Dotyczy wersji: 2020.1.x i wyższych; autor: Urszula Słupik
Predefiniowane przepisywanie zadań
Na podstawie reguły biznesowej
Dynamiczne przypisywanie zadań
Przypisywanie zadań vs. Nadawanie uprawnień
Każdy obieg systemu WEBCON BPS to sekwencja kroków. Na większości z nich – tzw. krokach pośrednich – proces zatrzymuje się w oczekiwaniu na wykonanie zadania przez użytkownika (lub grupę użytkowników). Sposobów przypisywania zadań jest bardzo wiele. Można to robić:
- w oparciu o logikę aplikacji biznesowej (predefiniowane przypisanie zadań)
- wprost wskazując użytkownika lub grupę użytkowników
- na podstawie reguły biznesowej
- dynamicznie, w zależności od wartości któregoś z atrybutów
- akcją typu Utwórz zadania
- akcją typu Dodaj uprawnienia – w pewnych przypadkach zamiast przypisywania zadań lepiej będzie nadać uprawnienia do edycji …
W bieżącym artykule skupimy się na przypisywaniu zadań na podstawie reguły biznesowej. Przy okazji przypomnimy inne sposoby przypisywania zadań, odnosząc się do artykułów nawiązujących do tego tematu.
Przypisywanie zadań powiązane jest ze ścieżką wychodzącą z danego kroku i wymaga ustawienia kilku parametrów na zakładce Tworzenie zadania.
Zadania w systemie WEBCON BPS mogą zostać przypisane do kilku osób. Parametr równoległość zadań odpowiada na pytanie czy wystarczy aby jedna z nich wykonała zadanie (Wykonanie – Jeden z wielu), czy muszą wykonać je Wszyscy.
Wybór opcji Wykonanie – Wszyscy pociąga za sobą kolejne decyzje, których konfiguracja znajduje się na zakładce Parametry.
Określamy tutaj znaczenie słowa wszyscy – albo jako rzeczywiście wszystkie osoby ze wskazanej grupy, albo jako stałą liczbę osób (np. dwie osoby z trzyosobowej grupy Zarząd), albo jako określony procent z liczby członków grupy.
Operacja wykonana na zadaniach równoległych pozwala zdecydować co się ma wydarzyć, gdy pierwsza osoba wykona zadanie. Np. w przypadku pracy BOK zadanie może zostać przypisane do wszystkich pracowników działu, ale jeśli któryś z nich jako pierwszy podejmie zadanie – dla pozostałych zadania mogą zostać oznaczone jako anulowane.
Szczegółowy i wzbogacony przykładami opis tej funkcjonalności warto przeczytać: https://kb.webcon.pl/rownolegle-przypisywanie-zadan/
Predefiniowane przypisywanie zadań
Opcja predefiniowanego przypisywania zadań pozwala konfigurować aplikację biznesową w oparciu jedynie o jej logikę, bez konieczności wskazywania konkretnych użytkowników lub grup.
Przykładem może być Przekaż do przełożonego – jeśli znana jest struktura firmy zapisana np. w AD lub AAD lub Przekaż do autora – a więc osoby, która wystartowała proces.
Szczegółowy opis tej funkcjonalności można przeczytać: https://kb.webcon.pl/predefiniowane-przypisywanie-zadan/
Na podstawie reguły biznesowej
W wersji 2.20 sekcja Zawsze do została zastąpiona sekcją Na podstawie reguły.
Dotychczasowa funkcjonalność – a więc wskazywanie konkretnych osób lub grup z listy użytkowników – została rozszerzona o możliwość napisania reguły biznesowej, na podstawie której przypisane zostaną zadania.
- Przypisanie zadań bezpośrednio osobom lub grupom z listy użytkowników
Aby wskazać wprost użytkowników, którym ma zostać przypisane zadanie – należy posłużyć się funkcją USERS LIST, która jest dostępna z pomocniczej listy – zakładka Funkcje.
Wartościami funkcji USERS LIST są osoby lub grupy (w poniższym przykładzie grupa BPS – Oddział Kraków), oddzielone średnikami. Po zatwierdzeniu listy użytkowników, z zakładki Tworzenie zadania można ją podejrzeć w tooltipie.
- Przypisanie zadań na podstawie reguły biznesowej
Dzięki temu, że można skorzystać z reguły biznesowej, zadania mogą być przypisywane na podstawie bardziej skomplikowanych algorytmów. W przedstawionym poniżej przykładzie utworzone zostały trzy grupy BPS:
CENTRALA – zarząd – to osoby zarządzające firmą. Z nimi muszą być konsultowane propozycje zakupów powyżej 1000 zł
KRK i WRC – to identyfikatory grup kierujących oddziałami w Krakowie i we Wrocławiu. Oni mogą decydować o zakupach do swoich oddziałów, na mniejsze kwoty.
Rejestracja zamówienia na towary wymaga podania dla jakiego oddziału jest zakup (atrybut Oddział -pole wyboru oparte na stałej liście wartości – ważne, aby identyfikatory w źródle danych odpowiadały identyfikatorom grup BPS), oraz wartości zamówienia.
Poniższa reguła przypisze zadanie zarządowi w CENTRALI, jeśli wartość zamówienia jest większa od 1000 zł. Jeśli mniejsza – kierownictwu wskazanego oddziału.
- Akcja typu Utwórz zadania
Podobna możliwość wykorzystania reguł biznesowych pojawiła się podczas konfiguracji akcji typu Utwórz zadania. W miejsce dotychczasowych sekcji Zawsze do i Przez zapytanie SQL pojawiła się tylko jedna: Na podstawie reguły. Zasada tworzenia reguł jest analogiczna jak opisana powyżej.
W związku z wprowadzonymi zmianami w funkcjonalności – w trakcie procesu migracji, istniejąca konfiguracja wyboru użytkowników na podstawie zapytania SQL oraz na podstawie parametru "Zawsze do" zostanie przeniesiona do analogicznej reguły biznesowej.
Dynamiczne przypisywanie zadań
Dynamiczne przypisanie zadań to możliwość wskazania różnych użytkowników (grup) w zależności od wartości wskazanego w tej sekcji atrybutu.
W przykładzie poniżej na kroku rejestracji zapotrzebowania wskazana jest jego Kategoria. Na dostępnej w polu wyboru liście kategorii, z każdą z nich powiązana jest Osoba odpowiedzialna.
Po wyborze kategorii zadanie zostanie przypisane do tej osoby.
Przypisywanie zadań vs Nadawanie uprawnień
Są takie sytuacje, w których obieg zatrzymuje się w jakimś kroku na dłużej. Przykładem jest przekazanie pracownikowi do użytkowania jakiegoś sprzętu. W takim przypadku krok Sprzęt u pracownika będzie aktywny przez dłuższy czas, a wraz z nim aktywne będą przypisane pracownikowi zadania (co nieco zaciemnia obraz zadań aktywnych z krótkimi terminami wykonania).
Receptą w takiej sytuacji jest akcja nadająca pracownikowi uprawnienie modyfikacji formularza (bez usuwania) w miejsce zadań.
O szczegółach można przeczytać tutaj: https://kb.webcon.pl/zadania-vs-uprawnienia/.
