WEBCON BPS Designer Desk

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail
Dotyczy wersji 2021.1.1 autor: Marek Suchowiejko

 

Wstęp

Aplikacje wspomagające obieg dokumentów elektronicznych w przeważającej większości powstają w działach IT. Kluczem do sukcesu jest skuteczne przekazanie założeń i wymagań biznesowych, ponieważ komfort używania gotowego systemu zależy od właściwego opisania oczekiwanego działania. Dział IT posiada wiedzę na temat możliwości technicznych, podczas gdy Biznes zna charakterystykę i szczegółowe działanie procesu. Efektywna współpraca tych dwóch obszarów jest niezbędna, jeżeli chcemy stworzyć użyteczną i intuicyjną aplikację, spełniającą jednocześnie wszystkie wymagania biznesowe. Artykuł stanowi wprowadzenie do koncepcji WEBCON BPS Designer Desk i prezentuje jego działanie na przykładzie prostej aplikacji do obsługi korespondencji przychodzącej.

 

Czym jest Designer Desk

Wraz z wersją WEBCON BPS 2021 udostępnione zostało narzędzie WEBCON BPS Designer Desk (dalej Designer Desk) umożliwiające tworzenie prototypów aplikacji i wspieranie procesu zbierania wymagań biznesowych. Ideą jaka przyświecała przy budowaniu tego rozwiązania było poszerzenie grupy osób, które są w stanie przygotować koncepcję, a następnie prezentować i konsultować ją wewnętrznie jeszcze przed zleceniem prac do działu IT. Dzięki Designer Desk, osoby bez przygotowania technicznego mogą tworzyć i testować działające prototypy (obiegów, formularzy, słowników, raportów). Wypracowany wsad można w prosty sposób przekazać do IT w celu przekształcenia w docelową aplikację zgodną z opisanymi wymaganiami. Tym samym część narzędzi, dostępnych dotąd jedynie dla IT zostaje przekazana w ręce osób znających od podszewki logikę biznesową.

Do końca Marca 2021 roku, Designer Desk pozostaje narzędziem darmowym. Wraz z publikacją wersji BPS 2021 R3 wprowadzone zostanie licencjonowanie w dwóch wariantach:

  • Dla jednego użytkownika
  • Paczka po 10 licencji

Po wygaśnięciu darmowego okresu dostępowego, projekty nieopublikowane przestaną być dostępne do momentu wykupienia licencji.

 

Pierwsze kroki

Administrator

Możliwość projektowania w Designer Desk należy aktywować w Designer Studio w sekcji ‘Konfiguracja systemu > Parametry globalne > Designer Desk’ zaznaczając checkbox-a ‘Zezwalaj na tworzenie projektów w Designer Desk’. W okienku poniżej należy wskazać użytkowników, którym mają zostać nadane takie uprawnienia:

Zrzut ekranu 1. Aktywacja Designer Desk i nadanie uprawnień

 

Użytkownik

Osoby, którym zostały nadane uprawnienia, w menu użytkownika (ikonka w prawym górnym rogu portalu) zobaczą dodatkową opcję:

Zrzut ekranu 2. Menu użytkownika z uprawnieniami do Designer Desk

 

Narzędzie jest dostępne również pod bezpośrednim linkiem: {adres portalu}/designer.

 

Tworzenie projektu

Praca nad nowym projektem rozpoczyna się na stronie głównej Designer Desk. W tym miejscu dostępna jest lista rozpoczętych i zapisanych wcześniej projektów. W celu utworzenia nowego projektu należy kliknąć ‘Nowy projekt’ a następnie nadać mu nazwę, wskazać bazę danych (jeżeli jest ich więcej niż jedna) i potwierdzić klikając ‘OK’:

Zrzut ekranu 3. Tworzenie nowego projektu

 

Każdy utworzony projekt otrzymuje dedykowaną stronę ze stałymi elementami:

Zrzut ekranu 4. Strona główna projektu

 

  1. Nazwa i opis projektu – informacje wprowadzone przy tworzeniu projektu
  2. Designer formularza – przejście do kreatora formularza
  3. Designer obiegu – przejście do kreatora przepływu
  4. Starty – przejście do definiowanie przycisków startujących
  5. Raporty – przejście do definiowania raportów

W lewym panelu znajdują się też odnośniki do źródeł danych i raportów (jeżeli zostały wcześniej utworzone) oraz przycisk ‘Dodaj nowy’, który umożliwia:

  • Definiowanie raportów
  • Tworzenie list słownikowych

Przyciski w górnym menu umożliwiają pracę nad bieżącym projektem:

  • Zapisz – zapisanie bieżącego stanu projektu
  • Publikuj – nieodwracalne przeniesienie całej konfiguracji z Designer Desk do Designer Studio.
    Po publikacji, wprowadzanie zmian w procesie jest możliwe już tylko z Designer Studio.
  • Usuń testowe dokumenty – usunięcie testowych instancji utworzonych w fazie projektowania
  • Usuń projekt – usunięcie całego projektu

 

Projektowanie

Osoby projektujące w Designer Desk powinny pamiętać, że ich celem nie jest zbudowanie kompletnego systemu, a raczej zdefiniowanie i klarowne opisanie wymagań biznesowych. Dlatego umieszczanie słownych opisów działania poszczególnych elementów jest bardzo ważne.

Designer obiegu

Projektowanie systemu warto zacząć od narysowania przepływu i utworzenia kroków. Designer obiegu jest dostępny bezpośrednio ze strony głównej projektu lub z menu (Obieg > Designer). Panel po lewej stronie prezentuje w dwóch zakładkach typy kroków i funkcjonalnie pogrupowane akcje, których można użyć przy projektowaniu obiegu.

  • Kroki – statusy, jakie przyjmuje obieg w trakcie procesowania formularza
  • Akcje – zdarzenia, jakie mają nastąpić w momencie przejścia pomiędzy krokami, np. walidacja wprowadzonych danych, generacja pliku, wysłanie maila etc. Dla każdej akcji można określić dodatkowe warunki sterujące jej wykonaniem

Zrzut ekranu 5. Designer obiegu

 

Diagram każdego utworzonego projektu domyślnie zawiera dwa kroki (startowy i końcowy) połączone jedną ścieżką. W trakcie projektowania można dodawać dowolną liczbę kroków pośrednich i łączyć je ścieżkami. Można również definiować kroki sterowania obiegiem, w których na podstawie określonego warunku podejmowana będzie decyzja na temat dalszego przepływu. Ostatnim dostępnym typem kroku jest „systemowy”, który staje się przydatny, gdy konieczne jest oczekiwane na inne zewnętrzne czynności (zakończenie podobiegów, podłączenie skanu, synchronizację danych między systemami etc.)

Edytor graficzny pozwala na dowolne przeciąganie elementów z lewego panelu do obszaru projektowania. Aby połączyć na schemacie dwa kroki, należy najechać myszką na dowolny krok a następnie połączyć kropki. Po przeciągnięciu i upuszczeniu akcji na wybranej ścieżce (strzałce), pojawi się przy niej dodatkowa ikonka. Jeżeli akcji na jednej ścieżce jest wiele, możliwe jest określenie kolejności wykonania oraz edycja lub usunięcie każdej z nich:

Zrzut ekranu 6. Lista akcji na ścieżce przejścia

 

Po kliknięciu w dowolny  element diagramu, w wysuwanym menu po prawej stronie pojawią się jego właściwości – różne w zależności od obiektu. Podczas gdy właściwością kroku jest tylko Nazwa i Opis, we właściwościach ścieżek dostępne są jeszcze ‘Dodatkowe ograniczenie widoczności’ oraz ‘Przypisywanie zadań’. Z kolei edytując konkretną akcję, można ręcznie zmienić jej typ i opisać dodatkowe warunki, które muszą zostać spełnione, aby akcja została wykonana. Zwięzły i zrozumiały opis do czego służą poszczególne akcje z pewnością ułatwi pracę osobie konfigurującej.

Zrzut ekranu 7. Edycja kroku, ścieżki, akcji

 

Podgląd schematu można powiększać/pomniejszać rolką myszy. Aby przenieść wybrany krok i przypięte do niego ścieżki należy na niego kliknąć, przytrzymać i przesunąć. Przytrzymując kursor w dowolnym innym miejscu, przesunięty zostanie cały diagram.

Przykładowy schemat obiegu korespondencji przychodzącej może wyglądać następująco:

Zrzut ekranu 8. Schemat obiegu

 

Designer formularza

Designer formularza jest dostępny bezpośrednio ze strony głównej projektu lub z menu (Formularz > Designer). Obszar po lewej stronie zawiera listę typów pól dostępnych przy projektowaniu formularza. Poszczególne pola (atrybuty) formularza za pomocą drag-and-drop można umieszczać w czterech panelach – górnym i dolnym, które zajmują całą szerokość formularza, oraz prawym i lewym, które zajmują po połowie szerokości.

Zrzut ekranu 9. Designer formularza

 

Dla zachowania przejrzystości formularza, atrybuty (pola tekstowe, wyboru, liczby, daty etc.) warto agregować w grupach lub umieszczać w zakładkach. Po przeciągnięciu atrybutu z lewego panelu do obszaru formularza, wystarczy najechać na niego myszką, aby wyświetlić dostępne opcje: edycję ustawień, przesuwanie oraz usuwanie.

Zrzut ekranu 10. Konfiguracja atrybutu

 

W odróżnieniu do uproszczonej konfiguracji ścieżek i kroków, edycja atrybutów daje osobom projektującym możliwość zdefiniowania dodatkowych właściwości:

  • Opis – treść podpowiedzi, jaka pojawi się w tooltipie dla użytkownika końcowego. Opis powinien być zwięzły i zawierać konkretne wskazówki dla użytkownika.
  • Dokumentacja – szczegółowy opis do czego służy każdy z atrybutów. Opis wprowadzony w tym miejscu zostanie przeniesiony do dokumentacji, którą można później wygenerować z Designer Studio.

Pozostałe pola należy uzupełniać w zależności od scenariusza biznesowego:

  • Wartość domyślna – konkretna wartość lub reguła w jaki sposób ją wyznaczyć, np. „kwota = 1000” lub „Jeżeli dzień miesiąca < 15, ustaw ostatni dzień miesiąca. W przeciwnym wypadku ustaw pierwszy dzień kolejnego miesiąca”.
  • Ograniczenia widoczności / edytowalności / wymagalności – jeżeli istnieją dodatkowe warunki dla dowolnej z tych cech, np. gdy atrybut ma być widoczny dla wybranych osób lub wymagany tylko w szczególnych przypadkach.

Na etapie projektowania nie jest istotne, jak technicznie zostanie zrealizowana każda reguła jednak precyzyjne zdefiniowanie warunków brzegowych jest bardzo ważne. Należy je opisać tak, aby osoby wdrażające system nie miały wątpliwości podczas implementacji. Np. „Pole jest wymagane tylko, gdy zaznaczono checkbox-a ‘Dla Zarządu’ lub rodzaj korespondencji = ‘Poufna’. W przeciwnym wypadku pole jest opcjonalne”.

 

Słowniki

Dla pól słownikowych (Wybór w z autouzupełnianiem, Okno wyboru z wyszukiwaniem, Lista rozwijalna, Drzewo wyboru) konieczne jest określenie źródła danych tj. zbioru wartości słownikowych. Dla każdego z w/w atrybutów należy wskazać istniejące lub utworzyć nowe źródło danych:

Zrzut ekranu 11. Przypisywanie źródła danych

 

Źródła danych można definiować niezależnie (Dodaj nowy > Stała lista wartości) i używać ich przy projektowaniu formularza lub też tworzyć na bieżąco w trakcje edycji poszczególnych pól słownikowych. Designer Desk umożliwia wprowadzanie tylko statycznych wartości. Aby słowniki działały poprawnie, konieczne jest podanie Identyfikatora oraz Nazwy dla każdej wartości słownikowej. Po uzupełnieniu Nazwy i Opisu słownika, w edytorze należy uzupełnić rekordy, które będą dostępne w słowniku.

Zrzut ekranu 12. Konfiguracja źródła danych

 

Dane słownikowe nie muszą, a w większości przypadków nie będą mogły być kompletne. Przy projektowaniu wystarczy zaznaczyć 2-3 wartości i umieścić w opisie informację, skąd docelowo dane będą pobierane – np. jednorazowy import z excela, Active Directory, system HR, tabela lub widok z systemu zewnętrznego.

Przykładowy formularz korespondencji przychodzącej może wyglądać następująco:

Zrzut ekranu 13. Formularz korespondencji przychodzącej

 

Matryca atrybutów

Po zdefiniowaniu kroków w Designerze obiegu i atrybutów w Designerze formularza, do uzupełnienia pozostaje matryca atrybutów, w której należy zdefiniować widoczność / edytowalność / wymagalność każdego z pól w poszczególnych krokach. Edytor jest podzielony na zakładki odpowiadające obszarom formularza tj. górny, lewy, prawy i dolny panel. Kolejność atrybutów na matrycy odpowiada kolejności, w jakiej zostały rozmieszczone na formularzu. Trzy kolumny z checkbox-ami (niebieskim / zielonym / czerwonym) odpowiadają kolejno za:

  • widoczność – czy atrybut jest/nie jest wyświetlany na formularzu w danym kroku
  • edytowalność – czy zmiana wartości atrybutu jest/nie jest możliwa w danym kroku
  • wymagalność – czy atrybut jest/nie jest wymagany w danym kroku

Należy pamiętać, że ustawienia grup i zakładek są nadrzędne względem ustawień atrybutów tzn. jeżeli w danej sekcji edytowalne było tylko jedno pole, to grupa/zakładka, w której się ono znajduje, również musi pozostać edytowalna.

 

Starty

Do przetestowania prototypu aplikacji konieczny jest jeszcze przycisk startujący. Aby go dodać, na stronie głównej projektu należy wybrać ‘Starty > Dodaj nowy’. W ustawieniach przycisku startu niezbędna jest tylko nazwa, pozostałe parametry są opcjonalne. Po zapisaniu konfiguracji, za pomocą przycisków startujących można zainicjować obieg, aby przetestować przepływ i formularz w praktyce. W każdej chwili można wrócić do Designera obiegu lub formularza, wprowadzić zmiany i ponowić testy z rozszerzoną lub poprawioną konfiguracją.

Zrzut ekranu 14. Przycisk startujący

 

Raporty

Kiedy obieg, formularz oraz matryca są gotowe, warto jeszcze poświęcić chwilę na zaprojektowanie raportów, dzięki którym użytkownicy będą mogli przeglądać dokumenty zarejestrowane w systemie. Aby dodać nowy raport, w lewym panelu należy wybrać ‘Dodaj nowy > raport tabelaryczny’. Szczegółowy opis definiowania raportów i widoków jest dostępny w innych artykułach, np.: https://kb.webcon.pl/raporty-konfiguracja-widoki-edycja.

 

Publikacja projektu

Po zakończeniu pracy z Designer Desk, publikację projektu wykonuje się za pomocą przycisku ‘Publikuj’ w górnym menu. Operacja jest nieodwracalna, a dalsze zmiany w konfiguracji procesu można wprowadzać już tylko z poziomu Designer Studio. Publikacja projektu jest potwierdzana dodatkowym komunikatem. Pojawi się też pop-up z pytaniem, czy testowe dokumenty powinny zostać usunięte:

Zrzut ekranu 15. Publikacja projektu, potwierdzenie usunięcia

 

Projekty w Designer Desk mogą przyjmować jeden z dwóch statusów:

  • Projektowanie – faza tworzenia, wszystkie elementy projektu (obieg, formularz, matryca, słowniki, raporty) są możliwe do edycji.
  • Budowanie – edycja projektu jest możliwa już tylko przez Designer Studio. Po kliknięciu na projekt z tym statusem będzie dostępna informacja jak na Rys. 17. Z komunikatu można przejść bezpośrednio do Designer Studio – pod warunkiem, że jest zainstalowane na komputerze użytkownika.

Status każdego z projektów jest widoczny na stronie głównej Designer Desk.

 

Rozwój projektu w Designer Studio

Opublikowane projekty trafiają w Designer Studio do dedykowanej grupy „Projekty Designer Desk”. Obiekty zdefiniowane i opisane w Designer Desk są automatycznie tworzone i zapisywane w odpowiednich miejscach wraz ze wstępnie wprowadzoną konfiguracją. Przy dalszej pracy nad rozwojem aplikacji, należy zwrócić szczególną uwagę na:

Warunki wykonania akcji

Dodatkowe warunki wykonania akcji są zapisywane jako reguły biznesowe powiązane z konkretną akcją. Opis działania uzupełniony w Designer Desk jest przenoszony do pola ‘Dokumentacja’. Definicją reguły zawsze jest wartość logiczna ‘POSITIVE’ – należy ją zmienić na docelową zgodnie z dostarczonymi wymaganiami.

Zrzut ekranu 16. Warunek wykonania akcji

 

Ograniczenia widoczności/wymagalności/edytowalności

Dodatkowe ograniczenia widoczności/wymagalności/edytowalności zapisywane są jako reguły biznesowe powiązane z konkretnymi atrybutami. Opis działania uzupełniony w Designer Desk jest przenoszony do pola ‘Dokumentacja’. Definicją reguły zawsze jest wartość logiczna ‘POSITIVE’ – należy ją zmienić na docelową zgodnie z dostarczonymi wymaganiami.

Wartości domyślne

Wartości domyślne są zapisywane jako reguły biznesowe powiązane z konkretnymi atrybutami. Opis działania uzupełniony w Designer Desk jest przenoszony do pola ‘Dokumentacja’. Definicją reguły zawsze jest pusta wartość ‘EMPTY’ – należy ją zmienić na docelową zgodnie z dostarczonymi wymaganiami.

Słowniki

Słowniki są zapisywane jako stałe listy wartości powiązane z konkretnymi polami wyboru.  Opis uzupełniony w Designer Desk jest przenoszony do pola ‘Dokumentacja’, a wprowadzone wartości słownikowe odpowiadają zdefiniowanym rekordom. Należy zadbać o skonfigurowanie docelowych połączeń oraz zapytań, które zwrócą właściwe dane zgodnie z dostarczonym opisem.

 

Podsumowanie

Designer Desk jest narzędziem, dzięki któremu definiowanie wymagań i prototypowanie aplikacji można powierzyć bezpośrednio osobom biznesowym. Przekazanie części kompetencji, zarezerwowanych dotąd dla IT, umożliwia sprawne i skuteczne dostarczanie procesów biznesowych. Wartością dodaną jest fakt, że osoby implementujące finalną aplikację otrzymują komplet założeń wraz z gotowym, działającym i przetestowanym szkieletem systemu.