




Dotyczy wersji 2022.1.x i powyżej, autor: Krystyna Gawryał
Wprowadzenie
Outlook Classic to dodatek umożliwiający integrację WEBCON BPS z desktopową aplikacją Outlook dostępną w ramach pakietu Microsoft Office, która jest jedną z najczęściej stosowanych aplikacji do zarządzania korespondencją e-mail w przedsiębiorstwach. Doposażenie jej w dedykowany dodatek WEBCON pozwoli użytkownikom na efektywną obsługę zadań i procesów już z poziomu samej aplikacji pocztowej, zwłaszcza w przypadku współpracy z podmiotami zewnętrznymi.
W niniejszym artykule opisano sposób instalacji dodatku Outlook Classic oraz przykłady jego zastosowania.
Instalacja
W celu pobrania dodatku należy zalogować się do WEBCON BPS Portal. Należy kliknąć na ikonę profilu znajdującą się w prawym górnym rogu Portalu, a następnie Zainstaluj dodatki MS Office oraz Outlook Classic.
Uwaga: aby instalacja dodatku była możliwa, użytkownik przeprowadzający instalację musi mieć uprawnienia administratora na maszynie lokalnej. Alternatywnie dodatek można instalować globalnie w środowisku Active Directory przy odpowiednio zdefiniowanych Zasadach Grupy – wówczas posiadanie uprawnień administratora przez użytkownika lokalnego nie jest wymagane.
W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno instalatora:
Należy kliknąć Install, po czym rozpocznie się instalacja dodatku – może to potrwać kilka minut.
Po pomyślnej instalacji należy zamknąć okno instalatora klikając przycisk Close.
Jeśli aplikacja Outlook była już wcześniej otwarta, należy ją zamknąć i ponownie uruchomić. Dodatek będzie teraz dostępny w dedykowanym obszarze na wstążce MS Outlook.
Na obszar o nazwie WEBCON, w którym widoczny jest dodatek Outlook Classic, składają się trzy następujące akcje:
- Pokaż/Ukryj – wybranie tej opcji spowoduje, że wyświetlony zostanie panel dodatku. Ponowne kliknięcie tego przycisku chowa panel.
- Ustawienia profilu – umożliwia zarządzanie profilami, z którymi powiązany jest dodatek.
- O dodatku – wybranie tej opcji spowoduje, że wyświetlone zostanie okno z informacją o wersji zainstalowanego dodatku.
Tworzenie profilu
Po zainstalowaniu dodatku wymagane jest stworzenie profilu użytkownika. W tym celu należy wybrać opcję Ustawienia profilu (1) – w aplikacji otworzy się karta z Listą profili, na której należy kliknąć przycisk Dodaj (2).
W dalszej kolejności w MS Outlook otwarta zostanie karta z Parametrami połączenia. Aby stworzenie nowego profilu było możliwe, należy uzupełnić pola Nazwa (nazwa profilu) oraz Adres BPS Portal, a następnie kliknąć przycisk Zapisz.
Utworzony zostanie profil, jednak po wybraniu opcji Pokaż/Ukryj konieczne jest jeszcze zalogowanie się do Portalu.
Należy podać takie same dane uwierzytelniające jak w przypadku logowania się do Portalu w przeglądarce internetowej. Jeśli na karcie Parametry połączenia zaznaczono pole Log-in via browser, system przeprowadzi autoryzację za pomocą przeglądarki.
Korzystanie z dodatku
Po pomyślnym zalogowaniu panel dodatku Outlook Classic będzie wyglądał następująco:
Opcjami dostępnymi na tym etapie są:
- Nowe – umożliwia utworzenie skrótów do wybranych obiegów oraz wystartowanie nowych obiegów w WEBCON BPS na podstawie wiadomości e-mail.
Aby dodać nowy skrót, należy kliknąć na ikonę plusa znajdująca się w polu Dodaj. Otworzone zostanie okno konfiguracji kafelka, w którym należy podać następujące dane:
-
- Nazwa kafelka – nazwa skrótu wyświetlana w MS Outlook
- Opis kafelka – opis skrótu dostępny w MS Outlook
- Kolejność – kolejność kafelka w MS Outlook
- Aplikacja – aplikacja, w ramach której startowany będzie proces
- Nazwa spółki – nazwa powiązanej spółki
- Proces – wybrany proces do startu
- Typ formularza – typ dokumentu startowany w ramach procesu
- Obieg – powiązany obieg dokumentów
- Startowanie w przeglądarce – w przypadku zaznaczenia tego parametru i skorzystania z kafelka skonfigurowany proces zostanie uruchomiony w domyślnej przeglądarce
- Ścieżka – opcja dostępna do wyboru jedynie w przypadku odznaczenia pola Startowanie w przeglądarce. Wybór ścieżek następować będzie spośród ścieżek zdefiniowanych w kroku rejestracji wybranego obiegu.
- Mapowania – sekcja pozwalająca na ustawienie wartości nowo tworzonego elementu. Można tutaj wykorzystać dane dostępne bezpośrednio w wiadomości e-mail, takie jak nadawca, treść itp.
Przeciągnięcie wybranej wiadomości lub wybranego załącznika wiadomości na utworzony w ten sposób kafelek powoduje uruchomienie obiegu w tle lub otwarcie w oknie przeglądarki właściwego formularza rejestracyjnego. W obu przypadkach wiadomość lub załącznik zostaną automatycznie dołączone do startowanego obiegu.
Ustawienia zaawansowane pozwalają określić, które pola wiadomości źródłowej zostaną automatycznie skopiowane do formularza (np. imię i nazwisko nadawcy wiadomości e-mail mogą być automatycznie kopiowane do pola z danymi osoby rejestrującej).
W przypadku wystartowania obiegu z poziomu Outlook Classic, po przejściu ścieżką lub zapisie w elemencie zostanie automatycznie dodany komentarz o treści „Wystartowano z dodatku Outlook”.
- Zadania – umożliwia podgląd w oknie dodatku listy aktywnych zadań użytkownika.
Po wybraniu zadania istnieje możliwość podglądu zawartości formularza, jego załączników, a także wyświetlenia szczegółowych informacji dotyczących zadania.
Co więcej dodatek może posłużyć do utworzenia wiadomości e-mail powiązanej z kontekstem elementu obiegu, w ramach którego użytkownik ma przydzielone zadanie w systemie. Takie powiązanie można utworzyć klikając prawym przyciskiem myszy na określone zadanie i wybierając z menu kontekstowego opcję Nowy e-mail.
W efekcie utworzona zostanie nowa wiadomość e-mail, w jej oknie automatycznie pokaże się panel dodatku z otwartym elementem, w powiązaniu z którym tworzona jest ta wiadomość, a w jej temacie zostanie dodany identyfikator wspomnianego elementu, np. „[BPSHR#47331]”.
Podczas wysyłania utworzonej w ten sposób wiadomości e-mail system zapyta, czy zapisać ją wśród załączników powiązanego elementu. W ten sposób powiązane wiadomości mogą być przechowywane w systemie, a interakcje prowadzone przez pocztę elektroniczną z podmiotami zewnętrznymi skutecznie ewidencjonowane.
W momencie otrzymania odpowiedzi system umożliwi szybkie wyszukanie i podgląd powiązanego elementu obiegu i, ponownie, zapisanie otrzymanej odpowiedzi w postaci załącznika do elementu obiegu.
Na zakładce KONWERSACJE E-MAIL w sekcji Załączniki w Portalu dodany zostanie plik z rozszerzeniem .msg, po kliknięciu którego dostępny jest podgląd wiadomości.
Ponadto jeśli do elementu obiegu dodano jakiekolwiek załączniki, to dodatek Outlook Classic umożliwia ich łatwe przesyłanie. Wystarczy jedynie kliknąć na załącznik w oknie dodatku i przeciągnąć go na okno nowej wiadomości.
- Przeglądaj – pozwala przeglądać archiwum dokumentów oraz definiować indywidualną strukturę przeszukiwania archiwum.
Oznacza to, że użytkownik może zdecydować, w jaki sposób będzie przeglądał repozytorium dokumentów, na przykład najpierw wybierze typ dokumentu, następnie rok jego utworzenia, później kontrahenta, z jakim dokument był powiązany, aby ostatecznie wskazać krok, w jakim znajduje się dokument i wyświetlić wynikową listę elementów.
Istnieje także możliwość zapisywania ulubionych miejsc w repozytorium, np. listy wszystkich umów, które znajdują się aktualnie w kroku negocjacji, czy też wszystkich faktur dotyczących wybranego kontrahenta i umieszczonych w archiwum.
- Szukaj – wybranie tej opcji spowoduje, że w oknie dodatku wyświetlona zostanie wyszukiwarka, która pozwala sprawdzić dostępność określonych zadań i dokumentów. Użytkownik ma tutaj także możliwość wybrania kryteriów, według jakich wyniki jego wyszukiwania będą sortowane.
Inne przykłady zastosowania
Wykorzystanie dodatku Outlook Classic stanowi alternatywę dla automatycznego startowania obiegów na podstawie wiadomości trafiających do skrzynek funkcyjnych (takich jak np. zgloszenia@firma.com.pl), które jest obsługiwane w WEBCON BPS poprzez współpracującą z serwerem Exchange funkcjonalność Hotmailbox. Funkcjonalność powinna być wykorzystywana, gdy decyzję o wystartowaniu obiegu podejmuje użytkownik końcowy i chce się uniknąć sytuacji, w której to obieg rozpoczyna się automatycznie dla każdej trafiającej do firmy wiadomości e-mail.