dotyczy wersji 2016.1; autor: Kamil Nędza
Wpis jest rozszerzeniem tematyki poruszanej w artykule:
https://kb.webcon.pl/wykorzystanie-typu-dokumentow-w-tworzeniu-obiegow-workflow/
(Od wersji BPS 2016.1 zmieniono nazewnictwo z Typ dokumentu na Typ formularza)
Podczas tworzenia i rozwijania procesów, administratorzy systemów workflow często muszą projektować procesy w taki sposób, aby odpowiadały potrzebom kilku spółek. Niejednokrotnie wiąże się to z tym, że należy obsługiwać podobne procesy biznesowe, które różnią się od siebie w mniejszym lub większym stopniu. Projektując procesy, administrator musi jednocześnie mieć na uwadze, że mogą się one zmieniać, ewoluować i rozwijać. Odpowiednie zaplanowanie i zaprojektowanie procesu w systemie WEBCON BPS jest kluczowe i pozwoli w przyszłości uniknąć administratorowi zbędnych prac. W poniższym artykule na konkretnych przykładach postaram się przedstawić kiedy warto rozważyć dodanie nowego typu formularza, a kiedy dodanie nowego typu formularza przysporzy jedynie większe ilości pracy.
Wiele typów formularzy w ramach jednego obiegu zazwyczaj powinno być stosowane w kilku podstawowych scenariuszach:
- Gdy istnieje jeden obieg, który istnieje w kilku wariantach, które różnią się od siebie nieznacznie w zakresie działania, wyświetlania atrybutów i wykonywania akcji
- Gdy istnieje jeden obieg, który powinien posiadać różne poziomy uprawnień
- Gdy istnieje potrzeba łatwego rozgraniczenia i grupowania elementów workflow na -zestawieniach SWE lub SWC
Dzięki wprowadzeniu różnych typów formularzy można osiągnąć:
- Inny wygląd formularza dla tego samego obiegu, włącznie z widocznością ścieżek przejścia
- Inny numer sygnatury, w przypadku jeżeli wykorzystywany jest akronim typu formularza
- Osobne poziomy uprawnień do tego samego obiegu
- Możliwość udostępnienia obiegu dla urządzeń mobilnych wyłącznie dla wybranych typów formularza
- Możliwość łatwego i czytelnego grupowania elementów workflow na zestawieniach SWE
Scenariusz 1
Opis problemu:
Firma posiada sprawnie działający obieg Faktury kosztowej, jednak nie wdrożyła do tej pory obsługi Korekty faktur. Korekty będą przebiegać w sposób analogiczny jak obieg dotychczasowej Faktury kosztowej, jednak wymagane jest wskazanie w systemie pierwotnej Faktury. Zadaniem administratora systemu workflow jest zaproponowanie rozwiązania spełniające te wymagania.
Rozwiązanie:
W tym przypadku doskonałe zastosowanie ma funkcjonalność typów formularzy. Dzięki jej wykorzystaniu w łatwy sposób można dodać kolejny atrybut „Faktura korygowana”. Atrybut ten będzie widoczny i wymagany na obiegu Korekty faktury. Dodatkowo dzięki odznaczeniu widoczności atrybutu dla typu formularza 'Faktury kosztowej', będzie on niewidoczny na formularzu dotychczasowego obiegu Faktury kosztowej. Dodatkowo umożliwi raportowanie dokumentów za pomocą SWE w podziale na typ formularza.
Scenariusz 2
Opis problemu:
W firmie ma zostać wprowadzony proces do ewidencjonowania dóbr firmy. W ramach procesu rejestrowane są ruchomości, nieruchomości oraz licencje na oprogramowanie. Zadaniem administratora jest odpowiednie zaprojektowanie procesu, aby w łatwy i czytelny sposób można było odnaleźć konkretne elementy workflow.
Rozwiązanie:
W tym przypadku warto również wykorzystać do tego celu typ formularza. W ramach procesu wyodrębnić można trzy główne typy formularzy, które będą rejestrowane w systemie. Na ich podstawie w zestawieniu SWE można wprowadzić pierwszy poziom agregacji danych. Kolejnym poziomem grupowania może być na przykład atrybut zawierający słownik konkretnych przedmiotów (np. Samochody, Komputery itp.), którego wartości będą zawężane w zależności od bieżącego typu formularza.
Przykład gotowego zestawienia widoczny jest poniżej:
Scenariusz 3
Opis problemu:
Firma chce wdrożyć u siebie archiwum dokumentów w systemie WEBCON BPS. Załączniki w formie elektronicznej będą opisywane na formularzu i rejestrowane. Krytyczną funkcjonalnością w systemie ma być wprowadzenie odpowiednich poziomów uprawnień do poszczególnych rodzajów dokumentów. Firma wyszczególniła cztery poziomy uprawnień wraz z grupami, które mogą mieć dostęp do dokumentów:
- Dokumenty strategiczne – Dostęp ma wyłącznie Zarząd. Rejestrować ten typ formularza mogą wyłącznie Członkowie Zarządu
- Dokumenty poufne – Dostęp do dokumentów ma wyłącznie Zarząd oraz pracownicy sekretariatu odpowiedzialni za rejestrowanie elementów workflow
- Dokumenty operacyjne – Dostęp do dokumentów posiada Zarząd, kierownicy działów oraz pracownicy sekretariatu odpowiedzialni za rejestrowanie elementów workflow
- Dokumenty ogólnodostępne – Dostęp do tych elementów posiadają wszyscy pracownicy w firmie
Rozwiązanie:
Opisany scenariusz znakomicie może być obsłużony za pomocą typów formularzy. Wystarczy utworzyć proces składający się z jednego obiegu służącego do rejestrowania elementów workflow wraz z wprowadzaniem metadanych opisujących załącznik oraz cztery typy formularza odpowiedzialne za poszczególne poziomy uprawnień. W WEBCON BPS Designer Studio w konfiguracji obiegu w zakładce „Powiązane typy formularzy” dla każdego z typu formularza wprowadzić można osobne uprawnienia. Dzięki temu zapewnić można określone przez firmę należyte poziomy uprawnień.
