Startowanie obiegu z biblioteki dokumentów SharePoint

Dotyczy wersji 2020.1.x; autor: Michał Kastelik

 

Artykuł przedstawia w jaki sposób można wykorzystać zaawansowane formatowanie kolumny w bibliotece SharePoint do uruchomienia obiegu WEBCON BPS oraz w jaki sposób można pobrać załącznik z biblioteki SharePoint do obiegu jako załącznik.

Przygotowanie widoku biblioteki dokumentów 

Do standardowego widoku biblioteki dokumentów dodano dodatkowe kolumny:

• BPS URL – kolumnę typu odnośnik hyperlink, będziemy w niej zapisywany adres elementu obiegu WEBCON BPS,
• Status – kolumnę typu tekst, będziemy w niej przechowywany aktualny status obiegu,
• Start – pole typu tekst, w niej będzie się znajdować link startowy obiegu.

Przygotowany widok prezentuje się następująco.

 

Aby dodać odnośnik startowy do obiegu WEBCON BPS, należy wybrać ustawienia kolumny „Start” a następnie opcję „Format this column”

 

Następnie należy wkleić przygotowany wcześniej kod JSON:

{ 

  “$schema”: “https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json”, 

  “elmType”: “a”, 

  “txtContent”: “=if([$Status]==’’,’Start WEBCON BPS!’, if([$Status]==’In progress’, ‘’,’’))”, 

  “attributes”: { 

    “target”: “_blank”, 

    “href”: “=’https://presentation.webconbps.com/BPSPortal/db/1/app/71/start/wf/145/dt/148/form?com_id=2&returnurl=%2Fdb%2F1%2Fapp%2F71&AttText1=’ + [$FileLeafRef] + ‘&AttText4=’ + [$ID] + ‘&AttText3=’+[$FileRef]” 

  } 

} 

W zależności od wartości kolumny „Status” w widoku biblioteki Sharepoint jest wyświetlony tekst „Start WEBCON BPS!”, jest tutaj prosta funkcja:

if([$Status]==’’,’Start WEBCON BPS!’, if([$Status]==’In progress’, ‘’,’’))”,

 

Obieg WEBCON BPS który uruchamiamy z odnośnika zawiera następujące pola:

• Name (AttText1) pole w którym przechowujemy nazwę dokumentu (zmienna [$FileLeafRef] ,
• ID (AttText4) pole w którym przechowujemy ID pliku,
• Item URL (AttText3) pole w którym przechowujemy adres pliku (zmienna [$FileRef])

 

Obieg ma zdefiniowane następujące akcje po przejściu do następnego kroku:

• Update status – aktualizacja kolumny Status w bibliotece,
• Insert BPS Link – zapisanie linku do elementu WEBCON BPS,
• Download document – akcja pobrania elementu z biblioteki Sharepoint i zapisanie go w obiegu WEBCON BPS 
  

 

W przypadku aktualizacji wartości formularza biblioteki dokumentów Sharepoint użyto akcji „Edit a list element”. Konfiguracja w przypadku akcji „Insert BPS Link” jest przedstawiona na poniższym obrazku.

Pole ID w obiegu zawiera ID elementu z biblioteki Sharepoint który ma zostać zaktualizowany.

 

Pobieranie załącznika i zapisywanie w obiegu

W przypadku akcji pobierania załącznika z biblioteki Sharepoint polem który identyfikuje dokument jest atrybut „Item URL” w którym przechowywana jest wartość [$FileRef] w formacie „/Start BPS Library/SuperHero.png”. Brakującą część do pełnego odnośnika przechowuje w tym dodatku pole „Connection”.

 

Po wykonaniu wszystkich 3 akcji, załącznik z biblioteki dokumentów Sharepoint zostaje zapisany w obiegu WEBCON BPS, dodatkowo na liście dokumentów Sharepoint w polu Status zostaje zapisany aktualny krok obiegu, w polu BPS URL zostaje zapisany odnośnik do elementu WEBCON BPS a odnośnik startujący z pola Start zostaje ukryty.

Widok formularza WEBCON BPS:

 

Widok biblioteki dokumentów Sharepoint:

 

Startowanie obiegu za pomocą listy SharePoint zostało opisane w tym artykule -> https://kb.webcon.pl/startowanie-obiegu-za-pomoca-listy-sharepoint/ .