Dotyczy wersji 2017.1; Autor: Jakub Okrzesik
WEBCON BPS daje ogromne możliwości w obszarze przypisywania zadań. Zadania dla użytkowników mogą być tworzone w oparciu o wartość w atrybucie elementu, zapytanie SQL/CAML, wskazanie wprost użytkowników/grup lub wybranie jednej z predefiniowanych opcji. W tym artykule opisane zostanie działanie predefiniowanych opcji przypisania zadania, ponieważ mogą zdarzyć się sytuacje w których niepoprawne ich użycie może powodować problemy.
Opcja predefiniowanego przypisywania zadań pozwala nam konfigurować aplikację biznesową w oparciu jedynie o jej logikę, bez konieczności zagłębiania się w kwestię tego do jakich konkretnie użytkowników/grup trafi zadanie. Możliwość predefiniowanego przypisywania zadań możemy znaleźć w konfiguracji przypisywania zadań na ścieżce przejścia,
lub w akcji „Utwórz zadania”.
Opcje mogą się nieznacznie różnić pomiędzy akcją i przypisaniem na ścieżce przejścia. Poniżej przedstawiono opis działania poszczególnych opcji predefiniowanego przypisania zadania.
- Zadania z poprzedniego kroku – system przypisuje zadanie do tych samych osób które posiadały aktywne zadanie w poprzednim kroku. Oznacza to więc że jeżeli w kroku 1 użytkownicy user.1a i user.2a posiadali aktywne zadanie, to po zastosowaniu tej opcji na ścieżce przejścia lub akcji z kroku 2 do kroku 3, zadanie trafi znów do użytkowników user.1a i user.2a.
Należy tutaj jednak pamiętać o tym by nie stosować takiej konfiguracji na ścieżce przejścia lub w akcji w miejscu, gdzie w poprzednim kroku nie było wymagania posiadania przez użytkowników aktywnego zadania (rejestracja dokumentu, krok systemowy, oczekiwania na podobiegi, kroki końcowe pozytywne i negatywne, kroki związane z oczekiwaniem na skan oraz procesowaniem OCR).
- Przekaż do osób, które wykonały zadania z poprzedniego kroku – działa analogicznie do wcześniejszej opcji, z tą różnicą, że zadanie przypisuje się jedynie do osób które swoje zadanie w poprzednim kroku wykonały. W tym przypadku będzie to user.1a.
- Przekaż do przełożonego – zastosowanie tej opcji powoduje przypisanie zadania do przełożonego osoby wykonującej przejście ścieżką. Przełożony wyszukiwany na podstawie struktury firmy zdefiniowanej w parametrach globalnych systemu (domyślnie jest to Active Directory).
- Przekaż do autora – ustawienie powoduje, że zadanie trafi do osoby rejestrującej element.
- Przekaż do aktualnej osoby – zadanie zostanie przypisane do osoby, która skutecznie przejdzie ścieżką do kolejnego kroku.
- Przekaż do aktualnie przypisanych osób – taka konfiguracja sprawi, że zadanie trafi do wszystkich osób posiadających przypisane zadanie bezpośrednie. Jeżeli w kroku 1 zadanie było przypisane do użytkowników user.1a i user.2a, to użycie tej opcji na ścieżce przejścia „Przejdź do kroku 2” spowoduje, że w kroku 2 zadanie trafi do tych samych użytkowników.
- Przekaż do aktualnie przypisanych i delegowanych osób – działa identycznie jak wcześniejsza opcja, z tą różnicą, że brane pod uwagę jest jeszcze to czy użytkownik delegował komuś swoje zadanie. W przypadku, gdy użytkownik user.1a delegował w kroku 1 swoje zadanie użytkownikowi user.3a, to w kroku 2 użytkownik user.3a również otrzyma zadanie.
- Dowolna osoba – wybranie tej opcji skutkuje pojawieniem się pola wyboru które pozwoli wybrać użytkowników, do których ma zostać przypisane zadanie.
- Przekaż do osoby której zadanie zakończono – opcja ta jest dostępna tylko z poziomu akcji „Utwórz zadania”. Jeżeli w kroku 2 zadanie było przypisane do użytkowników user.1a oraz user.2a i użytkownik user.1a zakończy swoje zadanie przesuwając dokument do kolejnego kroku, to zadanie w kroku 3 zostanie przypisane tylko do niego.
Opcja ta pozwala również na jej wykorzystanie w innym scenariuszu. Jeżeli użytkownik user.1a w kroku 2 będzie miał zastępstwo lub też deleguje swoje zadanie użytkownikowi user.3a to jeżeli użytkownik user.3a przejdzie ścieżką do kroku 3, zadanie zostanie przypisane do użytkownika user.1a, ponieważ to jego zadanie zostało zakończone przez użytkownika user.3a.
Jak widać, opcje predefiniowanego przypisywania zadań pozwalają w prosty sposób pozwalają obsłużyć wiele scenariuszy upraszczając konfigurację procesu. Należy jednak pamiętać o tym by przed zastosowaniem wybranej opcji upewnić się, czy spełnia ona założenia tworzonego procesu.
