Dotyczy wersji 2022.1.3 i powyżej, autor: Krystyna Gawryał
Wprowadzenie
WEBCON BPS umożliwia tworzenie szablonów, które następnie posłużą do automatycznego generowania standardowych dokumentów zawierających dane wprowadzone na formularzu. Dotychczas za automatyzację tę odpowiadał wyłącznie dodatek Word Classic do MS Word. Od niedawna dostępny jest także nowy dodatek: Word Modern, z którego będzie można korzystać również w Microsoft Word Online oraz Microsoft 365 Word w systemach Windows oraz macOS.
Niniejszy artykuł opisuje działanie dodatku Word Modern w aplikacji Microsoft Word Online w kontekście przykładowego przypadku biznesowego.
Instalacja dodatku
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat pobierania i instalacji dodatku, należy odwiedzić stronę: Instalacja dodatku WEBCON BPS Word Modern – Blog techniczny WEBCON BPS.
Zainstalowany dodatek
Jeżeli instalacja przebiegła poprawnie, dodatek będzie widoczny na wstążce Microsoft Word Online. W aplikacji pojawi się nowa karta WEBCON BPS, na której dostępne są opcje umożliwiające m.in. podgląd historii wersji dokumentu, sprawdzenie informacji o obiegu czy też wartości wprowadzonych na formularzu.
Uwaga: w przypadku dodatku Word Modern nie jest dostępna opcja Pokaż ostatnie zmiany pozwalająca porównać dwie wersje historyczne dokumentu.
Działanie
Aby stworzyć nowy szablon dokumentów .docx z danymi zdefiniowanymi na formularzu, należy wybrać opcję Szablony do generowania plików. Po prawej stronie dokumentu pojawi się panel, z którego należy wybrać preferowaną Aplikację oraz Procesy/Formularze, a także atrybuty.
Kolej na stworzenie formularza ze wskazanymi przez użytkownika atrybutami. Nowy dokument Word będzie stanowił szablon, na którym należy wprowadzić dowolnie sformatowany tekst. W opisywanym przykładzie jest to tekst decyzji dotyczącej zakupu wyposażenia.
Etykiety atrybutów formularza i atrybutów systemowych można nanosić w wybranym miejscu na dokumencie dwukrotnie klikając na atrybut lewym przyciskiem myszy.
Do przechowywania szablonów dokumentów służy proces szablonów dokumentów. Sposób tworzenia i konfiguracji takiego procesu został opisany w artykule Sposoby przechowywania szablonów dokumentów – Blog techniczny WEBCON BPS.
Utworzony szablon należy pobrać i umieścić w dedykowanym procesie, tak aby możliwe było jego współdzielenie jako szablonu konfiguracyjnego.
Na ścieżce przejścia konfigurowana jest akcja Generuj/Aktualizuj plik Word, która w opisywanym przykładzie posłuży do wygenerowania decyzji. Na zakładce Szablon w sekcji Szablon dokumentu należy wskazać źródło utworzone na podstawie procesu szablonów dokumentów. Z dostępnej listy szablonów należy wybrać właściwy plik.
Po przejściu ścieżką załącznik będzie widoczny na elementach obiegu w sekcji Załączniki.
Załączona decyzja zostanie automatycznie uzupełniona danymi, które wprowadzono na elemencie obiegu. Wystarczy kliknąć na załącznik, aby wyświetlić jego podgląd.
Tak przygotowaną decyzję przełożony wyśle pracownikowi, a ten będzie mógł przesłać ją dalej, np. do działu finansowego, w celu złożenia zamówienia na wnioskowane wyposażenie.
Podsumowanie
Dodatek WEBCON BPS Word Modern wspiera proces generowania dokumentacji w przedsiębiorstwie, tak aby nie zachodziła już konieczność ręcznego uzupełniania i powielania standardowych dokumentów. Korzystanie z gotowych szablonów automatyzuje ten proces, a pozostałe funkcjonalności, jakie oferuje narzędzie, pozwalają uzyskać dodatkowe informacje na temat wersji utworzonych dokumentów, wartości wprowadzonych na formularzu, a także elementów obiegu.
