Przypisywanie zadań do grup BPS

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Marcin Pisarek

 

Wprowadzenie

W WEBCON BPS poszczególne kroki wymagają podjęcia zadań przez konkretną osobę lub grupę osób. Odpowiednie zaprojektowanie procesu i prawidłowe przypisywanie zadań może usprawnić wykonywanie codziennych obowiązków, procedowanie dokumentów oraz zarządzanie firmą.

Artykuł przedstawia ideę przypisywania zadań do grup, na przykładzie grup BPS, dostępnych od wersji 2019. Szczegółowe informacje o nich znajdują się w artykule Grupy BPS w instalacji Standalone.

Zadania

Zadania w systemie mogą być przypisywane do określonych użytkowników, definiowanych na poziomie konkretnego obiegu. Jednak w przypadku zmiany struktury organizacyjnej firmy oraz zmian kadrowych (odejście lub zatrudnienie pracownika) będzie konieczne wprowadzenie dodatkowych zmian w konfiguracji obiegu w WEBCON BPS Designer Studio. W takim przypadku rozwiązaniem jest przypisywanie zadania do „roli” prezentowanej przez grupę zamiast do pojedynczych użytkowników.

Więcej informacji na temat definiowania ról i przydzielania zadań znajduje się w artykule Zarządzanie przydzielaniem zadań w środowiskach wielospółkowych/wielooddziałowych.

Przypisanie zadań do grup

Na potrzeby artykułu został utworzony prosty obieg do zlecania prac, w którym wykorzystano przypisywanie zadań do osób znajdujących się w określonej grupie BPS. Analogicznie można skorzystać z grup AD i SharePoint.

Rys.1. Konfiguracja obiegu – schemat

 

Na ścieżce przejścia „Assign a task” skonfigurowano przydzielanie zadań do grupy, wykorzystując pole „Department responsible for”.

Rys. 2. Konfiguracja ścieżki – przypisywanie zadań

Obieg rozpoczyna się krokiem „Registration”, w którym użytkownik określa zadania do wykonania oraz wskazuje w polu „Department responsible for” grupę, która te zadania podejmie.

Rysunek 3. Formularz – uzupełnienie niezbędnych danych i wybór grupy

 

Przejście ścieżką „Assign a task” pozwoli na przekazanie dokumentu do następnego kroku oraz przypisanie zadania do grupy. Taki sposób przypisania oznacza, że zadanie otrzymają wszyscy użytkownicy znajdujący się w danej grupie, w chwili przydzielenia zadania. Niesie to za sobą pewne konsekwencje, opisane w dalszej części artykułu.

Dzięki zadaniu użytkownicy uzyskają informację o niezbędnych zmianach do wykonania, a następnie otrzymają możliwość potwierdzenia ich zrealizowania poprzez uzupełnienie pola z datą „Completed on” i przejście ścieżką „Completed”.

Rys. 4. Formularz – przypisanie zadania do grupy

 

W omawianym przypadku zadanie otrzymały wszystkie osoby znajdujące się w grupie „IT (KR)”.

Rys.5. Zarządzanie grupami BPS – grupa lokalna

 

Często w grupach zachodzą zmiany jak np.:

  • dodanie nowych użytkowników,
  • usunięcie istniejących użytkowników.

Wyżej opisane zmiany nie będą mieć wpływu na już utworzone i przydzielone zadania na poszczególnych krokach.

W celu przedstawienia omawianej kwestii, z grupy „IT (KR)” usunięty zostanie jeden z użytkowników, a w jego miejsce dodane zostaną nowe osoby.

Rys. 6. Zarządzanie grupami BPS – wprowadzanie zmian w grupie (usunięcie, dodanie użytkowników)

 

Przechodząc do utworzonego wcześniej dokumentu, można zauważyć, że przypisane zadania na kroku „Implementation” pozostały bez zmian. Zadaniem użytkowników na tym kroku jest uzupełnienie daty i przesłanie dokumentu do weryfikacji.

Zgodnie z zaprezentowanym schematem obiegu, osoba w kroku „Verification” ma możliwość zaakceptowania wprowadzonych zmian, co skutkuje zakończeniem obiegu, lub cofnięcia dokumentu do poprawy.

Rys. 7. Formularz – cofnięcie dokumentu w celu ponownego przypisania zadania do grupy

 

Na ścieżce „Reject” skonfigurowano przypisanie zadania analogicznie jak dla ścieżki „Assign a task”, tzn. na podstawie atrybutu „Department responsible for”.

Rys. 8. Formularz – ponowne przypisanie zadania do grupy

 

Po przejściu ścieżką „Reject” przez użytkownika, przypisanie zadania do grupy uwzględniło zmiany w niej wprowadzone (zgodnie z Rysunkiem 6).

Podsumowanie

Przemyślane skonfigurowanie procesu o przypisywanie zadań do grup, może znacząco ułatwić zarządzanie nimi. Zmiany użytkowników w grupie (AD, SharePoint, BPS) najczęściej nie wymagają dodatkowych zmian w konfiguracji samego obiegu / obiegów, jak ma to miejsce w przypadku przypisywania zadań do zdefiniowanych osób. Należy pamiętać, że wszelkie zmiany w grupach mają wpływ na nowe dokumenty / nowe przypisania zadań, natomiast nie będą modyfikować zadań już przydzielonych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *