Raporty – konfiguracja, widoki, edycja

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2020.1 i 2021.1; autor: Krzysztof Gaszczyk 

Wstęp

Z tego artykułu dowiesz się jak:

  1. tworzyć nowe raporty,
  2. ustawiać dla nich domyślne filtry,
  3. umożliwić użytkownikom tworzenie widoków prywatnych w raportach,
  4. edytować widoki raportu na Portalu i zapisywać te widoki do późniejszego użycia.

 

Konfigurację raportów, tworzenie widoków prywatnych i ich zastosowanie przedstawiono na przykładzie aplikacji z rozliczaniem zaliczek. Najpierw pokażemy dodawanie raportu na Portalu, a później w Designer Studio. Konfiguracja raportu jes identyczna w obu przypadkach i będzie pokazana w Designer Studio.

 

Raporty przenoszą się podczas stosowania importu/eksportu procesów. Taki Web Part można również dodać na witrynie SharePoint. Jest to opisane w akapicie Edycja i tworzenie widoków na Portalu.

 

Konfiguracja

 

Na Portalu należy wybrać aplikację, dla której chcemy stworzyć raport i kliknąć w "Dodaj nowy" (w lewym dolnym rogu). Następnie wybieramy typ raportu, który chcemy utworzyć.

 

Po wybraniu typu raportu wyświetli się okno, w którym należy nazwa raport i go skonfigurować.

 

Omówimy teraz dodawanie raportu w Designer Studio i pokażemy jak go skonfigurować. Konfiguracja na Portalu i w Studio jest identyczna.

 

Aby dodać raport, należy wejść w konfigurację aplikacji, następnie w zakładce Prezentacja, wybrać opcję „Raporty”.

Następnie, należy podać nazwę tworzonego raportu.

W zakładce "Konfiguracja", jest dostępnych wiele opcji. Główną częścią konfiguracji, jest konfiguracja Źródła danych. W pierwszej kolejności, użytkownik wybiera z jakiego procesu, typu formularza, obiegu oraz kroków mają być zaczytane dane.

Znajduje się tam również grupa „Filtry obowiązkowe”, w której użytkownik może nałożyć filtry na zadania, które mają zostać zawarte w raporcie.

W następnej zakładce konfiguracji, występuje konfiguracja kolumn raportu, które mają być wykorzystywane. Domyślnie, wyświetlane są kolumny systemowe, jednak użytkownik może dodać kolumny zgodnie z występującymi w procesie i obiegu atrybutami. Można również dodać kolumny wyliczane, których konfiguracja została opisana w tym artykule.

Można również dodać sortowanie danych w wybranych kolumnach.

Kolejną zakładką konfiguracji raportów, jest „Panel wyszukiwania”. Umożliwia on wybranie atrybutów, po których użytkownik będzie mógł wyszukiwać dane. Domyślnie, nie są wybrane żadne kolumny. Należy wybrać pola, po których zadanie może być najczęściej wyszukiwane.

Kolejnym etapem konfiguracji raportów, jest konfiguracja widoków, która została szczegółowo opisana w kolejnym podrozdziale. Ostatnim etapem konfiguracji jest przyznanie odpowiednich uprawnień do raportów. Dają one możliwość wybrania opcji umożliwiającej użytkownikom tworzenie prywatnych widoków, jak również wybranie niestandardowej widoczności raportu (zrywając uprawnienia odziedziczone z aplikacji). Takie uprawnienia można nadać użytkownikom AD.

 

Widoki

Widoki raportów są innowacją umożliwiają tworzenie przez użytkowników indywidualnych widoków bazujących na danych zebranych w podanym źródle bez udziału administratorów.

Konfiguracja widoków zawiera wiele grup, które zostaną opisane poniżej. Pierwsze dwie grupy są związane z listą widoków, które zostały dodane. Domyślnie, występuje widok „Podstawowy”, który zawiera informacje wybrane na poprzednich etapach konfiguracji raportów. Dodanie widoku jest możliwe dzięki dedykowanemu przyciskowi. Widoki prywatne, są widokami tymczasowymi, które nie są widoczne globalnie.

Następną grupą pól konfiguracyjnych jest „Konfiguracja widoku: Podstawowy”. W tej grupie po wybraniu interesującego nas widoku system umożliwia konfigurację sposobu wyświetlania kolumn i ich szerokości. Tutaj system bazuje na kolumnach wybranych wcześniej w zakładce „Kolumny raportu”. W każdej kolumnie można wybrać, czy powinna mieć wyświetlane menu akcji, czy też ma być linkiem do tego zadania. Można również dodać agregację zależną od typu wybranej kolumny oraz zmienić jej szerokość. Użytkownik w czasie przeglądania raportu może wyświetlić ukryte kolumny.

Kolejna grupa to „Filtry obowiązkowe”. Można w niej wybrać zgodnie z którym filtrem przypisania zamierzamy wyświetlać dane, można ustawić filtr predefiniowany oraz założyć filtr na atrybut. Działają one analogicznie do „Filtrów obowiązkowych” w zakładce konfiguracji raportu „Źródło”.

Można również nałożyć filtr dodatkowy na jeden z parametrów systemowych oraz na atrybuty występujące w tym kroku.

Istnieje również możliwość grupowania danych na formularzu na dwóch poziomach, a na każdym z nich można wybrać jeden z atrybutów. Ponadto, można pokazać grupę dla elementów, które nie posiadają wartości w podanych polach.

Można również ukryć lub pokazać panel wyszukiwania oraz odpowiednio go skonfigurować. Schemat wyszukiwarki jest ustawiany bezpośrednio w konfiguracji raportu, w tej części jednak można zdecydować czy ma być widoczny czy ukryty.

 

Podczas konfiguracji można udostępnić opcję generowania pliku Excel z raportu.

Ostateczna konfiguracja widoków raportu, który jest omawiany w tym artykule, wygląda jak na poniższych zrzutach ekranu.

 

 

Edycja i tworzenie widoków na Portalu

Tak przygotowany raport, można edytować po stronie SharePointa, dodając np. filtry, jak widać poniżej.

 

Po założeniu powyższych filtrów można dodać własny widok klikając strzałkę w dół przy nazwie raportu.

 

 

Po dodaniu, widok będzie można wybrać z menu na raporcie.

 

Po stworzeniu raportu można wyszukiwać w nim informacje zgodnie z zastosowaną konfiguracją raportu poprzez kliknięcie przycisku lupy po prawej stronie od nazwy widoku.

 

 

 

Efekt końcowy

W ten sposób utworzony został raport aktywnych zadań użytkownika wraz widokami dla każdego kroku. System domyślnie zawiera skrzynkę „Moje zadania”, jednak w sytuacji, gdy zadanie w danym kroku otrzymuje grupa osób, i jedna z nich podejmie zadanie poprzez skrzynkę, system zablokuje zadanie do edycji. W przypadku korzystania z raportu, system nie zablokuje takiego zadania. Poniższej znajduje się raport ogólny.

Następnie wybierając odpowiedni widok można wyświetlić dane które on zawiera.

 

Podsumowanie

Raporty można tworzyć z poziomu Designer Studio oraz Portalu. Zarządzanie raportem jest przejrzyste i intuicyjne, dzięki czemu, cały proces tworzenia raportów jest przyjemny i prosty. Zastosowanie widoków usprawnia pracę użytkownikom, którzy wielokrotnie korzystają z pewnego schematu wyszukiwania zadań, gdyż po stworzeniu właściwego widoku prywatnego, mają możliwość szybkiego przełączania się między widokami.

6 thoughts to “Raporty – konfiguracja, widoki, edycja”

  1. Proszę o pomoc w przygotowaniu zapytania, które muszę umieścić w kolumnie wyliczanej, aby pobrać listę sygnatur wszystkich uruchomionych podprocesów.

    1. Tak, w zakładce widoki gdy edytuje się widok raportu jest opcja "Liczba wierszy na stronie:". Można ją ustalić samemu lub zaznaczyć opcję dynamicznie

  2. No świetnie, tylko co w sytuacji takiej: Mamy zrobiony obieg wniosku urlopowego i stworzone raporty z filtrowaniem domyślnym,żeby danemu userowi pokazywało tylko wnioski jego autorstwa. Tyle, że można w takim raporcie wejść w edycję filtra i podejrzeć dane urlopów innych pracowników. Da się zablokować możliwość filtrowania raportów użytkownikom?

    1. Wystarczy to zmienić na poziomie uprawnień do obiegów. Nie dawać pracownikowi dostępu do wszystkich elementów. Wtedy zobaczy tylko wnioski swojego autorstwa lub te, w których brał udział

  3. Jeżeli mówimy o mSWE, to działa tu security – czyli jeśli zrobiliście sobie tak, że każdy widzi urlopy każdego – to się nie ma co dziwić, że może zmienić zawartość w filtrze.

    Jeśli proces został zrobiony poprawnie – to pracownik powinien widzieć tylko swoje wnioski (zakąłdane przez siebie lub przez przełożónego / sekretariat).

    Podsumowując – Zablokowania filtrownaia się wykonac nie da zrobić, ale robiąc proces w poprawny spośób unikamy powyższego problemu.

Komentarze są zamknięte.