
  • Utwórz nowy identyfikator cyfrowy – tworzy nowy identyfikator cyfrowy podpisany automatycznie.

Na potrzeby artykułu zostanie wybrany trzeci sposób, czyli użytkownik będzie tworzył nowy identyfikator.

Po przejściu dalej, należy wybrać lokalizację zapisu nowego certyfikatu. Do wyboru jest zapisanie jaki plik .pfx (oraz dalej możliwość zabezpieczenia go hasłem) lub zapis w magazynie certyfikatów systemu Windows. Druga opcja jest bardziej zalecana, jeśli chcemy udostępniać ten certyfikat innym aplikacjom.

Rys. 7 Tworzenie identyfikatora cyfrowego podpisanego automatycznie

Po wpisaniu danych, widocznych na obrazku powyżej, oraz zapisaniu, zostanie utworzony nowy cyfrowy identyfikator. Gdy użytkownik wybierze go z listy, zostanie przeniesiony do okna „Podpisz jako …”. Tutaj istnieje możliwość podglądu szczegółów certyfikatu, np. algorytmu podpisu, datę wygaśnięcia itp. Pod podglądem graficznym podpisu znajduje się checkbox, którego wybranie skutkuje zablokowaniem dokumentu po podpisaniu. Wiąże się to z uniemożliwieniem dalszym osobom edycji pól, w tym pól podpisu. Nie należy zaznaczać opcji „Zablokuj…” jeśli użytkownik nie jest ostatnią osobą podpisującą dokument.

W prawym górnym rogu znajduje się przycisk „Utwórz”. Po jego wybraniu, można dostosować wygląd graficzny podpisu na dokumencie (nazwę, datę, czcionkę itp.) Istnieje możliwość także skonfigurowania podpisu graficznego odręcznie, po wejściu w zakładkę „Rysuj”.

Rys. 8 Dostosowanie własnego wyglądu podpisu

Gdy już użytkownik skonfiguruje swój podpis, klikając w „Podpisz” pojawi się okno eksploratora plików z wirtualnym katalogiem WebDAV. Ścieżka do niego wygląda mniej więcej tak:

https://wdr2021.webcon.pl/dav/db/1/element/1520/attachments/26

Tam znajdują się zapisane dokumenty z wystawionym podpisem cyfrowym. Warto zaznaczyć, że jest to katalog wirtualny, więc pliki te nie są zapisywane na maszynie. Tutaj użytkownik musi jedynie nadpisać istniejący już plik. Po kliknięciu „zapisz” w zewnętrznym programie, od razu widać, że dokument został podpisany. Klikając w Adobe Acrobat Readerze na znak podpisu, użytkownik może zwalidować jego poprawność.

Rys. 9 Nadpisywanie załącznika wersją podpisaną w wirtualnym katalogu

 

Rys. 10 Podpisany cyfrowo dokument i stan zatwierdzania podpisu

Teraz użytkownik może opuścić zewnętrzny edytor PDF i powrócić do formularza, który należy teraz odświeżyć, by zobaczyć zmiany. Po zrobieniu tego można zauważyć, że wersja załącznika uległa zmianie, mianowicie zwiększyła się. Mimo podpisania załącznika raz, jest to możliwe dalej przez inne osoby, pod warunkiem, że ów dokument nie został zablokowany.

Rys. 11 Podpisany załącznik ze zmienioną wersją

W taki oto sposób prezentuje się nowa funkcjonalność podpisów załączników z użyciem zewnętrznego narzędzia – znacznie ułatwia i przyspiesza to pracę z obróbką dokumentów tekstowych.