Uruchomienie Microsoft Office Word addin na witrynach Sharepoint

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail

dotyczy wersji: 8.2.x; autor: Maciej Jarzębkowski

Jednym z pierwszych wyzwań, z jakim przychodzi się zmierzyć nowym użytkownikom WebCon BPS jest konfiguracja Webpart’u współpracującego z pakietem Microsoft Office. Jest to bardzo wygodny sposób na edycję i przetwarzanie dokumentów w chmurze.

Instalacja Krok-po-kroku.

Uruchomienie webpartu.

Pierwszym krokiem przygotowującym naszą stronę do współpracy z Microsoft Word będzie dodanie kafla, pozwalającego instalować dodatek do systemu. W tym celu przechodzimy na stronę, na której chcemy instalować dodatek. Logujemy się do Sharepoint’a kontem Administracyjnym. Następnie przechodzimy do edycji strony. Klikamy w miejsce, w którym chcemy, aby nowy kafel został dodany. Następnie wybieramy z listy BPS Office addon install.

word_p1

Po dodaniu webpartu, przechodzimy do edycji konta. Nadajemy odpowiedni tytuł dla naszego nowego webpartu. Następnie w kolumnie po prawej stronie zaznaczamy check box: „Pozwól na pobieranie addina Microsoft Office Word.:”. A następnie zatwierdzamy zmianyklikając na dole przycisk Apply/Zastosuj.

word_p3

W efekcie, do naszej strony zostanie dodany nowy kafel pozwalający na instalację dodatku do przeglądarki Internet Explorer.

 

Instalacja dodatku w przeglądarce

Po przygotowaniu Naszego Webpart’u nadszedł czas wykorzystać jego możliwości. W tym celu klikamy w dodany kafel, w celu instalacji dodatku do przeglądarki Internet Explorer. Naszym oczom ukaże się komunikat, informujący o certyfikacie bezpieczeństwa:

word_p4

Klikamy zainstaluj, po chwili pokaże nam się kolejny komunikat o poprawnym zainstalowaniu dodatku:
word_p5

Przeglądarka jest już gotowa do współpracy z webpartem.

Przygotowanie procesu do współpracy z Office Word

Ostatnim krokiem jest przystosowanie naszego procesu, tak by pozwalał edytować formularze i dokumenty Office. W tym celu uruchamiamy WEBCON BPS – Designer Studio i przechodzimy do procesu, na którym chcemy uruchomić nową funkcjonalność. Klikamy w wybrany obieg dokumentów, a następnie wybieramy zakładkę Globalny Szablon formularza.

word_p6

W kolumnie po prawej stronie znajdziemy zakładkę Menu załączników – tam zaznaczamy check box „Edycja przez listę”

word_p7

Dzięki temu będziemy mieli możliwość edycji i oglądanie wszystkich wersji dokumentów, a także możliwość współpracy nad naszym dokumentem.

Czas przetestować nasz Proces w praktyce

W celu edycji, znajdujemy dokument na naszej stronie a następnie klikamy ikonkę Edycja pliku.

word_p8

Pojawi się jeszcze okienko, które ponownie zapyta nas, czy chcemy otworzyć dokument w trybie tylko do odczytu, czy edytować dokument.

word_p9

Opis menu dodatku:

Po otworzeniu dokumentu naszym oczom ukaże się dodatkowy element w menu wstążki. Zawiera on kilka dodatkowych opcji:

Kolejno do prawej są to:

Informacje o dodatku – można tu sprawdzić, jaka wersja dodatku jest zainstalowana.

word_p10

Ustawienia – można tu zarządzać logowaniem zintegrowanym z Office, zmienić adres witryny, z którą dodatek współpracuje, a także włączyć ignorowanie witryn – może czasami być przydatne przy generowaniu i aktualizacji szablonów.

word_p11

Aktualizuj pola dokumentu – pozwala aktualizować pola w szablonach dokumentów. Narzędzie to ma formę kolumny z prawej strony ekranu.
Jest bardzo przydatne przy przenoszeniu szablonu dokumentu do innego obiegu.

word_p12

Szablon do generowania plików – Dzięki tej funkcjonalności możemy edytować szablony dokumentów, dla dalszej automatycznej obsługi. Dzięki takiej funkcjonalności możemy szybko tworzyć tysiące spersonalizowanych dokumentów, jak zaproszenia, czy faktury.

word_p13

 

Informacje o elemencie – możemy tu odczytać informacje, kto utworzył dokument, kiedy dokument został utworzony, kto i kiedy ostatnio go modyfikował. Znajdziemy tu także opis dokumentu, jeżeli zostało dodany, oraz ewentualne Komentarze. W tym oknie można także dodać nowy komentarz.

word_p14

Pokaż ostatnie zmiany – Jest to zaawansowany edytor zmian w dokumencie. Pozwala śledzić różnice między różnymi wersjami dokumentów.

word_p15

Historia wersji –
Ta opcja pozwala nam prześledzić wersje powstałe w wyniku edycji przez użytkowników. Pokazuje także, kto i kiedy stworzył daną wersję.

word_p16

 

Zapraszam do komentowania.

Maciej Jarzębkowski

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *