Obsługa e-maili oraz szablony w WEBCON BPS

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Marcin Pisarek

 

Wprowadzenie

Standardowy e-mail

Globalny szablon e-mail

Konfiguracja obiegu

Konfiguracja szablonu e-mail

Konfiguracja akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail”

Przykład


Wprowadzenie

WEBCON BPS oferuje funkcjonalność wysyłania wiadomości e-mail do użytkowników. Wiadomości mailowe są aktualnie ważną metodą komunikacji, a korzystanie z poczty elektronicznej towarzyszy nam zarówno w pracy, jak i w kontaktach prywatnych. Bardzo często ułatwia rozwiązywanie problemów i przyspiesza podejmowanie decyzji.

Do wysyłki powiadomień w systemie WEBCON służą następujące akcje:

  • Wyślij e-mail – standardowy e-mail, powiadomienie definiowane jako akcja lub na przejściu daną ścieżką, bez możliwości indywidualnej konfiguracji.
  • Wyślij konfigurowalny e-mail – akcja umożliwia definiowanie odbiorców, odbiorców DW, szablonu, treści, czy też dołączanie załączników z elementu obiegu.

Szablony wiadomości natomiast pozwalają na zdefiniowanie wyglądu wiadomości e-mail wysyłanej w systemie WEBCON BPS, zarówno podczas wysyłki standardowego powiadomienia, jak i wiadomości konfigurowalnych.

W niniejszym artykule opisane zostały standardowe powiadomienia e-mail wraz z szablonem globalnym oraz sposób definiowania powiadomień konfigurowalnych i szablonów w ramach procesu.

Standardowy e-mail

Podczas tworzenia zadania na ścieżce przejścia możliwe jest ustawienie wysyłki wiadomości e-mail do osób, do których przypisane zostanie zadanie lub zadanie DW. Takie wiadomości nie udostępniają dodatkowej konfiguracji, a ich treść jest ustalana na podstawie szablonu. W celu aktywowania standardowego powiadomienia należy przejść do konfiguracji wybranej ścieżki, a następnie wybrać zakładkę „Tworzenie zadania”:

Rys. 1. Włączenie standardowego powiadomienia e-mail

 

Do włączenia standardowego powiadomienia służą dwie opcje:

  • Wyślij standardowy email – zaznaczenie tej opcji spowoduje wysłanie wiadomości e-mail do osób z przypisanym zadaniem.
  • Wyślij standardowy email osób – zaznaczenie tej opcji spowoduje wysłanie wiadomości e-mail do osób z przypisanym zadaniem DW.

Standardowy e-mail domyślnie wykorzystuje globalny szablon wiadomości i może prezentować się w następujący sposób:

Rysunek 2. Przykład standardowego powiadomienia e-mail

 

W tym przypadku zawiera informacje o aktualnych wartościach pól widocznych na elemencie, link do elementu obiegu oraz link do witryny/aplikacji. Treść takiej wiadomości można dostosować, dzięki modyfikacji globalnego szablonu e-mail lub szablonu zdefiniowanego w ramach procesu (informacje o szablonie definiowanym dla procesu zostały zawarte w dalszej części artykułu).

Globalny szablon e-mail

Globalny szablon jest definiowany w ustawieniach systemu i domyślnie wykorzystywany we wszystkich powiadomieniach, jeżeli nie zostanie utworzony dedykowany szablon wiadomości.

Aby go skonfigurować, należy przejść do zakładki „Konfiguracja systemu”, a następnie z rozwijanego menu „Powiadomienia e-mail”, wybrać „Globalny szablon maila”:

Rys. 3. Globalny szablon e-mail

 

Dostosowaniu podlega temat maila, tytuł i treść nagłówka, fragment/treść wiadomości oraz widoczność poszczególnych jej obszarów/elementów. Pola w szablonie określające widoczność elementów:

Rys. 4. Elementy wiadomości e-mail

 

  1. Link witryny – pole określające czy w szablonie zostanie wstawiony link do witryny WEBCON BPS. Link jest umieszczany w miejsce wartości „[|WebAddress|]”.
  2. Pola systemowe – pole określające czy w szablonie zostaną wstawione pola systemowe (sygnatura elementu, autor, data utworzenia). Pola są umieszczane w miejsce wartości „[|SystemFields|]”.
  3. Link elementu – pole określające czy w szablonie zostanie wstawiony link do elementu obiegu, którego dotyczy wiadomość. Link jest umieszczany w miejsce wartości „[|ElementAddress|]”.
  4. Lista odbiorców – pole określające czy w szablonie zostanie wstawiona lista oryginalnych odbiorców wiadomości e-mail. Lista odbiorców jest umieszczana w miejsce wartości „[|Recipients|]”.
  5. Lista atrybutów – pole określające czy w szablonie zostaną wstawione atrybuty formularza. Lista atrybutów jest umieszczana w miejsce wartości „[|SystemFields|]”.
  6. Szczegóły zadania – pole określające czy w szablonie zostanie dołączona informacja o szczegółach zadania. Informacja o zadaniu jest umieszczana w miejsce wartości „[|TaskDetails|]”.

Treść wiadomości oraz ułożenie elementów można modyfikować, korzystając z zakładki „Treść wiadomości”:

Rys. 5. Globalny szablon e-mail – treść wiadomości

 

Do edycji treści służą dwie zakładki:

  • Edytor – edycja w trybie WYSIWYG.
  • HTML – edycja kodu HTML.

Karta „Treść wiadomości” umożliwia wykorzystanie podczas edycji edytora zmiennych, który dostępny jest w prawym panelu tego okna. Dzięki temu w trybie edycji kodu HTML można np.: dostosować reguły biznesowe, osadzić obrazy.

Rys. 6. Edycja treści – wykorzystanie reguł biznesowych

 

Kolejna zakładka umożliwia wyświetlenie podglądu takiej wiadomości. W omawianym przykładzie reguła „Image code” zwraca cały znacznik HTML wraz z kodem obrazu w formacie base64, w efekcie czego prezentuje się następująco:

Rys. 7. Podgląd wiadomości

 

Ustawienia powiadomień oraz szablonów można zmieniać w ramach danego procesu, co zostało opisane w następnych rozdziałach tego artykułu.

Konfiguracja obiegu

Na potrzeby artykułu wykorzystano szablon aplikacji do monitorowania procesu pisania, korekty i wreszcie akceptacji tekstu przeznaczonego do publikacji (ang. Press Releases), w której w skład wchodzi obieg Press Release Review.

Rys. 8. Konfiguracja obiegu „Press Release Review” – schemat

 

Konfiguracja szablonu e-mail

Dla tego procesu zostanie utworzony dedykowany szablon wiadomości oraz akcja wysyłki maila.

W celu dodania nowego szablonu w ramach procesu należy przejść na wybrany proces (Press Releases Management), a następnie z rozwijanego menu „Konfiguracja” wybrać „Powiadomienia email”:

Rys. 9. Szablony e-mail w procesie

 

Na tej karcie dostępna jest sekcja „Ustawienia standardowe maili”, w której możliwe jest wybranie jednego ze zdefiniowanych szablonów globalnych, oraz zmiana tematu i treści jego wiadomości.

Aby utworzyć nowy szablon w procesie, należy kliknąć ikonę koperty „Nowy szablon”. Konfiguracja szablonu jest zbliżona do konfiguracji szablonu globalnego (opisanego w rozdziale „Globalny szablon e-mail”):

Rys. 10. Konfiguracja szablonu e-mail w ramach procesu

 

W ramach nowego szablonu dostępne są dwie zakładki:

  • Podstawowe (ang. General) – umożliwia zmianę treści wiadomości.
  • Zaawansowane (ang. Advanced) – umożliwia nadpisanie globalnego szablonu wiadomości.

Dla omawianego procesu przygotowany został szablon wiadomości o nazwie „Task assign”, gdzie we Fragmencie MessageBody dodana została informacja tekstowa o przypisaniu zadania. Utworzony szablon wykorzystany został w konfiguracji akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail”.

Konfiguracja akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail”

Powiadomienia mailowe mogą zostać zdefiniowane na kroku, jako akcje następujących typów:

  • Na ścieżce przejścia
  • Na wejście
  • Na zakończenie
  • Na Timeout
  • Na usunięcie elementu workflow
  • Na zapis elementu workflow
  • Na otwarcie w przeglądarce
  • Przycisk w menu.

Ponadto akcja „Wyślij konfigurowalny e-mail” może zostać przypisana jako akcja globalna obiegu jako:

  • Na usunięcie elementu workflow
  • Na zapis elementu workflow
  • Na otwarcie w przeglądarce
  • Przycisk w menu.

Dodatkowo konfiguracja powyższej akcji umożliwia dostosowanie treści powiadomienia mailowego.

Na potrzeby artykułu akcja została skonfigurowana w kroku „Assigning” na ścieżce przejścia „Assign”. W pierwszej zakładce „Odbiorcy” wybierani są adresaci, do których powinny zostać wysłane wiadomości e-mail:

Rys. 11. Konfiguracja akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail”

 

Natomiast w zakładce „Treść wiadomości” możliwy jest wybór zdefiniowanego szablonu oraz tak jak w przypadku tworzenia nowego szablonu, nadpisanie elementów powiadomienia. Dostępna jest również opcja dostosowania elementów w sekcji „Widoczność elementów” – zgodnie z tym, co zostało opisane w rozdziale dotyczącym „Globalnego szablonu” (Rysunek 4) – jakie powinny znaleźć się w powiadomieniu.

Rys. 12. Konfiguracja akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail” – treść wiadomości

 

W powyższym przykładzie zmodyfikowano dodatkowo wartość domyślną w polu „Temat”, która została uzupełniona domyślnie po wyborze szablonu wiadomości „Szablon”.

 Przykład

Na formularzu wejściowym uzupełniane są podstawowe dane o szczegółach wydania:

Rys. 13. Formularz – wywołanie akcji „Wyślij konfigurowalny e-mail” na ścieżce przejścia „Assign”

 

Zgodnie z konfiguracją opisaną w poprzednich rozdziałach („Konfiguracja obiegu”, „Konfiguracja szablonu e-mail”), wiadomość e-mail wysyłana jest na przejściu ścieżką „Assign” do wybranej osoby z pola „Author”. W tym celu po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych należy przypisać zadanie, korzystając z omawianej ścieżki przejścia.

Zgodnie z konfiguracją obiegu oraz danych z formularza (Rysunek 13), wysłane zostało następujące powiadomienie:

 

Jak zostało to przedstawione na przykładzie prostego obiegu, tworzenie szablonu, a także konfiguracja akcji wysyłki maila, pozwala na dostosowanie powiadomień, zarówno w ramach całego systemu, jak i indywidualnie w ramach danego procesu.

Więcej szczegółowych informacji o ich praktycznym wykorzystaniu zostało zawartych w poprzednim artykule o tej tematyce — Obsługa e-mail oraz szablony w BPS.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *