Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Marcin Pisarek
Wprowadzenie
W WEBCON BPS poszczególne kroki wymagają podjęcia zadań przez konkretną osobę lub grupę osób. Dobrze zaprojketowany system zarządzania dokumentami może usprawnić wykonywanie obowiązków, procedowanie dokumentów oraz zarządzanie firmą. Jego kluczowym elementem jest właściwe zaplanowanie procesu i prawidłowe przypisywanie zadań w obiegu dokumentów.
Artykuł przedstawia ideę przypisywania zadań do grup, na przykładzie grup BPS, dostępnych od wersji 2019. Szczegółowe informacje o nich znajdują się w artykule Grupy BPS w instalacji Standalone.
Zadania
Zadania w systemie mogą być przypisywane do określonych użytkowników, definiowanych na poziomie konkretnego obiegu. Jednak w przypadku zmiany struktury organizacyjnej firmy oraz zmian kadrowych (odejście lub zatrudnienie pracownika) będzie konieczne wprowadzenie dodatkowych zmian w konfiguracji obiegu w WEBCON BPS Designer Studio. W takim przypadku rozwiązaniem jest przypisywanie zadania do „roli” prezentowanej przez grupę zamiast do pojedynczych użytkowników.
Więcej informacji na temat definiowania ról i przydzielania zadań znajduje się w artykule Zarządzanie przydzielaniem zadań w środowiskach wielospółkowych/wielooddziałowych.
Przypisanie zadań do grup
Na potrzeby artykułu został utworzony prosty obieg do zlecania prac, w którym wykorzystano przypisywanie zadań do osób znajdujących się w określonej grupie BPS. Analogicznie można skorzystać z grup AD i SharePoint.
Rys.1. Konfiguracja obiegu – schemat
Na ścieżce przejścia „Assign a task” skonfigurowano przydzielanie zadań do grupy, wykorzystując pole „Department responsible for”.
Rys. 2. Konfiguracja ścieżki – przypisywanie zadań
Obieg rozpoczyna się krokiem „Registration”, w którym użytkownik określa zadania do wykonania oraz wskazuje w polu „Department responsible for” grupę, która te zadania podejmie.
Rysunek 3. Formularz – uzupełnienie niezbędnych danych i wybór grupy
Przejście ścieżką „Assign a task” pozwoli na przekazanie dokumentu do następnego kroku oraz przypisanie zadania do grupy. Taki sposób przypisania oznacza, że zadanie otrzymają wszyscy użytkownicy znajdujący się w danej grupie, w chwili przydzielenia zadania. Niesie to za sobą pewne konsekwencje, opisane w dalszej części artykułu.
Dzięki zadaniu użytkownicy uzyskają informację o niezbędnych zmianach do wykonania, a następnie otrzymają możliwość potwierdzenia ich zrealizowania poprzez uzupełnienie pola z datą „Completed on” i przejście ścieżką „Completed”.
Rys. 4. Formularz – przypisanie zadania do grupy
W omawianym przypadku zadanie otrzymały wszystkie osoby znajdujące się w grupie „IT (KR)”.
Rys.5. Zarządzanie grupami BPS – grupa lokalna
Często w grupach zachodzą zmiany jak np.:
- dodanie nowych użytkowników,
- usunięcie istniejących użytkowników.
Wyżej opisane zmiany nie będą mieć wpływu na już utworzone i przydzielone zadania na poszczególnych krokach.
W celu przedstawienia omawianej kwestii, z grupy „IT (KR)” usunięty zostanie jeden z użytkowników, a w jego miejsce dodane zostaną nowe osoby.
Rys. 6. Zarządzanie grupami BPS – wprowadzanie zmian w grupie (usunięcie, dodanie użytkowników)
Przechodząc do utworzonego wcześniej dokumentu, można zauważyć, że przypisane zadania na kroku „Implementation” pozostały bez zmian. Zadaniem użytkowników na tym kroku jest uzupełnienie daty i przesłanie dokumentu do weryfikacji.
Zgodnie z zaprezentowanym schematem obiegu, osoba w kroku „Verification” ma możliwość zaakceptowania wprowadzonych zmian, co skutkuje zakończeniem obiegu, lub cofnięcia dokumentu do poprawy.
Rys. 7. Formularz – cofnięcie dokumentu w celu ponownego przypisania zadania do grupy
Na ścieżce „Reject” skonfigurowano przypisanie zadania analogicznie jak dla ścieżki „Assign a task”, tzn. na podstawie atrybutu „Department responsible for”.
Rys. 8. Formularz – ponowne przypisanie zadania do grupy
Po przejściu ścieżką „Reject” przez użytkownika, przypisanie zadania do grupy uwzględniło zmiany w niej wprowadzone (zgodnie z Rysunkiem 6).
Podsumowanie
Przemyślane skonfigurowanie procesu o przypisywanie zadań do grup, może znacząco ułatwić zarządzanie nimi. Zmiany użytkowników w grupie (AD, SharePoint, BPS) najczęściej nie wymagają dodatkowych zmian w konfiguracji samego obiegu / obiegów, jak ma to miejsce w przypadku przypisywania zadań do zdefiniowanych osób. Należy pamiętać, że wszelkie zmiany w grupach mają wpływ na nowe przypisania zadań i/lub nowe dokumenty w Twoim systemie zarządzania dokumentami, natomiast nie będą modyfikować zadań już przydzielonych.