Przypisywanie zadań do grup – wielospółkowość

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2021.1.x i powyżej, autor: Daniel Półchłopek

 

Wstęp

Jedną z podstawowych funkcjonalności umożliwiających tworzenie obiegów dokumentów w WEBCON BPS jest możliwość przypisywanie zadań. WEBCON BPS umożliwia przypisanie zadań do konkretnej osoby, grupy czy konfigurację w zależności od spółki.

Poniższy artykuł opisuje użycie grup użytkowników podczas przypisywania zadań oraz przedstawia przykładowe sposoby przypisania zadań w wielospółkowości.

Mechanizm przypisywania zadań oraz jego konfiguracja został niejednokrotnie opisany w artykułach na stronie https://kb.webcon.pl/. Przydatne artykułu opisujące szczegółową konfigurację możemy znaleźć pod adresami:

Posiadając wiedzę nabytą z powyższych artykułach możemy zacząć konfigurować zadania dla wielospółkowości.

Konfiguracja spółek oraz grup BPS

W celu konfiguracji spółek, należy w studio wybrać Konfiguracja systemu oraz zakładkę Spółki. Na potrzeby artykułu zostały wykorzystane spółki WEBCON. Konfiguracja spółek została ustawiona w formacie:

  • Nazwa: WEBCON {kod kraju}
  • Kod: {kod kraju}

Powyższy format nazewnictwa pozwoli na sprawne skonfigurowanie zadań w zależności od spółki. Na rysunku 1 przedstawiono przykładową konfigurację dla spółki WEBCON  PL.

 

Rys. 1. Konfiguracja spółki w WEBCON BPS Designer Studio

 

Kolejnym krokiem konfiguracyjnym jest stworzenie grup BPS oraz przypisanie do nich użytkowników. Sposób tworzenia grup został opisany w artykule: Grupy BPS w instalacji Standalone.

Lista stworzonych Grup została przedstawiona na rysunku 2. Podczas konfiguracji grup zachowano format podobnie jak podczas tworzenia spółek.

  • BPS ID: WEBCON_{kod kraju}@group.bps
  • Name: WEBCON {kod kraju}

 

Rys. 2. Konfiguracja grup BPS

 

Uprawnienia do procesu

W każdym procesie mamy możliwość nadania uprawnień takich jak. startowanie nowych elementów, dostęp do wszystkich elementów czy uprawnienia administratora. W konfiguracji opartej o spółki wymagane jest stworzenie tyle grup ile istnieje spółek w danym procesie.

W celu konfiguracji uprawnień należy przejść do zakładki uprawnienia. Do każdej spółki WEBCON została przypisana odpowiednia grupa BPS

  • Spółka: WEBCON GB – grupa: GB WEBCON Registration
  • Spółka: WEBCON PL – grupa: PL WEBCON Registration
  • Spółka: WEBCON DE – grupa: DE WEBCON Registration

Przykładowa konfiguracja uprawnień widoczna jest na rysunku 3. Ustawienie to powoduje, że jedynie osoby przypisane do grupy GB WEBCON Registration mają możliwość wystartowania obiegu w spółce WEBCON GB.

 

Rys. 3. Przypisanie uprawnień do procesu

 

Przypisywanie zadań

WEBCON BPS umożliwia konfigurację przydzielania zadań na poszczególnych krokach. W wypadku wielospółkowości musimy określić do jakiej grupy ma zostać przydzielone zadanie w zależności od spółki użytkownika. Poniżej przedstawione zostały przykłady jak można wykorzystać reguły biznesowe podczas przydzielania zadań w zależności od spółki.

W przykładowej konfiguracji utworzone zostały następujące grupy BPS wraz z użytkownikami:

Grupa bps Użytkownicy w grupie
WEBCON DE (WEBCON_DE@group.bps) Thomas Muller;
WEBCON GB (WEBCON_GB@group.bps) John Smith;
WEBCON PL (WEBCON_PL@group.bps) Tadeusz Norek;

 

Przypisywanie zadań na podstawie typu umowy

W pierwszym przypadku przedstawione zostało przypisywanie zadań w zależności od typu umowy. Zadaniem użytkownika na pierwszym kroku obiegu jest rejestracja dokumentu oraz przypisanie prawidłowego typu umowy. Użytkownik ma możliwość podglądu załącznika dzięki czemu w szybki sposób może zidentyfikować dane z umowy.

 

Rys. 4. Widok formularza, krok: Rejestracja

 

W zależności od wyboru typu umowy w atrybucie Invoice type, zadanie zostanie przeniesione do odpowiadającego mu użytkownika. Przykładowa konfiguracja reguły biznesowej przypisującej użytkownika w zależności od typu umowy została przedstawiona na rysunku 5.

 

Rys. 5. Skonfigurowana reguła biznesowa

 

Wynik działania na formularzu przedstawiono na rysunku 6. Za typy umowy "Invoice 1" odpowiada użytkownik John Smith.

 

Rys. 6. Widok formularza, po przypisaniu zadania

 

Wielospółkowość – przykładowa konfiguracja

W kolejnym przykładowym procesie użytkownik rejestruje listę zamówień, a następnie przesyła ją do akceptacji. Na kroku Send for Approval została skonfigurowana akcja typu – Utwórz zadanie. Akcja korzysta z reguły biznesowej Task assigned BE przedstawionej na rysunku 8. Zadanie przypisywane jest do odpowiedniej grupy w zależności od spółki użytkownika.

 

Rys. 7. Konfiguracja akcji Utwórz zadanie

 

Reguła biznesowa pozwala przypisać daną grupę użytkowników w zależności od spółki.

 

Rys. 8. Podgląd reguły biznesowej przypisujących użytkowników w zależności od spółki

 

Na rysunku 9 przedstawiono rezultat powyższej konfiguracji. Spółka widoczna w atrybucie Business entity wskazuje, że zadanie powinno trafić do Thomasa Mullera, który znajduje się w grupie użytkowników WEBCON DE.

 

Rys. 9. Rezultat działania konfiguracji – widok formularza

 

Wielospółkowość – przykładowa konfiguracja

Reguła biznesowa przedstawiona na rysunku 8 działa prawidłowo, zadanie przypisuje się do odpowiedniej osoby. Jednak jest to tylko jedna z możliwych metod konfiguracji. Wyobraźmy sobie, że w procesie występuje dużo spółek, przykładowo powyżej 10. W takim wypadku w regule biznesowej wymagane byłoby skonfigurowanie 10 warunków. Dodatkowo jeśli do procesu dojdzie kolejna spółka administrator BPS musi pamiętać aby dodać ją również w warunkach reguły biznesowej.

Aby uniknąć pisania skomplikowanych reguł biznesowych dla dużej ilości spółek możemy skonfigurować regułę biznesową wyszukująca automatycznie daną spółkę w oparciu o ID grupy. Przykładowa konfiguracja została przedstawiona na rysunku 10.

Poniższa reguła zwraca listę użytkowników opartą o kod spółki.

 

Rys. 10. Konfiguracja akcji przypisującej zadanie w zależności od kodu spółki

 

Aby reguła działała prawidłowo musimy pamiętać o zachowaniu stałego nazewnictwa dla spółek i grup przedstawionego w początkowej części artykułu. (Kod spółki to skrót kraju, natomiast BPS ID grupy w formacie:  WEBCON_{kod kraju}@group.bps.) Dzięki zastosowaniu takiego ustawienia możemy przypisać początkowy i końcowy człon zwracanej wartości do stałej, a skonfigurowana reguła będzie zwracać dynamicznie jedynie wartość środkową czyli Kod powiązanej spółki.

Ustawienie to sprawdza się w przypadku występowania wielu spółek w procesie oraz pozwala uniknąć modyfikacji reguły w przypadku konieczności dodania kolejnej spółki do procesu.

Przykładowo spółka WEBCON PL korzysta z grupy WEBCON PL z BPS ID przedstawionym jak na poniższym rysunku. Skonfigurowana reguła w tym wypadku zwróci wartość WEBCON_ + PL + group.bps.

 

Rys. 11. Podgląd konfiguracji spółki oraz odpowiadającej jej użytkowników

 

Rysunek 12 przedstawia rezultat wywołania reguł biznesowej w WEBCON BPS Designer Studio.

 

Rys. 12. Rezultat działania reguły biznesowej dla spółki WEBCON PL

 

Potwierdzenie działania na formularzu przedstawiono na rysunku 13. Użytkownik należący do spółki WEBCON BPS przechodząc ścieżką Send for approval spowodował przypisanie zadania do grupy użytkowników WEBCON PL, która jest odpowiedzialna za akceptację w spółce PL.

 

Rys. 13. Wynik działania reguły biznesowej 2 – widok formularza