Outlook AddIn – uruchomienie przystawki

Wraz z wersją BPS 8.0 udostępnione zostały funkcjonalności związane z przystawkami do:

1) MS Project

2) MS Word

3) MS Outlook

Niniejszy artykuł będzie traktował o czynnościach jakie należy wykonać, aby uruchomić przystawkę dla MS Outlook 2010. Artykuł obejmuje informacje nt:

1. Konfiguracji procesu,
2. Instalacji przystawki,
3. Tworzenie profilu,
4. Dodawanie kafelka w MS Outlook

Pierwszym elementem jaki musimy posiadać aby skorzystać z przystawki do MS Outlook – jest Outlook w wersji przynajmniej 2010, przystawka udostępniana wraz z BPSem jest kompatybilna również z Outlook 2013. Drugim potrzebnym elementem będzie odpowiednio skonfigurowany proces z którego będziemy korzystać.

Konfigurowanie procesu

Posiadając przygotowany ( od strony przeglądarki ) proces, można w prosty sposób udostępnić go dla smartphone bądź przystawki Outlook Addin.  Konfiguracja procesu przeprowadzona musi zostać w BPS Designer Studio. Pierwszym elementem jest udostępnienie samego interesującego nas obiegu, w tym celu na poziomie obiegu należy zaznaczyć opcję  'Możliwość startu za pomocą smartphone'.

Dzięki takiej opcji, jesteśmy w stanie w ramach jednego procesu przygotować np. kilka obiegów,  a tylko jeden z nich ( np. prostszą wersję) udostępnić za pomocą przystawki.  Kolejnym elementem, który należy przygotować jest udostępnienie ścieżki, z której będzie mogła korzystać przystawka. Trzeba podkreślić, iż punkt ten jest obowiązkowy jedynie wtedy, gdy chcemy startować nowy dokument automatycznie, a nie jedynie otworzyć go w (domyślnej) przeglądarce. Do skonfigurowania i udostępnienia ścieżki w przystawce potrzebne będzie skonfigurowanie opcji dostępnych bezpośrednio na interesującej nas ścieżce

 

 

 

 

 

Jeśli chodzi zaś o parametry, które są standardowo brane pod uwagę przy wyświetlaniu formularza w przeglądarce:

1. ograniczenie widoczności do osoby/ grupy
2. widoczność sterowana za pomocą JS
3. ograniczenie widoczności SQL

To pierwsze  z nich nie jest brane pod uwagę przy uwidocznieniu jest w przystawce. Drugie, ukrywanie za pomocą Javascript – również nie jest brane pod uwagę – ukrycie JS działa jedynie w przeglądarce.   Trzecia opcja ( SQL) jest wykonywana w podobny sposób, jak ma to miejsce w standardowej konfiguracji ścieżki dostępnej w przeglądarce.

Instalacja przystawki:

Do instalacji przystawek ( nie tylko Outlook ) służy dedykowany WebPart dostępny w bibliotece WebPartów Webcon, WebPart dodaje się w analogiczny sposób jak standardowe ( przykładowo Show Workflow Elements):

 

 

Jeśli webpart z przystawkami zostanie dodany na witrynie, która ma skonfigurowany feature z połączeniem do bazy danych, to domyślnie przy instalacji zostanie utworzony użytkownika – dostępny po ponownym otwarciu MS Outlook'a.

Tworzenie profilu

Jeśli webpart, zostanie umieszczony na witrynie ze skonfigurowanym połączeniem do bazy danych to automatycznie utworzony zostanie Domyślny profil użytkownika. Widoczny będzie on po ponownym uruchomieniu MS Outlook.

Automatycznie utworzony profil będzie posiadał automatycznie skonfigurowane połączenie do witryny ( co za tym idzie do bazy gdzie umieszczone są procesy), oraz domyślnie włączoną opcję logowania zintegrowanego.

W przypadku, gdy profil nie został utworzony ( webpartu nie mieliśmy na witrynie z połączeniem do bazy danych) – profil można utworzyć manualnie w MS Outlook. Wchodząc kolejno poprzez MS Outlook -> Ustawienia profilu -> Lista profili -> Dodaj

 

Po skorzystaniu z opcji dodawania profilu, formatka załaduje się w sposób analogiczny jak otwarcie domyślnego profilu.

 

Dodawanie kafelka w MS Outlook

Po instalacji AddIn'a oraz ponownym uruchomieniu MS Outlook, dostępny będzie dodatkowy obszar w części 'Narzędzia Główne' -> WEBCON. Kolejno korzystamy z opcji Pokaż/ ukryj i dodaniu profilu otrzymamy opcję dodawania Kafelków:

Przy konfiguracji kafelka mamy do wyboru kilka opcji:

1. Nazwę ( jest to nazwa wyświetlana w MS Outlook)
2. Opis – podobnie jak powyżej
3. Kolejność – kolejność kafelka w MS Outlook
4. Proces – wybrany proces do startu
5. Typ dokumentu – startowany  typ dokumentu ( w ramach procesu)
6. Obieg – powiązany obieg dokumentów
7. Startowanie w przeglądarce – w sytuacji gdy zaznaczymy ten parametr – skorzystanie z kafelka uruchomi domyślną przeglądarkę oraz skonfigurowany proces
8. Ścieżka – dostępne do wyboru jedynie gdy opcja ze startowaniem w przeglądarce jest nieaktywna. Wybór ścieżek następować będzie spośród  ścieżek z kroku rejestracji wybranego obiegu oraz zgodne z wytycznymi opisanymi na początku artykułu.
9. Mapowania – sekcja pozwalająca na ustawienie wartości nowo tworzonego elementu. Można tutaj skorzystać z danych które mamy bezpośrednio w wiadomości mailowej np. nadawca, treść etc.