Dotyczy wersji 2019.1; autor: Agnieszka Mazur
Wstęp
Jednym z kluczowych elementów optymalizacji procesów biznesowych jest właściwe przypisywanie zadań. Webcon BPS Designer Studio został zaprojektowany tak, że nawet najbardziej skomplikowane zadania stają się łatwe do opanowania, a ich przydzielanie i wykonywanie – przejrzyste i czytelne.
Jako wstęp i/lub uzupełnienie tematu polecam artykuł „Predefiniowane przydzielanie zadań”: https://kb.webcon.pl/predefiniowane-przypisywanie-zadan
Zadania równoległe
W momencie kliknięcia przycisku przejścia ścieżką zostaje zakończone zadanie zalogowanego użytkownika lub osoby, którą zastępował. Jeśli inne osoby posiadają niezakończone zadania na tym kroku, zostanie dla nich wykonana instrukcja wskazana przez parametr widoczny na poniższym rysunku.
Parametr posiada trzy opcje:
- Czekaj na zakończenie zadań wymaganych
- Oznacz pozostałe zadania jako zakończone
- Oznacz pozostałe zadania jako anulowane
Domyślnie wybierana przez system jest operacja „Czekaj na zakończenie zadań wymaganych”.
Wybór pierwszej opcji sprawi, że element nie przejdzie do następnego kroku jeśli wymagane zadania nie zostaną zakończone. W przypadku ustawienia opcji drugiej lub trzeciej formularz przechodzi dalej, a pozostałe zadania zostaną oznaczone jako zakończone lub anulowane (w zależności od wybranego parametru). Kwestia zakończenia lub anulowania zadania ma znaczenie przy generowaniu raportów wykonanych zadań.
Sekcja „Ilość wymaganych zakończonych zadań” umożliwia ustawienie ilości wymaganych zadań, których wykonanie będzie wystarczające do przejścia do następnego kroku. Dostępne są trzy możliwości:
- Wszystkie
- Stała liczba
- Wartość procentowa
Analiza przypadku
Na potrzeby praktycznego wykorzystania omawianej funkcjonalności powstał uproszczony obieg faktur.
Obieg rozpoczyna się od wypełnienia danych w kroku „Rejestracja”. Po wykonaniu „Opisu merytorycznego” , dokument przesyłany jest do kroku „Akceptacji”. Na ścieżce przejścia „Prześlij do akceptacji” zostało utworzone zadanie dla grupy akceptantów. Poniżej podgląd konfiguracji.
Po przejściu formularza do kroku „Akceptacji” możemy zaakceptować, odrzucić lub anulować dokument.
Dla każdej ze ścieżek został ustawiony inny parametr z grupy „Operacji wykonanej na zadaniach równoległych”.
- Na ścieżce „Akceptuj” wymagane jest zakończenie wszystkich zadań:
- Przejście ścieżką „Odrzuć” oznaczy pozostałe zadania jako zakończone:
- Wybór ścieżki „Anuluj” oznaczy pozostałe zadania jako anulowane:
Poniżej widok formularza w omawianym kroku „Akceptacji”.
Zadanie przypisane zostało do wszystkich użytkowników znajdujących się w grupie Akceptantów.
Po zaakceptowaniu dokumentu przez jednego z nich, dokument pozostaje w tym samym kroku, oczekując na wykonanie zadania przez drugiego akceptanta. Na formularzu zmieni się ikona przy nazwisku osoby, która wykonała swoje zadanie:
W drugim scenariuszu jeden z akceptantów przechodzi ścieżką „Odrzuć”. W historii elementu zobaczymy potwierdzenie tej operacji oraz komunikat o zakończeniu zadań wszystkim przypisanym użytkownikom:
Trzeci przypadek z anulowaniem formularza wyświetli dane użytkownika, który anulował dokument, automatycznie anulując również zadania pozostałych akceptantów, dlatego zobaczymy nazwisko tylko jednego z nich:
Koszyki zadań
Poza przykładem akceptacji, wymienioną funkcjonalność często wykorzystuje się w tzw. koszykach zadań.
Zostając przy temacie faktur, przykładem może być grupa „Księgowość”, do której trafiają opisane i zaakceptowane faktury, a zadaniem księgowego pozostaje weryfikacja poprawności danych.
W opisywanym obiegu faktur, po zaakceptowaniu dokument trafia do kroku „Weryfikacji księgowej”. Zadanie przypisane jest do grupy Księgowość. Na formularzu zobaczymy wszystkich użytkowników wchodzących w jej skład. Warto pamiętać o rozsądnej liczbie osób w grupie. Zalecane jest do 5 użytkowników.
Kliknięcie w przycisk „Przypisz do mnie” pozostawi formularz w bieżącym kroku i anuluje zadania pozostałym członkom grupy. Weryfikacją faktury zajmie się użytkownik, do którego zostało przypisane zadanie:
Opisana funkcjonalność znajduje zastosowanie i doskonale sprawdza się również w działach prawnych, procesach HR czy helpdesk. Informacja o nowym zadaniu dociera do wszystkich użytkowników, a w związku z tym, że wykonanie go wymaga zaangażowania jednego pracownika – dalsze etapy prac odbywają się poza forum grupy, pozwalając skupiać się tylko na swoich obowiązkach.
