Dotyczy wersji: 8.1.x; autor: Marcin Wiktor

1. Przykład realizowanej funkcjonalności

Na potrzeby artykuły wykorzystany zostanie przykładowy obieg faktury, składający się z kroku rejestracji, jednego kroku pośredniego – akceptacji faktury, oraz 2 kroków finalnych – faktury zaakceptowane oraz odrzucone faktury.

W procesie wykorzystamy 3 typy dokumentów:

1)      Faktura kosztowa

2)      Korekta faktury

3)      Duplikat faktury
Do opisania faktury w Workflow będziemy używać 5 atrybutów:

1)      Kontrahent (pojedynczy wiersz tekstu)

2)      Kwota (liczba zmiennoprzecinkowa)

3)      Numer faktury (pojedynczy wiersz tekstu)

4)      Opis (wiele wierszy tekstu)

5)      Osoba rejestrująca (Osoba lub grupa)

2. Tworzenie nowej witryny i aktywacja feature'a BPS

W celu utworzenia nowej witryny dla naszego procesu należy wejść na witrynę, która będzie witryną nadrzędną, a następnie w prawym górnym rogu strony kliknąć w ikonkę ustawień i wybrać opcję „Zawartość witryny”

Kolejnym krokiem jest kliknięcie „dodaj nową podwitrynę”

A następnie podać tytuł i opis witryny oraz jej adres. W pozostałych polach na chwilę obecną zostawiamy wartości domyślne. Wrócimy do nich w późniejszej części artykułu.

Po utworzeniu witryny zostaniemy automatycznie na nią przekierowani.
Pierwszą czynnością, jaką powinniśmy wykonać jest aktywowanie feature’a BPS. W tym celu klikamy na ikonę ustawień w prawym górnym rogu strony i wybieramy „Ustawienia witryny”.

W sekcji „Akcje witryny” znajdujemy link „Zarządzanie funkcjami witryny”

W spisie funkcji witryn znajdujemy „WEBCON BPS Config” i klikamy „Uaktywnij”.

Po udanej aktywacji feature’a w menu opcji powinniśmy mieć dostępną nową opcję – „Ustawienia WEBCON BPS”, w którą należy kliknąć.

W tym miejscu należy wprowadzić dane dostępowe do bazy danych, na której zainstalowany jest BPS.
Możemy łatwo zweryfikować poprawność tych danych wciskając przycisk „Test”

Jeżeli test połączenia został zakończony pomyślnie należy zachować podane ustawienia klikając przycisk „Zapisz”.

3. Dodawanie funkcjonalności na stronie głównej

Naszym celem w tym punkcie będzie dodanie na witrynie podstawowych WebPart’ów do obsługi procesu faktury. Docelowo witryna będzie zawierać

• Możliwość startowania procesu dla każdego z typów dokumentu,
• Licznik zadań w procesie,
• Wyszukiwarkę dokumentów w procesie
• raporty Show WorkfFlow Elements dla każdego z kroków oraz raport wyświetlający wszystkie dokumenty

 

Pierwszym krokiem do stworzenia takiej witryny będzie pozbycie się domyślnie utworzonych WebPart’ów na stronie głównej oraz zmiana układu tekstu.
W tym celu musimy przejść do trybu edycji strony poprzez kliknięcie w link „Edytuj” w prawym górnym rogu strony.

W celu usunięcia WebPart’a „Wprowadzenie do witryny” należy kliknąć na rozwijane menu w prawej, górnej jego części, wybrać opcję „Usuń” i potwierdzić chęć jego usunięcia.

Czynność tą powtarzamy dla drugiego WebPart’a „Dokumenty”.

 

Po pozbyciu się obu WebPart’ów następnym krokiem będzie zmiana układu teksty na tej stronie.
Pozostając w trybie edycji strony, w zakładce „Formatowanie tekstu” odszukujemy rozwijaną listę „Układ tekstu” i wybieramy opcję „Jedna kolumna z paskiem bocznym”. Układ ten będzie najwygodniejszy do pracy dla użytkowników przy naszym wyborze WebPart’ów.

Po zmianie układu tekstu umieszczamy kursor (poprzez kliknięcie) w prawej kolumnie i w menu edycji strony przechodzimy do zakładki „Wstawianie”.
W tym menu wybieramy opcję „Składnik WebPart” i wyszukujemy w kategorii „WEBCON Business Process Suite”.

Z listy składników wybieramy „BPS My Inbox – Aktywne zadania” i klikamy „Dodaj”. Czynność powtarzamy dla drugiego WebPart’a, który będzie w tej kolumnie – „BPS Search Box – Szybkie wyszukiwanie”.
Po dodaniu obu WebPart’ów, klikamy kursorem w lewej kolumnie i dodajemy tam także 2 składniki – „BPS Start WorkFlow – startowanie procesów” oraz „BPS Show WorkFlow Elements – Raport elementów”.
Po wykonaniu powyższych czynności powinniśmy uzyskać taki wygląd naszej witryny:

Jak widać WebPart’y te nie są skonfigurowane, więc nie są na ten moment jeszcze zbyt użyteczne.

W celu zmiany ustawień WebPart’a należy najechać na niego kursorem, kliknąć w rozwijane menu opcji i wybrać opcję „Edytuj składnik WebPart”

3.1 Konfiguracja "BPS My Inbox – Aktywne zadania"

W sekcji „Wygląd” możemy zmienić tytuł WebPart’a. Nazwiemy go, więc „Licznik zadań”.
Pozostałe ustawienia zostawiamy niezmienione i klikamy „Zastosuj”. Po zapisaniu nowej nazwy klikamy w przycisk „Konfiguracja” znajdujący się na samej górze ustawień WebPart’a.

W sekcji „Konfiguracja procesów” zaznaczymy tylko ten proces, który nas interesuje, czyli „Faktury” a następnie klikamy „Zapisz i powróć”

3.2 Konfiguracja "BPS Search Box – Szybkie wyszukiwanie"

Konfiguracja tego WebPart’a przebiega podobnie bardzo do Licznika zadań. Jako nazwę ustawiamy „Wyszukiwanie dokumentów” a w konfiguracji pod napisem „Ustawienia globalne” zaznaczamy checkbox „Aktywne” i z listy procesów wybieramy „Faktury”. W pozostałych listach pozostawiamy opcję „Brak” – chcemy by wyszukiwarka działa w obrębie całego procesu.

3.3 Konfiguracja "BPS Start Workflow – Startowanie procesów"

Pierwszą czynnością w tym kroku będzie zmiany nazwy na „Rejestracja faktury”. Następnie zmienimy rozwijaną listę z listami procesów na estetyczniejsze kafelki.

W konfiguracji zmieniamy „Tryb widoku” na „Kafelki” i klikamy przycisk „Dodaj”.
Konfigurujemy przycisk zgodnie z poniższym screenshotem:

Jak widać, przycisk ten będzie służył do startowania dokumentów Faktury kosztowej. Musimy więc dodać 2 kolejne przyciski, służące do startowania pozostałych typów dokumentów – Duplikatu faktury i Korekty faktury.

Po skonfigurowaniu wszystkich 3 kafelków klikamy „Zapisz i powróć”.

 

3.4 Konfiguracja BPS Show Workflow Elements – Raport elementów

Ostatni pozostały WebPart – tzw. Raport SWE – wykorzystamy do wyświetlania wszystkich dokumentów przypisanych obecnie do aktualnie zalogowanego użytkownika.

Zmieniamy jego nazwę na „Moje aktywne zadania” a następnie konfigurujemy według poniższego przykładowego schematu:

Na koniec zapisujemy ustawienia, klikając na odnośnik „Zapisz i powróć”

 

Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności, nasza witryna powinna wyglądać tak:

4. Tworzenie podstron z raportami SWE

Kolejnym krokiem po zakończeniu prac związanych ze stroną główną witryny będzie utworzenie raportów Show WorkFlow Elements per każdy krok oraz jeden raport wyświetlający wszystkie dokumenty.

W tym celu przechodzimy do „Zawartości witryny” a następnie z sekcji „Listy, biblioteki i inne aplikacje” wybieramy „Strony witryny”.

Będąc w bibliotece „Stron witryny” klikamy odnośnik „nowy dokument”. Do utworzenia nowej strony o obrębie witryny wystarczy podać jej nazwę.
Dobrym nawykiem przy tworzeniu stron dla raportów SWE jest nazywanie tych stron od nazw kroków, dla którego dany raport będzie wyświetlał dokumenty. Dlatego też Utworzymy 4 strony o nazwach:

• Rejestracja
• Akceptacja
• ZaakceptowaneFaktury
• OdrzuconeFaktury

Oraz na końcu dodamy jedną jeszcze stronę o nazwie „Wszystkie”.

 

Żeby ułatwić dostęp do poszczególnych raportów możemy umieścić odnośniki do nich w bocznym menu nawigacyjnym. W tym celu klikamy „Edytuj łącza”

Najpierw usuniemy wszystkie domyślne odnośniki oprócz tego do strony głównej. W tym celu klikamy na X znajdujący się po prawej stronie każdego linku.
W celu dodania nowego odnośnika klikamy na „łącze” i podajemy nazwę oraz adres nowego linku. Należy utworzyć odnośniki do każdej wcześniej stworzonej strony, na których umieścimy raporty SWE.

Po usunięciu starych odnośników i dodaniu nowych, a następnie kliknięciu przycisku „Zapisz”, nasze menu nawigacyjne powinno wyglądać tak:

Mając już przygotowane wszystkie strony pod raporty, należy te raporty utworzyć. Zaczniemy od strony „Rejestracja”.

W trybie edycji strony należy dodać WebPart o nazwie „BPS Show WorkFlow Elements – Raport elementów”. Zmieniamy jego nazwę „Dokumenty w kroku rejestracji” a następnie przechodzi do konfiguracji.
W sekcji „Filtry podstawowe” ustawiamy żeby wyświetlało tylko te dokumenty, które w tym konkretnym raporcie interesują, czyli dokumenty z kroku „Rejestracja”

W sekcji „Filtry predefiniowane” zmieniamy ustawienie „Filtru przypisania” na „Wszystkie” oraz zwiększamy ilość wierszy na stronę na 50.

W sekcji „Prezentacja danych i wyszukiwanie” wybieramy następujące pola:

Na koniec w sekcji „Zaawansowane” możemy zaznaczyć pole „Pokazuj ilość elementów pod wynikami” a następnie zapisać ustawienia WebPart’a.

Możemy utworzyć i zapisać w kroku rejestracji przykładowy dokument w celu sprawdzenia działania raportu:

Po skonfigurowaniu pierwszego raportu, nie trzeba na każdym kolejnym wprowadzać tych samych ustawień konfiguracji. Po wejściu w konfigurację kolejnego WebPart’a SWE można użyć funkcji „Kopiuj konfigurację”, która przeniesie wszystkie ustawienia ze wskazanego innego WebPart’a SWE.
Jedyne, co będzie trzeba zmienić to w sekcji „Filtry podstawowe” krok, z którego raport ma wyświetlać dokumenty.

5. Modyfikacja wyglądu witryny

Po utworzeniu w pełni funkcjonalnej witryny możemy skupić się na modyfikacji jej wyglądu.
W tym celu należy przejść do ustawień witryny. Na początek zmodyfikujmy motyw:

Po wybraniu interesującego nas motywu mamy możliwość dopasowania jeszcze tła, układu kolorów, układu witryny oraz czcionki:

Po dopasowaniu ustawień musimy najpierw je przetestować zanim je zapiszemy.
Jak już dopasujemy wygląd do naszych oczekiwań, kolejnym krokiem będzie zmiana logo witryny.

W tym celu ponownie przechodzi do „Ustawień witryny” i w sekcji „Wygląd i działanie” wybieramy „Tytuł, opis i logo”.

Po wybraniu opcji „Z komputera”, należy wskazać plik graficzny, który chcemy użyć, jako logo i zapisać zmiany klikając przycisk „OK”.

Ostatnim etapem w tym punkcie będzie modyfikacja górnej belki nawigacyjnej. Aby przejść do jej ustawień, na stronie ustawień witryny wybieramy „Górny pasek łączy”.
Dla ułatwienia zarządzania odnośnikami możemy wybrać „użyj łączy z witryny nadrzędnej”, ale w tym przykładzie ręcznie utworzymy odnośniki. Najpierw, po wejściu w edycję jedynego odnośnika do „Strony głównej”, zmieńmy opis na „Faktury”. Drugą czynnością jest utworzenie nowego łącza, zodnośnikiem do witryny nadrzędnej dla naszej witryny Faktur i nazwanie jej „Strona główna”.

Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności nasza strona główna powinna wyglądać tak:

W ten sposób stworzyliśmy prostą, ale jednocześnie funkcjonalną witrynę do obsługi procesu w BPS.

Oczywiście powyższa witryna jest tylko przykładem, w jaki można wykorzystać WebPart’y BPS oraz ustawienia SharePoint’a – możliwości są niemal nieograniczone.