Dotyczy wersji 2022.1.x i powyżej, autor: Krystyna Gawryał
Jest to zaktualizowana wersja artykułu: Outlook Modern – instalacja i korzystanie z dodatku
Wprowadzenie
Microsoft Outlook jest jednym z podstawowych narzędzi wykorzystywanych przez pracowników biurowych. Za jego integrację z WEBCON BPS Portal odpowiadają dodatki Outlook Classic oraz Outlook Modern. Dzięki temu użytkownik ma dostęp do swoich zadań, może wyświetlać zawartość wybranych formularzy i korzystać z wielu innych funkcjonalności Portalu z poziomu korespondencji e-mail, bez konieczności zamykania aplikacji pocztowej.
Niniejszy artykuł opisuje metodę instalacji dodatku Outlook Modern w webowej aplikacji Outlook pakietu Microsoft 365 oraz zawiera krótką prezentację funkcjonalności tego dodatku.
Dostępność
Z dodatku Outlook Modern można korzystać zarówno w desktopowej, jak i webowej aplikacji Outlook w systemie Windows oraz macOS.
W przypadku innych lokalnych wersji MS Outlook prawidłowe działanie Outlook Modern jest uzależnione od tego, czy aplikacja korzysta z Microsoft Edge WebView2. Jeśli środowisko wykonawcze aplikacji jest niekompatybilne, dodatek Outlook Modern nie zadziała, a przy próbie jego uruchomienia pojawi się komunikat "This add-in won't run in your version of Office. Please upgrade to either one-time purchase Office 2021 or to a Microsoft 365 account."
Szczegółowe informacje na temat środowisk wykonawczych wykorzystywanych przez poszczególne dodatki do aplikacji Microsoft można znaleźć na stronie: Browsers used by Office Add-ins – Office Add-ins | Microsoft Learn
Pobieranie
Instalacja dodatku Outlook Modern wymaga pobrania odpowiedniego pliku manifestu OutlookWebconBPSAddIn.xml, który jest dostępny w menu użytkownika WEBCON BPS Portal. Po zalogowaniu do Portalu należy kliknąć na ikonę profilu i wybrać opcję Zainstaluj dodatki MS Office, a następnie Outlook Modern dostępną na rozwijanej liście po lewej stronie.
Wyświetlone zostanie okno z krótką informacją o dodatku, a po wybraniu przycisku Pobierz plik manifestu dodatku Outlook Modern rozpocznie się pobieranie wymaganego pliku.
Uwaga: dodatek należy pobrać z Portalu, który zostanie zintegrowany z aplikacją MS Outlook – w manifeście automatycznie umieszczany jest adres Portalu, z którego został pobrany dodatek. W przeciwnym razie dodatek może nie być kompatybilny z Portalem i korzystanie z niego nie będzie możliwe.
Instalacja w aplikacji webowej
Aby zainstalować dodatek w webowej wersji aplikacji Outlook, należy się do niej zalogować w przeglądarce, a następnie otworzyć sekcję z dodatkami: https://aka.ms/olksideload.
Wyświetlone zostanie nowe okno, w którym należy przejść na zakładkę Moje dodatki, a następnie rozwinąć listę Dodaj dodatek niestandardowy i wybrać opcję Dodaj z pliku… .
W kolejnym oknie, które się pojawi, należy wskazać plik manifestu OutlookWebconBPSAddIn.xml pobrany z Portalu i kliknąć Instaluj. System przeprowadzi teraz instalację dodatku.
Po zakończonej instalacji należy przejść do podglądu dowolnej odebranej wiadomości e-mail, kliknąć na ikonę trzech kropek dostępną w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wybrać opcję Dostosowanie akcji.
W kolejnym oknie należy zaznaczyć pole wyboru przy nazwie dodatku WEBCON BPS Add-In i wybrać Zapisz.
Po wykonaniu powyższych czynności dodatek Outlook Modern jest gotowy do użycia w aplikacji webowej.
Instalacja w aplikacji desktopowej
Istnieje kilka sposobów instalacji dodatku (manifestu) w desktopowych aplikacjach pakietu Microsoft 365 oraz w środowisku Office Online. Wszystkie zostały szczegółowo opisane na stronie: Deploy and publish Office Add-ins – Office Add-ins | Microsoft Learn
Korzystanie z dodatku
Aby skorzystać z dodatku, należy w aplikacji pocztowej otworzyć odebraną wiadomość e-mail i nacisnąć ikonę WEBCON BPS.
Jedną z opcji dostępnych w tym miejscu jest Show context item form – po jej wybraniu po prawej stronie ekranu wyświetlony zostanie panel z podglądem elementu, którego dotyczy wiadomość e-mail.
Natomiast wybranie opcji Actions spowoduje rozwinięcie listy następujących akcji:
Show BPS Portal – po jej wybraniu na panelu pojawi się podgląd strony głównej Portalu. Z tego miejsca użytkownik może przeprowadzać działania w sposób analogiczny jak bezpośrednio z Portalu.
Show my tasks – po jej wybraniu pojawi się podgląd aktywnych zadań użytkownika, który może przejść bezpośrednio do ich realizacji.
Show search – po jej wybraniu pojawi się podgląd wyszukiwarki systemu.
