dotyczy wersji: 8.1.x; autor: Marcin Wiktor
Artykuł jest kontynuacją wpisu pod tytułem „Tworzenie użytecznej i ładnej witryny dla BPS”, dlatego rekomendowane jest zapoznanie się z nim przed przystąpieniem do tego artykułu.
Zostanie przedstawiony tu sposób tworzenia prostej witryny administracyjnej dla procesu przedstawionego w ww. artykule.
1. Zastosowania witryny administracyjnej
Sama w sobie, witryna administracyjna nie dodaje żadnych nowych możliwości ani funkcjonalności.
Służy ona wyłącznie ułatwieniu zarządzania grupami i listami powiązanymi z danym procesem.
Taka witryna pozwala w jednym miejscu zebrać wszystkie grupy, jakie są powiązane z danym procesem, co przy np. przyjściu nowego pracownika, którego trzeba dodać do kilku takich grup, znacznie skraca czas potrzebny na odszukanie tych grup.
Witryna administracyjna ułatwia też przekazanie zarządzania procesem innej osobie gdyż wszystkie potrzebne grupy i listy będzie miała opisane w jednym miejscu.
2. Przykład realizowanej funkcjonalności
Na potrzeby tego artykułu wykorzystany zostanie przykładowy obieg faktury z poprzedniej części artykułu, bez zmian w strukturze samego obiegu, ale z dopowiedzeniem kilku szczegółów.
Założone zostały 4 grupy SharePoint, które mają przyznane uprawnienia do procesu w następujący sposób:
- Administracja – BPS_FK_Admin,
- Modyfikacja bez usuwania – BPS_FK_Modyfikacja,
- Dodawanie nowych – BPS_FK_Dodawanie,
- Tylko odczyt – BPS_FK_Odczyt.
Ponadto, utworzona została grupa, która otrzymuje zadanie w kroku „Akceptacja” – BPS_FK_Akceptacja
Drugą zmianą będzie dodanie 2 atrybutów słownikowych, korzystających z list SharePoint – Forma płatności i Sposób dostarczenia.
3. Utworzenie i konfiguracja Witryny Administracyjnej
Pierwszą czynnością będzie utworzenie podwitryny o nazwie „Witryna administracyjna” na witrynie Faktury kosztowej. Ustawienia nawigacji konfigurujemy w taki sposób:
Następnym krokiem będzie (jeżeli dotyczy) zmiana motywu witryny oraz usunięcie domyślnych WebPart’ów ze strony głównej. W tym przykładzie nie będzie korzystać z żadnych WebPartów BPS, więc nie ma potrzeby konfiguracji feature’a BPS. Należy jednak o nim pamiętać w przypadku gdybyśmy chcieli wykorzystać któryś WebPart BPS.
W celu ograniczenia dostępu do witryny administracyjnej, uprawnienia zostawimy tylko grupie administratorów procesu – BPS_FK_Admin.
Należy wejść w „Ustawieniach witryny”, a następnie kliknąć w odnośnik „Uprawnienia witryny”
Będąc w zakładce uprawnień, na górnej belce w sekcji „Dziedziczenie” wybieramy opcję „Zatrzymaj dziedziczenie uprawnień” a następnie potwierdzamy zmianę.
Ponieważ chcemy żeby tylko grupa Administratorów miała dostęp do przeglądania i modyfikacji witryny, w konfiguracji grup wybieramy takie ustawienia:
Po zatwierdzeniu zmian, ponownie wchodzimy w uprawnienia witryny w celu usunięcia dostępu osób pozostałych sprzed zerwania dziedziczenia uprawnień.
Zawartość witryny rozdzielimy na 2 strony – Stronę główną, która będzie zawierała listę z grupami SP oraz stronę zawierającą spis wykorzystywanych list SP (słowników).
Po utworzeniu stron, modyfikujemy menu nawigacyjne.
Kolejnym krokiem będzie utworzenie na tej witrynie 2 list pozycji o nazwach – Spis grup w procesie Faktury kosztowej, oraz druga – Spis słowników w procesie Faktury kosztowej
Po wejściu w pierwszą z list, należy wejść w jej ustawienia przez kliknięcie „Ustawienia listy” w sekcji „Ustawienia”.
Nasza lista będzie składała się z 3 kolumn:
- Tytuł (pojedynczy wiersz tekstu)
- Opis (pojedynczy wiersz tekstu)
- Nazwa grupy (Osoba lub grupa)
W przypadku bardziej zaawansowanych procesów niż ten przykładowy bądź systemów, które korzystają z więcej niż 1 spółki, przydatnym rozwiązaniem jest utworzenie dodatkowych kolumn, które pozwolą na szybkie wyfiltrowanie potrzebnych danych.
Takim przykładem może być właśnie kolumna „Spółka”, w której podawalibyśmy akronim spółki.
Innym pomysłem jest kolumna „Rodzaj”, w którym określalibyśmy czy to są uprawnienia do odczytu, do dodawania nowych dokumentów czy może grupa, która otrzymuje zadanie na jakimś kroku.
Przy procesach, z którymi związane jest kilkadziesiąt grup takie dodatkowe kolumny przyśpieszą znacznie odszukanie właściwych grup, nawet, jeżeli mamy prawidłowo określone nazwy grup.
Pierwsza z naszych kolumn – „Tytuł” – zawsze jest domyślnie tworzona przy dodawaniu nowej listy. Aby dodać pozostałe dwie, klikamy w odnośnik „Utwórz kolumnę”.
Dla kolumny „Opis” po ustawieniu typu informacji w tej kolumnie, w pozostałych polach zostawiamy wartości domyślne.
Dla ostatniej z kolumn – Nazwa grupy – dodatkowe ustawienia należy już zmienić zgodnie z poniższym screenshotem:
Po poprawnym skonfigurowaniu tej listy pozycji, należy uzupełnić ją o grupy powiązane z procesem.
Teraz należy przejść z powrotem na stronę główną (Zarządzaj grupami), wejść w tryb edycji strony, z kategorii WebPart’ów wybrać „Aplikacje”, odszukać tam dodaną przed chwilą listę a następnie ją dodać.
Po zapisaniu zmian należy utworzyć drugą listę o nazwie „Spis słowników w procesie Faktury kosztowej”.
Konfiguracja kolumn będzie zbliżona do poprzedniej listy:
- Tytuł (pojedynczy wiersz tekstu)
- Opis (pojedynczy wiersz tekstu)
- Lista (hiperłącze lub obraz)
W dodatkowych ustawieniach kolumny „Lista” zaznaczamy opcję, żeby wymagane było, aby ta kolumna zawierała informacje.
Następnie przechodzimy na stronę „Zarządzaj listami SP” i dodajemy WebPart z listą, analogicznie jak „Spis grup w procesie Faktury kosztowej”.
Należy pamiętać o tym, żeby grupa administratorów na nadrzędnej witrynie procesu (Faktury) posiadała uprawnienia, które umożliwiają jej edycję list pozycji.
Gratulacje, w ten sposób utworzyliśmy prostą witrynę administracyjną, która pozwala zarządzać grupami i słownikami w danym procesie!
Ponieważ przykładowy proces nie zawierał zbyt dużej ilości grup ani słowników nie było potrzeby rozbudowany tej strony, ale taka witryna może służyć także, jako miejsce przetrzymywania raportów SWE, które mają dostępne tylko dla administratorów (np. masowa zmiana wartości atrybutu) czy nawet pomocniczych obiegów.
