Prezentacja wniosków urlopowych na wykresie Gantta

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Józef Cyran

 

Jedną z funkcjonalności WEBCON BPS Studio jest możliwość utworzenia procesu urlopowego. Można wygenerować go za pomocą kreatora procesu urlopowego. Zaletą tego rozwiązania jest prezentacja wniosków urlopowych na wykresie Gantta. Więcej informacji na temat tworzenia procesu, oraz typowanych źródłach danych można znaleźć w istniejących artykułach.


Rys. 1 Grafik urlopowy

 

Dane potrzebne do utworzenia grafiku urlopowego są zaciągane z typowanych źródeł danych opisanych w artykule przytoczonym powyżej. Jednak w przypadku nie zdefiniowania historii urlopów dane zostaną zaciągnięte z procesu urlopowego.

Prezentuje on złożone wnioski urlopowe, w trakcie definiowania historii urlopów można uwzględnić, aby na wykres były zaciągane tylko wnioski z wybranego kroku, na przykład tego, gdzie trafiają urlopy zatwierdzone przez przełożonego.

Wnioski są zaprezentowane na wykresie w formie kolorowych kafelków, kolor zależy od typu urlopu którego dotyczy wniosek. Przypisanie koloru do typu urlopu jest zdefiniowane w typowanym źródle danych dotyczącym typów urlopów. Po najechaniu myszką na kafelek zostanie wyświetlona informacja:

Imię Nazwisko data rozpoczęcia – data zakończenia (typ urlopu)

Rys. 2 Grafik urlopowy – podpis kafelka

 

Po wciśnięciu kafelka zostaniemy przeniesieni do wybranego wniosku urlopowego.

Grafik urlopowy można utworzyć z poziomu WEBCON BPS Designer Studio lub poziomu portalu. Aby utworzyć raport z poziomu WEBCON BPS studio, należy przejść do zakładki „Prezentacja” -> „Raporty” w procesie urlopowym.

Rys. 3 WEBCON BPS designer studio – tworzenie nowego grafiku urlopowego

 

Następnie należy wcisnąć przycisk „Nowy grafik urlopowy”, a następnie przejść w jego konfigurację

Rys. 4. Konfiguracja grafiku urlopowego

 

Zauważmy iż konfiguracja grafiku urlopowego znacznie się różni od klasycznego raportu elementów procesu, BPS daje możliwość skonfigurowania miedzy innymi.

  • Wyboru spółkimożemy ograniczyć osoby w grafiku względem spółki.
  • Sekcja dostępnych kolumn – które przedstawiają nam informacje dotyczące ile dni urlopu do wykorzystania posiada dana osoba, możemy zdecydować czy chcemy by dane informacje były widoczne na grafiku urlopowym.
  • Sekcja typów urlopówmożemy ograniczyć prezentowane wnioski wedle typu urlopu. Na przykład w celu zaprezentowania w grafiku tylko wniosków urlopowych o urlop na żądanie.
  • Zakresu dat – możliwość określenia zakresu czasowego prezentowanego na wykresie. Możliwe jest określenie zakresu poprzez wybór opcji Miesiące dzięki czemu możemy wybrać ile miesięcy z przeszłości a ile z przyszłości chcemy widzieć na grafiku.
  • Poziomu automatycznego rozwinięcia – Grafik przedstawia dane z uwzględnieniem struktury firmy, zdefiniowanie tej właściwości daje nam możliwość automatycznego rozwinięcia struktury pod danym pracownikiem.
  • Prezentacji uproszczona(obecny/nieobecny) – Wnioski urlopowe zaprezentowane na grafiku posiadają różne kolory zdefiniowane w źródle danych dotyczącym typów urlopów, jednakże po zaznaczeniu tej opcji wszystkie wnioski urlopowe będą mieć czarny kolor w grafiku w ten sposób upraszczając grafik prezentując tylko czy ktoś jest obecny czy nie.

Rys. 5. Prezentacja uproszczona(obecny/nieobecny)

 

  • Wybór osób – Jedna z kluczowy właściwości grafiku urlopowego. Możliwość wybrania osób które będą wyświetlone w grafiku. Mamy możliwość zdefiniowania osób na kilka sposobów:

 

a) Ja -> W grafiku będzie uwzględniony tylko aktualny użytkownik, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu pracownikowi. Dzięki czemu pracownik będzie widział na grafiku tylko swoje dane.

Rys. 6. Grafik urlopowy tylko dla aktualnego użytkownika

 

b) Ja i mój zespół -> W grafiku będzie uwzględniony aktualny użytkownik i zespół do którego należy, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu dla team lidera. Dzięki czemu Team lider będzie widział na grafiku dane swojego zespołu.

c) Ja i moi podwładni -> W grafiku będzie uwzględniony aktualny użytkownik i jego podwładni, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu dla Managera. Dzięki czemu Manager będzie widział na grafiku dane swoich podwładnych.

d) Ja, mój zespół i moi podwładni -> W grafiku będzie uwzględniony aktualny użytkownik, jego zespół i podwładni, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu dla Managera. Dzięki czemu Manager będzie widział na grafiku dane swoich podwładnych jak i swojego zespołu

e) Wybrane osoby -> W grafiku będzie uwzględniony wybrani użytkownicy, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu dla Konkretnej grupy nie zdefiniowanej w strukturze firmy. Dzięki czemu pracownik będzie widział na grafiku dane grupy.

f) Wybrane osoby i ich podwładni -> W grafiku będzie uwzględniony wybrany użytkownik i jego podwładni, opcje możemy wykorzystać w trakcie tworzenia widoku, który będzie prezentowany w dashbordzie przeznaczonemu dla działu HR.

    1. Możemy wybrać managera wybranego działu by móc mieć zaprezentowany w grafiku dany dział, warto wtedy ustawić opcje auto rozwinięcia na 1 aby automatycznie rozwinąć listę pracowników pracujących pod wybranym managerem.
    2. Wybór tej opcji daje tez możliwość zaprezentowania wszystkich pracowników w firmie wystarczy iż wybierzemy osobę znajdująca się najwyżej w strukturze firmy.

W celu większej czytelności warto zastosować filtry, wtedy można porównać szybko wybranych pracowników. W tym celu należy kliknąć ikonę wskazaną poniżej i na okienku które wyskoczy zaznaczyć interesujących nas pracowników:

Rys. 7. Filtrowanie pracowników

 

Po wybraniu należy kliknąć Zastosuj.

Rys. 8. Filtrowanie pracowników

 

Na poniższym wykresie, widocznych jest tylko dwoje pracowników – Aneta Kowalska i Marek Trebosz:

Rys. 9. Wybrani pracownicy na grafiku urlopowym

 

W ten oto sposób możemy prezentować wnioski w grafiku urlopowym. Zawężać listę osób, wyświetlane typy urlopów. Tworząc grafik bardziej przejrzysty i dopasowanym do naszych potrzeb.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *